La gestion des ressources humaines dans l’entreprise est un sujet d’autant plus crucial que les talents sont difficiles à séduire et à fidéliser ! Pour optimiser les processus de gestion du quotidien et améliorer la productivité, le logiciel appelé SIRH fait figure d’incontournable. Son rôle : digitaliser et centraliser l’ensemble des fonctions liées au capital humain pour mieux soutenir les ressources humaines.
Mais que recouvre exactement cette notion de SIRH et quels avantages concrets s’offrent à l’entreprise qui utilise cet outil pour sa gestion ?
Ce qu’il faut retenir
- Le SIRH (Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines) est une plateforme centralisée qui regroupe l’ensemble des données et processus RH tout au long du cycle de vie du salarié.
- Son déploiement répond à des enjeux majeurs de conformité réglementaire, de productivité et de pilotage stratégique des ressources humaines.
- Le SIRH améliore à la fois l’efficacité des équipes RH et l’autonomie des collaborateurs, grâce à la dématérialisation et à l’automatisation des processus.
- Un SIRH performant se distingue par son ergonomie, sa capacité d’intégration, sa personnalisation et la sécurité des données, afin de s’adapter durablement à l’organisation de l’entreprise.
Une définition du SIRH
Par SIRH, acronyme de Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines, on entend un ensemble intégré de logiciels et d’outils technologiques permettant d’encadrer toute la gestion du personnel. Logiciel aux multiples composantes, le SIRH centralise toutes les informations relatives aux collaborateurs et facilite ainsi le pilotage des processus des ressources humaines, de la gestion des congés au suivi des temps de travail, en passant par le pilotage de la formation ou du dossier du personnel.
La mise en place progressive du SIRH au sein des entreprises
Les premières solutions SIRH sont apparues dans les années 1990, mais leur mise en place massive date des années 2000, avec l’essor d’internet et des technologies cloud. Avec l’accélération de la transformation digitale des organisations et de leurs processus, cette importance de l’outil SIRH n’a fait que se renforcer.
La numérisation n’est cependant pas la seule raison au succès du système de gestion des ressources humaines. Les facteurs ayant favorisé le développement de l’outil SIRH sont, entre autres :
| La complexification des réglementations sociales | Appelle une gestion plus rigoureuse des données RH |
| La mondialisation | Pousse les entreprises à harmoniser leurs processus au travers de sites parfois distants |
| Le développement du travail à distance | Nécessite désormais des outils accessibles en mobilité ou sur le terrain pour une bonne gestion du télétravail |
| Le besoin d’interfaces modernes et intuitives | Facilitent le quotidien des collaborateurs et des ressources humaines |
Le fonctionnement du logiciel SIRH
Le fonctionnement du système de gestion des ressources humaines s’apparente à celui d’une plateforme centrale où sont collectées les données des employés : état civil, contrats de travail, formation, entretiens professionnels, absences et congés ou encore éléments de paie y sont tous consignés. Cette centralisation dans la solution SIRH permet aux services des ressources humaines de disposer d’une vision toujours complète et actuelle du capital humain de l’entreprise. C’est notamment le cas des solutions Lucca, SIRH leader en france et en Europe.
Quant aux domaines d’application, ils sont très nombreux. La solution SIRH couvre en effet l’intégralité du cycle de vie des collaborateurs dans l’entreprise. Le SIRH est mis en œuvre dès l’étape du recrutement, lors duquel il facilite la gestion des candidatures et l’intégration des nouveaux talents. Il accompagne ensuite la gestion administrative quotidienne, le suivi de la formation, l’évaluation des performances des collaborateurs et la préparation de la paie. Suite au départ d’un salarié, le SIRH conserve son utilité puisque grâce à lui, l’entreprise continue d’accéder à l’historique de ses salariés.
