Le SIRH SaaS répond à un besoin devenu central pour les entreprises : simplifier la gestion RH sans être source de lourdeurs techniques. Ce mode, qui permet l’accès au logiciel depuis le cloud, transforme la manière de gérer les ressources humaines : moins de maintenance interne, des mises à jour assurées par l’éditeur, une meilleure accessibilité et des coûts souvent plus prévisibles. Mais ce choix suppose aussi de bien comprendre son propre besoin et les critères essentielles.
Découvrez comment fonctionne un SIRH SaaS, ce qui le distingue des modes on premise et ASP, et comment en tirer le meilleur parti.
Qu’est-ce que le mode SaaS ?
Le SaaS, pour Software as a Service, désigne un logiciel accessible à distance, sur le web. Plutôt que d’acheter une licence installée sur ses propres serveurs, l’entreprise s’appuie sur une solution hébergée dans le cloud et paie généralement un abonnement.
Notons aussi que dans ce mode, l’éditeur assure l’hébergement, la maintenance, les mises à jour, le support et une partie importante de la sécurité. L’utilisateur n’a plus ensuite qu’à accéder au service depuis son navigateur ou une application, avec ses identifiants.
Le SaaS repose donc sur une logique d’utilisation plutôt que d’acquisition. L’entreprise ne possède pas le logiciel : elle bénéficie d’un droit d’accès à une solution maintenue par son fournisseur. Ce modèle permet de réduire les coûts initiaux liés à l’achat d’une licence, à l’installation et à l’infrastructure technique.
Découvrez les solutions du SIRH Lucca
Comment le SaaS s’applique-t-il au SIRH ?
La mise en place d’un projet SIRH, ou système d’information des ressources humaines, sert quant à lui à centraliser et traiter les données liées au personnel. Il peut couvrir aussi bien la paie, les absences, les congés, les plannings, les entretiens, le recrutement et la formation que les documents RH ou le pilotage de la performance.
En mode SaaS, le SIRH devient accessible en ligne par les équipes RH, les managers et parfois les salariés eux-mêmes. Selon les droits dont il dispose, le collaborateur pourra par exemple consulter des données, transmettre une demande d’absence, récupérer un document ou suivre une démarche RH.
Ce mode a aussi l’avantage plus global de faciliter la mise en place d’un portail salarié. Les collaborateurs gagnent en autonomie, tandis que les équipes RH réduisent les tâches répétitives de type relances, saisies manuelles ou suivi sur tableur.
Le SIRH SaaS pourra notamment aider les équipes à :
- gérer les absences et congés ;
- centraliser les documents du personnel ;
- suivre les variables de paie ;
- piloter le recrutement ;
- automatiser les processus d’onboarding ;
- organiser les entretiens ;
- produire des tableaux de bord RH ;
- améliorer la circulation des données entre équipes.
Les éditeurs du marché telles que les solutions Lucca, Factorial, Combo ou Septeo illustrent bien cette tendance : les logiciels RH évoluent vers des plateformes modulaires, accessibles à distance et pensées pour les usages quotidiens des entreprises.
Modèle de cahier des charges SIRH
Rédiger un cahier des charges SIRH peut s’avérer chronophage et sujet à des oublis. C’est pourquoi nous vous avons conçu un modèle de cahier des charges prêt à l’emploi. Vous n’avez plus qu’à le télécharger et à le remplir selon les spécificités de votre entreprise et de votre projet.
Conçu par des experts, ce modèle Excel vous permettra de formaliser facilement toutes vos attentes fonctionnelles. Ce modèle recense les 45 fonctionnalités que vos confrères RH considèrent comme prioritaires lors du choix d’un SIRH. Juste l’essentiel, identifié à partir de centaines de projets RH. Vous retrouverez :
- Les critères qui font réellement la différence dans un projet SIRH
- Une grille directement exploitable pour structurer votre démarche
- Un format pensé pour comparer objectivement les offres du marché
Et bien d’autres rubriques pour préparer efficcacement votre projet SIRH. Vous disposez désormais d’une base solide pour évaluer les éditeurs sur des critères communs, sans perdre du temps à reconstruire votre propre grille.
Les principaux avantages d’un SIRH SaaS
La simplicité de déploiement
Avec le SaaS, l’entreprise n’a pas besoin d’installer le logiciel SIRH sur ses serveurs ni de gérer seule les mises à jour. L’éditeur prend en charge la partie technique, ce qui réduit la charge de travail interne pour les équipes informatiques.
L’accessibilité
Le SIRH permet de consulter les données RH depuis plusieurs supports, selon les droits accordés. Un point très utile pour les organisations hybrides, les équipes réparties sur plusieurs sites ou les managers souvent en déplacement.
Maîtrise ses coûts de départ
De cette manière, l’entreprise évite un investissement initial lourd lié à l’acquisition de la licence, à l’infrastructure ou aux prestations techniques. Les coûts prennent plutôt la forme d’un abonnement, et s’ajustent au nombre d’utilisateurs ou de fonctionnalités choisies.
Les mises à jour automatiques
Sont également l’un des points forts du mode SaaS. Le logiciel évolue alors sans intervention lourde côté client, qui est libéré de la maintenance. L’entreprise bénéficie immédiatement des nouvelles fonctionnalités, correctifs ou ajustements réglementaires proposés par l’éditeur.
