Le suivi d’activité des salariés est indispensable pour espérer optimiser sa gestion des ressources humaines et in fine, améliorer son niveau de performance global. Ce suivi d’activité sera à la base du pilotage des projets, de la production et de l’organisation des équipes : mieux vaut donc structurer son approche et pour cela, adopter des outils de suivi performants ! Par chance, les logiciels spécialisés en la matière sont de plus en plus intuitifs et riches de fonctionnalités.
Découvrez ici comment mettre en place un système de suivi d’activité efficace, quels bénéfices en tirer et pourquoi adopter une solution dédiée.
Ce qu’il faut retenir
- Le suivi d’activité permet d’analyser le temps et les tâches réalisées par les salariés afin de mieux comprendre l’organisation du travail et piloter la performance de l’entreprise.
- Il répond à des obligations légales strictes (durée du travail, repos, heures supplémentaires) tout en garantissant transparence et protection des droits des collaborateurs.
- Le suivi d’activité améliore la productivité, la répartition des charges et la prise de décision, en identifiant les inefficacités et les leviers d’optimisation.
- L’adoption d’un logiciel RH dédié automatise la collecte des données, facilite la collaboration entre équipes et transforme le suivi d’activité en véritable outil stratégique.
Le suivi d’activité et son importance pour l’entreprise
Le suivi d’activité consiste à enregistrer, analyser et piloter l’ensemble des tâches réalisées par les salariés dans le cadre de leur mission. Dans cette gestion, on inclut d’une part le temps consacré par les collaborateurs aux différents projets, et l’on consigne aussi la nature des activités accomplies et les ressources mobilisées pour chacune d’elles.
Loin de se limiter à une saisie d’heures de travail et à la gestion des absences, le suivi d’activité vise en réalité à comprendre comment s’organise ce travail au quotidien. Grâce à lui, on identifiera par exemple les processus chronophages et l’on pourra mieux répartir les charges entre les équipes. On disposera aussi d’une base pour mieux mener ses entretiens professionnels. Enfin, le suivi d’activité permet de mesurer l’efficacité des méthodes employées et éventuellement de les modifier.
L’approche est donc vaste, avec une composante très stratégique : les données collectées permettront aussi de comprendre la dynamique de l’entreprise et de lever les freins éventuels pour avancer clairement vers ses objectifs.
L’encadrement légal
Toute entreprise établie le sait : le suivi du temps de travail est soumis à des obligations légales strictes ! Selon le Code du travail, les entreprises doivent en effet tenir un décompte précis des heures effectuées par leurs salariés. Une obligation qui concerne aussi bien les horaires quotidiens que les temps de pause et les heures supplémentaires. Attention, donc, à la rigueur du suivi, qui doit s’accompagner d’une grande traçabilité des informations et permettre aux salariés de consulter leurs propres données.
On notera aussi que, depuis la directive européenne sur le temps de travail, les entreprises doivent également s’assurer du respect des durées maximales de travail et des temps de repos minimum.
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Quels bénéfices tirer de son suivi ?
Lorsqu’il est bien effectué, le suivi du temps de travail protège à la fois les salariés et les entreprises.
Aux collaborateurs, il garantit le respect de leurs droits et facilite le calcul de la paie – en particulier en cas de rémunérations variable ou de primes d’objectifs. De plus, un système de suivi bien conçu améliore considérablement le quotidien des salariés. La transparence sur la répartition du temps de travail facilite les échanges avec la hiérarchie et sert de support aux évaluations de performance. Enfin, avoir un suivi détaillé des activités permet de valoriser le travail accompli et bien souvent, d’en profiter pour renforcer la motivation et l’engagement des équipes.
Pour les entreprises, la gestion des temps de travail est avant tout un moyen de mieux ajuster les plannings, et donc d’optimiser les coûts humains et de production. Les entreprises désireuses de se projeter pourront ainsi estimer la durée des futures missions, et même affiner les devis clients sur cette base.
Sur un plan plus pratique, la collecte des temps via un logiciel de suivi des temps est précieuse pour établir la paie et les temps de récupération. Enfin, le suivi détaillé des activités révèlera probablement des redondances, inefficacités et goulots d’étranglement dans les processus. L’entreprise n’aura ensuite plus qu’à agir aux points problématiques pour s’assurer un gain rapide de productivité.
Concrètement, comment bien suivre le temps de travail de ses salariés ?
Une fois les bénéfices connus, suit la phase de mise en pratique. Mais quelle démarche adopter pour un suivi efficace ?
Une approche structurée du suivi
Pour une gestion fine des temps d’activités, rien de tel qu’une méthodologie claire. La première étape consiste à définir les indicateurs pertinents selon les objectifs poursuivis. Par la suite, la granularité du suivi devra correspondre aux besoins réels et pas davantage, au risque de générer une charge administrative inutile. La gestion du temps de travail pourra par exemple s’effectuer par projet, par client ou par type d’activité pour une vision précise de la répartition du temps de travail.