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Les enjeux de la mise en place d’un outil SIRH
Les enjeux de la mise en place d’un système de gestion des ressources humaines sont forts : la solution apporte avant tout de la rigueur aux ressources humaines. De plus, le SIRH fait passer l’entreprise au niveau supérieur à bien des égards :
L’enjeu de conformité arrive en première place : respecter les obligations légales en matière de paie, de temps de travail et de formation des collaborateurs devient plus simple avec un système de gestion automatisé tel que le SIRH. La solution garantit l’exactitude des données et leur conservation dans les délais réglementaires, sans zone d’ombre ni litige, ce qui est primordial pour les collaborateurs du service ressources humaines.
L’enjeu de productivité suit de près : automatiser les tâches répétitives grâce au SIRH libère du temps aux ressources humaines… et à l’ensemble des collaborateurs ! Une fois mise en place, la solution intègre les habitudes du quotidien et fait de la centralisation des données RH une gesiton plus rapide et efficace pour tous.
L’enjeu stratégique préside lui aussi à la mise en place d’un logiciel SIRH : disposer de données fiables et actualisées permet en effet de prendre des décisions à plus fort impact pour sa gestion des ressources humaines et son organisation en règle générale. La solution SIRH permet une prise de hauteur bienvenue sur le capital humain, et contribue à des choix éclairés, qui satisferont à la fois les collaborateurs et les décideurs.
Enfin, l’enjeu concurrentiel a lui aussi son importance en matière de gestion des processus dédiés aux ressources humaines : car attirer et fidéliser les talents passe aussi par la modernisation des outils mis à la disposition des collaborateurs ! La mise en place d’un SIRH fournit à l’entreprise des outils de gestion modernes, et donc des arguments forts en faveur du bien-être au travail, critère devenu très important pour la majorité des collaborateurs.
Les avantages de l’utilisation du SIRH
Pour les employeurs, les bénéfices du système de gestion des ressources humaines se traduisent d’abord par un gain de temps considérable. Le SIRH élimine les ressaisies d’informations : une donnée collectée une fois devient une vérité unique, disponible dans tous les modules du logiciel. Cette notion de base de données centralisée accélère significativement des processus de gestion RH tels que la validation des congés, le suivi des formations ou la préparation de la paie.
La fiabilité des données constitue un autre avantage majeur du SIRH. Avec sa mise en place, les erreurs diminuent et les incohérences d’un logiciel à l’autre disparaissent. Les ressources humaines accèdent à un tableau de bord unifié pour piloter leurs équipes et anticipent mieux les besoins en formation ou en recrutement.
Du côté des collaborateurs, la mise en place d’un SIRH contribue à plus d’autonomie. Chaque collaborateur peut effectuer ses demandes de congés, notifier une journée de télétravail ou mettre à jour ses données personnelles sans solliciter le service des ressources humaines. Ce mode de gestion contribue à la fois à libérer du temps pour les équipes RH et à responsabiliser les salariés.
Avec le système de gestion des ressources humaines, la transparence a également tendance à s’améliorer : les collaborateurs accèdent facilement aux données du logiciel SIRH, comprennent mieux les processus RH et peuvent suivre l’avancement de leurs demandes en temps réel.
Sur le plan organisationnel enfin, le SIRH transforme les processus de gestion et la productivité de l’entreprise. Les reportings automatisés remplacent les tableaux Excel. Les processus sont mieux accompagnés et le bien-être des salariés s’en ressent. Entre clarté de l’information et simplicité des démarches, la mise en place d’un SIRH débloque tous les points qui gênaient autrefois la circulation des données.
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Les composantes d’un logiciel SIRH
Pouvant être doté d’un grand nombre de modules métiers, le système de gestion des ressources humaines couvre, si nécessaire, tous les besoins de gestion RH de l’entreprise. Chacune des fonctionnalités du SIRH pourra s’adapter aux processus des ressources humaines, tous les modules se partageant les mêmes données.
