Le guide du remboursement des frais professionnels en 2026

Les frais professionnels sont source d’enjeux qui vont au-delà du seul remboursement. Côté salarié, il s’agira de ne pas avancer durablement des dépenses engagées pour le travail. Côté entreprise, le sujet touche à la fois à la conformité, à la trésorerie, à la paie, à la TVA et aux cotisations sociales. Peut-on tout rembourser et quels services sont impliqués dans la procédure ?

Découvrez tout ce qu’un employeur doit savoir sur la gestion des notes de frais.  

Tour d’horizon des notes de frais remboursables

Le principe des remboursements de frais est clair : lorsqu’un salarié engage une dépense dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de son activité, l’employeur peut la rembourser. Ce remboursement se fera :

• soit au réel, sur présentation des justificatifs par le salarié
• soit sous forme d’allocations forfaitaires dans certains cas, en respectant les règles sociales applicables et les plafonds d’exonération

Reste ensuite à identifier les dépenses qui entrent dans ce cadre et leurs modalités de prise en charge.

Les notes de frais : quelles dépenses sont concernées ?

En pratique, les dépenses des salariés relèvent le plus souvent du déplacement professionnel. Souvent, les billets de train, d’avion, taxis, péages, parkings et locations de voiture font l’objet d’une note de frais, ainsi que les indemnités kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour sa mission.  Notons que le barème kilométrique en vigueur couvre le l’entretien, l’assurance, le carburant et la dépréciation du véhicule. 

Viennent ensuite les frais de repas. L’entreprise peut être amenée à rembourser le déjeuner ou le dîner d’un salarié en déplacement. En 2026, les seuils d’exonération de l’Urssaf sont fixés à 21,40 € pour le repas au restaurant lors d’un déplacement, 10,40 € pour une collation hors des locaux de l’entreprise, et 7,50 € pour la restauration sur le lieu de travail. 

Les frais d’hébergement font également partie des notes de frais les plus courantes lors d’un déplacement professionnel : nuit d’hôtel, petit-déjeuner, voire certains frais annexes liés à la mission. Lorsqu’il s’agit de ce qu’on appelle un « grand déplacement » — distance d’au moins 50 km entre le lieu de travail et la résidence du salarié, temps de trajet aller supérieur à 1 h 30 en transports en commun — des indemnités peuvent couvrir les repas et l’hébergement dans les limites fixées.

En matière de trajets, on distinguera bien le déplacement professionnel du trajet domicile-travail. Si l’entreprise peut rembourser la totalité du premier, elle n’indemnisera qu’une partie du second. Pour les abonnements aux transports publics, la prise en charge est obligatoire à hauteur minimale de 50 % pour les salariés concernés. En 2026, l’exonération sociale et fiscale de ces déplacements peut aller jusqu’à 75 % du coût de l’abonnement. Le forfait mobilités durables, lui, reste facultatif et peut atteindre 600 € par an. 

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Quel remboursement pour quelles dépenses ? Le récapitulatif

Si l’on résume, les remboursements de notes de frais par l’employeur peuvent porter sur l’ensemble des catégories de dépenses suivantes :

Type de frais	Exemples	Mode de remboursement le plus courant	Point de vigilance
Transport professionnel	Train, avion, taxi, parking, péage	Au réel ou indemnités kilométriques	Respect du barème, motif du déplacement à fournir
Repas	Déjeuner, dîner, collation	Au réel ou forfait	Montant raisonnable, contexte professionnel
Hébergement	Hôtel, petit-déjeuner	Au réel ou indemnité de grand déplacement	Mission justifiée, plafonds Urssaf à respecter
Domicile-travail	Abonnement transport, vélo	Prise en charge obligatoire ou forfait	Règles distinctes du déplacement professionnel
Télétravail	Forfait par jour ou par mois	Allocation forfaitaire	Seuils d’exonération 2026 à vérifier

Les règles qui encadrent le remboursement par l’entreprise

Le remboursement des frais professionnels par l’entreprise ne s’improvise pas. Pour être remboursée dans de bonnes conditions, la note doit être engagée dans l’intérêt de l’activité professionnelle et reposer sur des justificatifs suffisants. Attention donc aux dépenses personnelles, aux notes de frais sans justificatif (la dématérialisation des notes de frais simplifiant ce processus) ou aux montants manifestement excessifs : ceux-ci pourraient bien être réintégrés dans l’assiette des cotisations. 

C’est là que la politique interne de l’entreprise joue un rôle clé, puisqu’elle officialise les dépenses autorisées, les plafonds, les circuits de validation, les règles par type de déplacement et les pièces à fournir avec ses notes de frais. 

D’autre part, le choix entre frais réels et forfait doit lui aussi être cohérent. 

• Le réel sera une solution adaptée lorsque les dépenses varient fortement et que les salariés ont la possibilité de collecter des justificatifs. 
• Le forfait, quant à lui, simplifiera la gestion, mais seulement dans les cas admis par les textes et dans les limites d’exonération prévues par l’Urssaf. Dépasser ces limites n’interdit évidemment pas à l’employeur de rembourser l’intégralité des notes de frais, mais cela en change le traitement sur le plan social. 

Le modèle retenu doit donc être pensé selon le fonctionnement de l’entreprise, la nature des dépenses engagées et le niveau de gestion souhaité.

Remboursement des dépenses : le cas de la TVA

La TVA est un sujet chaud pour les entreprises : beaucoup pensent pouvoir la récupérer automatiquement sur toutes leurs dépenses professionnelles, à tort ! La récupération de TVA varie selon le type de dépense concerné : repas, nuits d’hôtel, billets de transport ou carburant ne seront pas traités de la même manière. Les frais de transport suivent des règles restrictives, une large partie des dépenses de logement sont exclues du droit à déduction de la TVA, et le traitement des repas ou de la restauration dépend du mode exact de consommation. Mieux vaut donc vérifier chaque catégorie avant tout remboursement. 

