La question de la productivité pèse sur la plupart des décisions de l’entreprise. Il est donc indispensable de bien gérer l’emploi du temps des salariés à tous les niveaux de l’organisation ! Car le suivi rigoureux du temps de travail n’est pas seulement une question de contrôle et d’obligation légale : il s’agit d’une pratique essentielle pour exploiter pleinement le potentiel de ses ressources humaines.
Dans ce dossier dédié au suivi du temps de travail, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la gestion du temps de travail et les outils les plus adaptés pour l’optimiser tout en respectant les obligations légales.
Qu’est-ce que le suivi du temps de travail et pourquoi est-il crucial ?
La gestion du temps de travail consiste, pour une structure employeuse, à mettre un place un suivi de précision concernant les heures de travail effectuées par chacun de ses salariés. Une démarche importante à plus d’un titre pour les employeurs, puisqu’elle répond à des enjeux de :
- Obligations légales : De nombreuses réglementations, et notamment le Code du travail, imposent le contrôle du temps de travail, avec notamment la tenue d’un registre précis des heures de travail des salariés. Adopter un suivi rigoureux permet d’éliminer tout risque de non-respect, et donc d’éviter les amendes et les poursuites judiciaires. On notera qu’en France, la loi impose aux employeurs de conserver les relevés de temps de travail durant au moins un an.
- Gestion des heures supplémentaires : Le suivi du temps de travail est nécessaire pour calculer précisément les heures supplémentaires et rémunérer les employés en conséquence. Là encore, il s’agit de se conformer à la leglisation en vigueur, mais pas seulement. La transparence de ce contrôle contribue aussi à renforcer la confiance des employés, un facteur important pour l’employeur.
- Confiance et fidélité des employés : Fournir des données claires et objectives sur les heures travaillées permet d’instaurer un rapport de confiance avec ses employés. De cette manière se développe un environnement de travail sain, source d’épanouissement et de motivation pour les salariés. Une étude récente a démontré que la satisfaction des employés est plus élevée de 15% en moyenne dans les entreprises qui mettent en place un système de suivi du temps clair.
- Optimisation des coûts : Une gestion précise du temps de travail n’est pas qu’une question de suivi ou de contrôle. C’est également un moyen efficace pour l’employeur d’identifier les inefficacités et gaspillages de temps en interne. En découlent des ajustements très utiles d’organisation et de ressources. Ceux-ci auront pour effet de réduire rapidement les coûts opérationnels, et donc d’optimiser la productivité de l’entreprise.
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Suivi du temps de travail : quelles sont les obligations légales ?
Le suivi du temps de travail demande aux entreprises, et notamment aux services ressources humaines, une gestion précise et des processus clairement définis. C’est une obligation légale, régit par le Code du travail. Que dit la loi sur le suivi du temps de travail en entreprise ? Réponses dans les paragraphes qui suivent.
Ce que dit la loi sur le suivi du temps de travail
Il est tenu aux employeurs de mettre en place un dispositif de suivi de temps de travail afin d’aider les salariés à comptabiliser de façon précise leurs heures de travail effectuées. L’entreprise doit être en capacité de justifier les heures de travail réalisé par chaque salarié, et à pour obligation d’avoir des éléments en sa possession qui puissent prouver ces heures en cas de contrôle de l’administration ou sur demande des salariés. La durée légale du travail, des pauses et des jours de repos doivent bien entendu être respectées.
Quand faut-il déduire la durée du temps de travail ?
Si les salariés ne suivent pas un horaire de travail collectif, des horaires qui diffèrent par chaque servive etc; il est impératif de déduire la période de travail effectué.
Selon l’article L.3171-2 du code de travail, l’employeur a l’obligation d’établir les documents nécessaires pour déterminer de la durée de travail effectuée et la prise en charge effective des repos compensateurs pour chaque salarié concerné.
Les modalités de décompte des heures de travail pour chaque salarié sont les suivantes :
- Quotidiennement, en enregistrant le début et la fin de chaque période de travail ou en relevant les heures de travail effectués.