Le processus de gestion des temps de travail constitue souvent le point d’entrée du logiciel SIRH. Ce module du SIRH traite les horaires de travail, les absences et congés des salariés, ainsi que leurs heures supplémentaires. Grâce à lui, le suivi du temps de travail se fait de manière rigoureuse et les obligations légales sont respectées, en particulier en cas de télétravail ou de flex office.
Le module de paie automatise l’un des processus de ressources humaines les plus complexes de l’entreprise. Grâce à cet élément clé du SIRH, on calculera automatiquement les salaires, les cotisations sociales, on éditera les bulletins de paie et on préparera les déclarations sociales. L’interconnexion entre module de paie et gestion des temps assure une gestion de la paie toujours juste.
La gestion des talents du SIRH couvre quant à elle de multiples aspects tels que le processus de recrutement, la gestion des entretiens professionnel ou les enquêtes collaborateurs. Cette composante aide l’entreprise à identifier, développer et fidéliser ses collaborateurs les plus performants.
Les modules liés à la formation permettent de mieux planifier les besoins en formation et le déroulement de celle-ci, mais aussi de suivre ses coûts et de garder une pleine visibilité sur le parcours des collaborateurs. Ce type de module du SIRH contribue au développement des compétences et au respect des obligations légales de formation.
La gestion administrative, ou dossier du personnel, centralise quant à elle tous les documents de gestion des ressources humaines : contrats, avenants, certificats de travail ou attestations diverses. Cette dématérialisation simplifie l’archivage et accélère la recherche des données.
Le logiciel SIRH assure enfin toute la gestion des dépenses professionnelles. Des factures au notes de frais, la solution accélère la soumission des demandes et assure de la clarté dans le traitement de procédures souvent fastidieuses.
Quelles fonctionnalités et qualités font la différence pour un SIRH ?
Les solutions SIRH sont nombreuses sur le marché, mais toutes ne se valent pas ! Certaines fonctionnalités et qualités distinguent les outils les plus performants.
L’ergonomie est probablement l’un des premiers critères de choix : une interface intuitive facilite en effet l’adoption par tous les utilisateurs du SIRH, des ressources humaines aux collaborateurs. Le logiciel doit également accélérer la collecte des données salarié, celle-ci se faisant idéalement par processus courts et ludiques, sans peser sur le quotidien des collaborateurs.
La mobilité est d’autant plus incontournable que le télétravail est répandu dans l’entreprise. Le meilleur logiciel de ressources humaines est celui qui accompagnera les salariés partout et leur permettra de pointer, faire leurs demandes de congés ou consulter leurs données depuis leur smartphone.
Une bonne intégration du logiciel SIRH avec l’écosystème informatique existant est elle aussi indispensable. Non seulement cette interconnexion permet le partage d’une vérité unique, mais elle évite également la création de silos d’information. Ainsi, un bon SIRH communiquera naturellement avec les logiciels de comptabilité, l’ERP ou les outils de gestion collaboratifs de l’entreprise.
La personnalisation permet d’adapter le logiciel aux processus de chaque entreprise. Toutes les ressources humaines n’ont en effet pas le même mode opératoire. Configurer les workflows, les champs de formulaires ou encore les reportings des ressources humaines peut considérablement accélérer le fonctionnement interne de l’entreprise.
Enfin, une attention spéciale sera à accorder à la sécurité des données, les informations des ressources humaines étant particulièrement sensibles. Un logiciel SIRH de qualité tiendra compte de la confidentialité des données et emploiera chiffrement et sauvegardes automatiques. L’avantage du SIRH en la matière est son soutien dans le respect du RGPD, les données collaborateur n’étant pas conservées au-delà de la durée légale.
Choisir un SIRH pour sa gestion ne se fait pas au hasard. Outre les fonctionnalités de base, il est important de mettre en place une solution en résonnance avec son organisation. La grande force de l’outil SIRH : une capacité à s’adapter grâce à ses divers modules et à grandir avec l’entreprise, petit à petit.