Qui doit gérer ces remboursements dans l’entreprise ?

Concrètement, la gestion des frais professionnels et la gestion des notes de frais passent par plusieurs services de l’entreprise. Le salarié, tout d’abord, crée ses notes, joint les justificatifs, précise le contexte. Puis le manager contrôle ces notes et leur conformité à la politique interne. Interviennent ensuite la finance ou la comptabilité pour vérifier les montants, la TVA, et l’éligibilité au remboursement. Enfin, la paie s’assure que les indemnités versées sont correctement traitées sur le bulletin et dans les déclarations sociales.

Maîtriser sa chaîne de remboursement est nécessaire, mais officialiser une base commune de remboursement sera également très utile pour éviter les incompréhensions côté salarié. On précisera alors :

• quels justificatifs sont acceptés
• quels montants s’appliquent par ville ou par pays, 
• à partir de quel seuil un contrôle renforcé de la note s’impose. 

En l’absence de cadre, les mêmes dépenses sont parfois acceptées pour certains salariés et refusées pour d’autres, ce qui crée de la friction. Établir une base, c’est simplifier sa gestion dès le départ.

L’impact d’une bonne gestion des notes de frais pour l’entreprise

La maîtrise des coûts

Le premier impact est financier. Adopter une gestion carrée des dépenses professionnelles permet de suivre les montants réellement engagés pour chaque service, équipe ou projet, et donc de comprendre ce que consomme l’entreprise. De manière plus pragmatique, la gestion visera à limiter les doublons et mieux piloter ses budgets de déplacement. Elle facilitera enfin le traitement comptable de chaque note de frais et donnera de la visibilité sur les dépenses futures.

La conformité

Le deuxième impact est social et réglementaire. Un cadre clair, des justificatifs bien collectés et des règles de remboursement pertinentes permettent de sécuriser le traitement des indemnités et de limiter les risques de requalification. Quand les règles sont claires et les justificatifs bien gérés, les indemnités sont plus faciles à traiter et le cadre social est plus sûr.

La gestion humaine

Le troisième impact, non négligeable pour l’employeur, est humain ! Avec des notes de frais traitées rapidement et des règles claires, les salariés envisagent plus sereinement les dépenses à avancer. Un bon processus améliore l’expérience salarié et renforce la confiance envers l’entreprise.

Les règles de remboursement à connaître

Une fois la note de frais transmise, sa gestion doit rester sans heurts, en évitant si possible les oublis, les écarts et les corrections de dernière minute. Plus le traitement d’une note intervient tôt, moins on introduit de risque d’erreur (ticket perdu, mauvais libellé, doublon, oubli de TVA…)

Certaines dépenses obéissent toutefois à des modalités et à des délais plus précis que d’autres. Pour les transports publics domicile-travail, par exemple, l’employeur doit rembourser au plus tard à la fin du mois suivant celui de la validation du titre, et le montant doit figurer sur la fiche de paie. Le salarié doit, de son côté, fournir ou présenter un titre nominatif valide, sauf exceptions comme certains abonnements vélo pouvant être justifiés par une attestation.

Le télétravail est lui aussi régi par un cadre spécifique. En 2026, hors accord collectif, l’allocation forfaitaire peut atteindre 2,70 € par jour, dans la limite de 59,40 € par mois, ou 11 € par mois pour un jour de télétravail hebdomadaire. D’où l’intérêt, là encore, de fixer des règles claires en amont pour éviter les pratiques trop variables d’un manager à l’autre.

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Pourquoi passer par un logiciel comme Lucca Notes de frais ?

Dès que le volume des notes de frais augmente, un logiciel de gestion tel que Lucca Notes de frais est le bienvenu. Si Excel et les circuits par mail multiplient les ressaisies, les validations dispersées et les contrôles manuels, adopter un logiciel dédié reviendra à centraliser toute la gestion. À la clé, des justificatifs collectés plus facilement, des dépenses mieux encadrées et des équipes qui gagnent un temps précieux à chaque étape. 

L’intérêt d’une telle solution, tout d’abord, est très concret côté utilisateur. Le salarié peut en effet photographier immédiatement sa note et transférer ses justificatifs en un clic. L’outil détecte ensuite automatiquement les informations utiles, telles que la date, le montant, la nature de la dépense ou la TVA. La SIRH Lucca allège fortement la saisie et évite une bonne partie des oublis ou des erreurs de remplissage ! 

Le deuxième avantage tient au contrôle des dépenses. Avec un logiciel de notes de frais, rien de plus simple que de paramétrer sa politique de remboursement en amont. Des plafonds aux types de dépenses autorisés en passant par les alertes en cas d’anomalie ou de doublon, Lucca Notes de frais fiabilise les contrôles à la source, avant même que les erreurs ne se propagent dans le circuit comptable ou social. 

Côté comptabilité et paie, un bon logiciel fait aussi gagner un temps précieux. Il aide à mieux traiter la TVA, à préparer les écritures comptables, à suivre les avances sur frais et à intégrer plus facilement certaines dépenses dans la paie. Lucca Notes de frais permet justement d’automatiser une partie de ces tâches, avec des exports comptables, des virements simplifiés et une gestion plus fluide des frais de mission.

En fin de compte, le logiciel de gestion doit permettre d’aller au-delà du gain de temps. Il rendra la gestion de note de frais plus simple pour le salarié, plus fiable pour la comptabilité et plus lisible pour l’entreprise. C’est ce qui permettra à l’employeur de passer d’un suivi dispersé à un processus vraiment piloté, et donc d’être plus sûr de sa gestion au quotidien.