- Sur une fréquence hebdomadaire, en récapitulant le nombre total d’heure travaillés par chaque salarié
Quel type de salarié est concerné par le suivi du temps de travail ?
Chaque salarié est concerné par le suivi du temps de travail peu importe leur fonction ou leur niveau hiérarchique. Contrairement au dossier du personnel, il s’agit d’une obligation légale pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise mais également pour les dirigeants et les salariés en forfait jour.
L’employeur doit indiquer les jours ou demi-journées travaillées par les salariés au forfait jour. Chaque employeur est tenu de respecter les périodes de repos du salarié, de veiller à ce qu’ils aient une charge de travail raisonnable et que leur tâches soient correctement réparties dans le temps.
Quel enjeux pour l’employeur ?
En instaurant des méthodes pour suivre le temps de travail, l’employeur garantit la conformité aux normes légales, réduit le risque de conflits avec les salariés et dispose de preuves tangibles en cas d’inspection par les autorités compétentes.
Que se passe-t-il si l’employeur ne respecte pas ses obligations légales ?
Si une société ne respecte pas les obligations liées au suivi du temps de travail, elle s’expose à des sanctions pénales, des amendes administratives, et bien entendu, des conflits avec ses salariés. En cas de litige, si l’employeur ne parvient pas à présenter le relevé des heures effectuées par chacun de ses collaborateurs, il risque une amende pouvant attendre jusqu’à 2 000€ par collaborateur concerné. En cas de saisi du conseil de prud’hommes (CPH), le magistrat considérera les informations fournies par le ou les employé(s) si l’employeur est incapable de présenter son propre rapport.
Quel que soit la méthode de suivi de travail utilisée, il est impératif pour l’employeur de conserver les documents de décompt des heures pendant au moins un an en cas de contrôle. Néanmoins, en réalité la période de conservation est habituellement d’au moins trois ans, ce qui correspond au délai prescrit pour le versement des salaires.
Les différentes méthodes de suivi du temps de travail en entreprise
Selon les moyens et les ambitions de l’entreprise, plusieurs méthodes permettent de suivre le temps de travail des salariés. On pourra ainsi se tourner vers :
Suivi manuel : la méthode de suivi traditionnelle reste en vigueur dans un certain nombre d’organisations, qui utilisent des feuilles de temps papier ou des carnets de pointage. Si cette démarche est plutôt simple à mettre en œuvre, elle est sujette à l’erreur humaine et peut s’avérer chronophage, en particulier dans les entreprises de grande taille.
Suivi numérique : le logiciel de gestion du temps de travail est la solution en plein essor dans les entreprises. Parmi les outils du marché, Lucca Feuille de Temps s’illustre par sa légèreté d’utilisation, sur ordinateur ou smartphone. La saisie via l’outil par le salarié est simple, sans erreur, et la validation des temps de travail quasi instantanée. Lucca Feuille de Temps permet un gain de temps significatif et une véritable conformité légale, sans effort pour les salariés ni pour l’employeur ! Une manière simple de standardiser la procédure de gestion des temps de travail et de garantir l’équité entre collaborateurs. Ceux-ci n’ont plus qu’à badger virtuellement depuis leur smartphone et sont libérés de toute contrainte, pour mieux se concentrer sur leur mission au quotidien.
Systèmes biométriques : Certaines entreprises, en particulier dans les secteurs sensibles, utilisent des badges ou des systèmes biométriques (reconnaissance d’empreintes digitales ou faciale) pour consigner les heures d’arrivée et de départ des salariés. Parmi les exemples de système biométrique, on peut citer l’utilisation de lecteurs d’empreintes digitales dans les centres de données pour garantir un contrôle d’accès strict et un suivi précis du temps de présence. Cette méthode a l’avantage d’être particulièrement précise, mais peut soulever des débats quant au respect de la vie privée et à la protection des données personnelles.
Suivi par projet ou tâche : plus granulaire, cette méthode de suivi des horaires de travail permet d’enregistrer le temps passé sur des projets ou tâches spécifiques. Elle est particulièrement utile dans les environnements de travail basés sur des projets, tels que les agences de communication ou les sociétés de conseil. Là, le consultant peut, via un logiciel spécialisé, enregistrer le temps passé sur ses différents projets clients. Ce suivi apporte de la précision à la facturation et plus de rentabilité aux projets.