Amélioration de l’expérience salarié
Il simplifie en effet les demande, rend les documents accessibles, raccourcit les délais : pour les ressources humaines, le bénéfice est immédiat. Ce sont moins de tâches administratives et donc plus de temps pour l’accompagnement, le recrutement ou le pilotage RH.
Découvrez les solutions du SIRH Lucca
Connaître les limites du mode SaaS pour son SIRH
Le SIRH SaaS n’est bien sûr pas exempt d’inconvénients. On sera notamment attentif à la dépendance à l’éditeur. Celui-ci s’occupe en effet de toute l’offre – logiciel, hébergement, support et maintenance – : l’entreprise doit donc s’assurer de choisir un partenaire de confiance.
La sécurité des données est un autre sujet majeur. Car les données RH sont sensibles : identité des salariés, rémunération, paie, santé, absences… L’entreprise a tout intérêt à bien examiner les conditions d’hébergement, de sauvegarde ou de chiffrement. La traçabilité et la conformité RGPD sont des mots d’ordre.
La personnalisation, quant à elle, peut aussi être plus limitée qu’en on premise. Si beaucoup de solutions SaaS proposent un paramétrage avancé, elles restent conçues autour d’un socle commun. L’entreprise devra donc vérifier que les fonctionnalités du logiciel correspondent bien à ses processus internes.
Enfin, le coût doit être étudié dans la durée. Un abonnement paraît souvent plus accessible au départ, mais il peut représenter un budget important sur plusieurs années, surtout si le nombre de salariés augmente ou si des modules complémentaires sont ajoutés.
SIRH SaaS, on premise et ASP : quelles différences ?
Le choix du mode d’hébergement choisi pour le logiciel SIRH influencera donc à la fois les coûts, la maintenance, la sécurité et la liberté de paramétrage. Les points distinctifs de chacun peuvent se résumer ainsi :
|
Mode |
Fonctionnement |
Avantages |
Points de vigilance |
|---|---|---|---|
|
SaaS |
Logiciel hébergé dans le cloud, accessible par abonnement |
Déploiement rapide, maintenance assurée, mises à jour automatiques, coûts initiaux réduits |
Dépendance à l’éditeur, vigilance sur les données et le contrat |
|
On premise |
Logiciel installé sur les serveurs de l’entreprise |
Contrôle fort, personnalisation possible, maîtrise de l’infrastructure |
Coûts élevés, maintenance interne, mises à jour plus lourdes |
|
ASP |
Application hébergée par un prestataire, souvent sur une architecture dédiée |
Hébergement externalisé, contrôle intermédiaire, modèle plus encadré |
Moins souple que le SaaS, coûts parfois plus élevés, dépendance au fournisseur |
Le mode on premise, avec son principe d’installation en interne, offre une forte maîtrise technique, mais suppose de gérer l’infrastructure, la maintenance et les mises à jour. Le mode ASP, lui, sera considéré comme un modèle intermédiaire : le logiciel est hébergé par un prestataire, souvent dans un environnement plus dédié, sans offrir toute la souplesse d’un SaaS moderne.
Enfin, le mode SaaS s’appuiera sur l’accès aux données RH en ligne, les mises à jour continues et la logique de service. Pour cette raison, il est massivement choisi par les entreprises qui veulent moderniser leur SIRH sans porter seules la complexité technique.
Comment bien choisir son SIRH SaaS ?
Choisir un SIRH SaaS, ce n’est pas uniquement se fonder sur le prix ou la notoriété de l’éditeur. L’entreprise doit impérativement partir de ses besoins réels pour sélectionner la solution faite pour elle.
Avant tout comparatif de solutions, on listera donc les processus internes à optimiser – paie, absences, recrutement, gestion des documents, suivi d’activité, entretiens, formation… Puis on s’intéressera :
- aux fonctionnalités disponibles ;
- à la simplicité d’utilisation ;
- à la qualité du support ;
- aux possibilités de paramétrage ;
- à la sécurité des données ;
- aux intégrations avec les autres outils ;
- aux coûts d’abonnement ;
- à la capacité de l’éditeur à accompagner la mise en place.
On le dit souvent : le bon logiciel est moins celui qui regorge de fonctionnalités que celui qui répond aux besoins de l’entreprise et s’adapte à son niveau de maturité RH.
Découvrez les solutions du SIRH Lucca
Pourquoi se faire accompagner lors de la mise en place ?
La mise en place d’un SIRH SaaS est une mission exigeante : elle implique de revoir les workflows, parfois en profondeur, de nettoyer les données, de paramétrer le logiciel et d’organiser toute une conduite du changement.
Se faire accompagner permettra à l’entreprise d’éviter plusieurs erreurs fréquentes, telles que le choix d’un logiciel trop complexe, le mauvais cadrage du périmètre ou la gestion improvisée de la migration des données.
L’éditeur ou un consultant spécialisé aidera à cadrer le projet, à définir des priorités et à former les utilisateurs, des étapes essentielles pour faire du logiciel un outil de gestion au quotidien.
Ainsi, au SIRH SaaS bien choisi s’ajoutera une utilisation intuitive, porteuse d’une plus grande valeur pour les collaborateurs RH.