Une démarche sans lourdeur
Simplifier les modalités de gestion des temps d’activités est essentiel pour un suivi auquel chacun contribuera volontiers. La saisie des activités ne devra pas être une contrainte ni freiner les collaborateurs dans leur projet en cours. Mettre en place des outils intuitifs, intégrés au SIRH de l’entreprise, avec saisie des temps en quelques clics, est l’une des solutions pour éviter les lourdeurs administratives. Et pour une fluidité maximale, on mettra en place une transmission rapide des temps de travail aux services impliqués (paie notamment).
Des outils qui favorisent la communication
Le suivi du temps de travail doit avant tout faciliter les échanges entre salariés et managers. On mettra donc en place des outils qui raccourcissent la chaîne de communication et accélèrent les validations. Un logiciel intuitif, intégré au quotidien des collaborateurs, assure les managers de bénéficier d’une donnée plus exacte et de mieux comprendre la charge de travail réelle. Concrètement, cela se traduira par des tableaux de bord partagés et des réunions régulières basées sur les données de suivi. L’outil choisi doit permettre à chacun de consulter facilement les informations qui le concernent et de contribuer activement au pilotage des projets.
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Adopter un logiciel RH pour son suivi d’activité : la clé de la productivité
Adopter un logiciel pour son suivi du temps de travail est le meilleur moyen de s’assurer que le temps d’activités des salariés est bel et bien suivi… et que ceux-ci participent activement à la démarche ! Avec le logiciel de gestion d’activité, l’entreprise s‘offre :
Plus d’automatisation des processus
Avantage majeur du logiciel RH : un art de simplifier à l’extrême le suivi d’activité ! Tranchant avec le tableau Excel, le logiciel de suivi automatise la saisie et le traitement des données afin de réduire la charge administrative. La transmission d’informations – notamment depuis d’autres logiciels interconnectés, de type gestion de projet – se fait automatiquement dans les deux sens et les plannings sont synchronisés.
Cette automatisation améliore la fiabilité des données et élimine toute erreur de saisie manuelle. L’automatisation est synonyme de tranquillité d’esprit pour les salariés et pour les managers.
Des fonctionnalités avancées d’analyse
Le logiciel de suivi d’activité, c’est également un tableau de bord clair et donc une capacité d’analyse bien supérieure à celle des solutions traditionnelles. Entièrement personnalisables, ces tableaux permettent de visualiser les données sous tous les angles selon son besoin : ils s’adaptent donc à l’utilisateur, et non l’inverse ! Sur leur base, il est possible de prendre des décisions plus pérennes pour son activité.
Une meilleure collaboration entre équipes
Atout non négligeable des solutions RH dédiées au suivi du temps de travail : une forte tendance à faciliter la collaboration. Les données sont en effet regroupées en un point unique, auquel toutes les équipes peuvent se référer. Chaque manager garde ainsi une visibilité sur l’avancement des projets et la disponibilité de son équipe.
Bien sûr, les fonctionnalités de notifications sont un atout supplémentaire : elles permettent de coordonner efficacement le travail collectif. Les responsables projet sont automatiquement informés des retards ou des dépassements de budget pour prendre rapidement les mesures qui s’imposent.
Lucca Feuille de Temps : la solution idéale pour le suivi d’activité de l’entreprise
Pour une gestion ultra-simple des activités, Lucca Feuille de Temps est assurément le logiciel n°1 ! Facilité d’utilisation et clarté de gestion sont les réponses de Lucca Feuille de Temps aux besoins des entreprises, quelle que soit leur activité.
L’interface intuitive de Lucca Feuille de Temps facilite avant tout la saisie quotidienne par les collaborateurs. La solution permet :
- Une saisie adaptée à chaque collaborateur ;
- Une approbation rapide, favorisée par des systèmes d’alerte ;
- Une transmission immédiate aux services paie et récupération.
S’intégrant aisément dans le quotidien, Lucca Feuille de Temps sait se faire oublier : les temps d’activités sont remplis en quelques étapes rapides, et la fiabilité toujours au rendez-vous.
Et en matière de périmètre fonctionnel, Lucca Feuille de Temps couvre tout ce dont les entreprises ont besoin : suivi des forfaits jours ou heures, synchronisation des congés, prise en compte des temps de trajet et génération automatique de rapports. L’approche complète évite les imprécisions et simplifie la gestion RH.
Enfin, Lucca Feuille de Temps se veut un véritable compagnon du quotidien pour les salariés comme les managers. Des feuilles de temps pré-remplies aux systèmes de badgeuse virtuelle et à la création de semaines types, la solution minimise l’effort à fournir par les équipes tout en maximisant la conformité du suivi ! Retracer et comprendre le fonctionnement interne de l’entreprise est ainsi plus simple que jamais.