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Les avantages de l’automatisation du suivi du temps de travail des salariés
Pour les entreprises, adopter d’un système automatisé de suivi du temps de travail est la garantie d’être plus efficace au quotidien. Les effets positifs du logiciel sur l’organisation se ressentent à tous les niveaux.
Gain de temps et réduction des erreurs
Éliminer la saisie manuelle des informations permet évidemment de gagner du temps ! On en profitera pour affecter ses ressources à des tâches plus centrales. L’automatisation minimise également les erreurs commises par les salariés, qui peuvent potentiellement coûter cher à l’employeur et causer un certain nombre de conflits internes. Une étude a démontré qu’une entreprise de 100 employés passant à un système de suivi du temps automatisé pouvait gagner 20 heures par mois en moyenne.
Suivi en temps réel
Avec un logiciel de suivi du temps de travail, les données collectées sont disponibles en temps réel et contribuent donc à la réactivité de l’entreprise. Des ajustements peuvent être faits rapidement sur les plannings des salariés si nécessaire. Cette réactivité se ressent également sur la stratégie de l’employeur, qui devient plus agile face aux imprévus et aux changements en interne. On identifiera par exemple plus facilement un manque de personnel dans une équipe et l’on pourra réaffecter un salarié pour maintenir la productivité.
Intégration avec d’autres outils RH
Rien de tel, pour l’organisation de l’employeur, qu’un logiciel de suivi du temps venant s’intégrer de manière transparente à d’autres solutions RH telles que la paie, la gestion et le suivi des absences, la planification des ressources ou la gestion des talents. Grâce à cette interconnexion, l’entreprise dispose d’un SIRH puissant et centralise ses informations, avec pour résultat une gestion plus cohérente des RH. A titre d’exemple, on citera l’automatisation du calcul des salaires, qui peut être obtenue en intégrant le suivi du temps salarié et le système de paie pour réduire les erreurs.
Analyse de données
En plus du suivi et du contrôle des horaires de travail de ses salariés, le logiciel de gestion permet enfin à l’employeur de disposer d’une analyse approfondie de ses données de temps de travail : des insights précieux sur les tendances de productivité, l’utilisation des ressources et une véritable opportunité d’améliorer son organisation dans le temps. L’analyse des données peut par exemple révéler que certains employés sont systématiquement plus productifs à certaines heures de la journée : on pourra alors planifier plus efficacement les tâches critiques.
L’impact d’un suivi efficace du temps de travail sur la productivité des salariés
La productivité, chère à l’employeur, a tout à gagner d’une bonne gestion du temps de travail ! Adopter un logiciel de suivi spécialisé permettra en effet de jouer sur :
| La répartition des tâches | En analysant les heures travaillées, l’employeur peut identifier précisément les périodes de pointe et tâches problématiques. De ce fait, la répartition aux salariés se fait plus dynamique et les charges supplémentaires ou sous-effectifs chroniques sont évités |
| L’identification et l’amélioration des processus trop longs | Bien connaître le temps de travail de chaque salarié permet de repérer les projets et processus les plus chronophages. On pourra ensuite réaffecter ses ressources, adapter les horaires, former davantage les employés ou optimiser les processus pour réduire les durées excessives |
| L’amélioration de la planification RH | Sureffectif ou pénurie de salariés sont un véritable écueil pour les entreprises en quête de performance. Avec un outil de gestion du temps de travail, l’employeur obtient une vue globale des besoins par période et contrôle mieux ses coûts. Les dépenses de main-d’œuvre peuvent ainsi être intelligemment réduites, tout en améliorant le service client dans l’opération |
En plus de ces éléments, on peut rajouter que la responsabilisation du salarié est également un levier à prendre en compte. Un suivi transparent du temps de travail encourage la responsabilisation de chaque salarié. Conscients que leur contribution est mesurée, les employés sont généralement plus enclins à s’impliquer. Une enquête menée auprès d’employés utilisant un système de suivi du temps a révélé que 68% d’entre eux se sentaient plus responsables de leur productivité et plus motivés à atteindre leurs objectifs.
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Comment choisir le bon logiciel de gestion du temps de travail de ses salariés ?
Il n’est pas toujours simple de choisir un logiciel de gestion adapté aux besoins de sa structure, en particulier lorsque l’offre est vaste. S’appuyer sur les bons critères est indispensable au moment de faire sa sélection.
Des fonctionnalités adaptées
Le bon logiciel de gestion est celui qui répondra parfaitement aux défis quotidiens de l’entreprise. On pourra par exemple mettre l’accent sur la gestion des projets complexes, le pilotage des horaires supplémentaires, le suivi des temps par tâche ou activité, la gestion des notes de frais, l’intégration avec d’autres systèmes existants (ERP, CRM…) ou encore la prise en charge du télétravail.
Un logiciel accessible et convivial
Le logiciel de gestion des horaires doit être facilement accessible par chaque salarié, qu’il se trouve sur site ou en télétravail. Outre l’interface web, on cherchera une application mobile pour les collaborateurs sur le terrain, toutes deux idéalement intuitives. Une courbe d’apprentissage réduite est l’assurance de voir le logiciel de suivi rapidement adopté par ses utilisateurs.
Un coût total de possession raisonnable
Au-delà du coût d’acquisition initial, il est important pour l’employeur de prendre en compte les frais de mise en œuvre, de formation, de support technique et de maintenance de son logiciel. Une analyse approfondie du coût total de possession sur plusieurs années peut vous aider à choisir la solution la plus rentable.
Une capacité d’évolution suffisante
Quel que soit le besoin, n’oubliez pas de choisir un outil capable de s’adapter aux changements de votre entreprise. Les fonctionnalités, le nombre d’utilisateurs, l’intégration avec d’autres systèmes doivent être aussi évolutifs que possible. Une solution modulable évitera de coûteuses migrations et facilitera la vie de ses utilisateurs.
Une sécurité et une confidentialité des données maximales
Le logiciel de gestion du temps salarié choisi devra respecter les normes de sécurité et de protection des données les plus strictes, notamment le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). La protection des informations sensibles de l’employeur et de ses salariés doit être une priorité absolue. On s’intéressera aux fonctionnalités de chiffrement des informations, d’authentification à deux facteurs et de contrôles d’accès granulaires.
Le support technique et la formation
Enfin, avant toute prise de décision, évaluez la qualité du support technique proposé par le fournisseur, ainsi que les options de formation pour les équipes. Un bon accompagnement sera source de meilleure adoption de l’outil et garantira une utilisation pleine et entière de ses fonctionnalités.
Adoption par les employés : la clé du succès pour la gestion du temps de travail
Une fois l’outil adapté choisi, la démarche n’est pas terminée. L’adoption du logiciel par les salariés est en effet la clé qui fera, ou non, le succès du logiciel de gestion des horaires ! C’est pourquoi il est indispensable de se placer du point de vue des salariés au moment de faire son choix. Ceux-ci sont en recherche de simplicité : choisir une solution intuitive, rapide et accessible est donc essentiel.
L’employeur devra également bien communiquer avant, pendant et après l’adoption ! Même s’il est question de suivi et de contrôle des horaires de travail, impliquer les employés dès le début est l’une des clés de la réussite, tout comme une grande transparence. Enfin, les retours quant au logiciel – et ses potentiels défauts – doivent être les bienvenus ! Quoi qu’il arrive, placez toujours le salarié au cœur de la réflexion. C’est de son adhésion que dépendra l’issue de ce projet important qu’est la gestion du temps de travail.
Au bout de la démarche, le logiciel choisi devrait en principe s’avérer convivial et capable d’accompagner les équipes sans ajouter du temps à leur charge de travail. En appliquant les bonnes pratiques et en mettant le logiciel au service des collaborateurs, les chances d’une intégration réussie de la gestion du temps de travail au sein de votre organisation seront maximales.
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