Un projet de digitalisation de la gestion des ressources humaines d’une entreprise passe inévitablement par l’implémentation d’un SIRH. Et à cette fin, c’est tout un projet SIRH qui devra voir le jour. L’entreprise s’offrira ainsi les meilleures chances de voir la solution répondre à ses enjeux de gestion de ses processus RH. Quels objectifs se fixer et quelles étapes suivre pour un projet SIRH couronné de succès ?
Dans la suite de notre article, découvrez comment choisir et mettre en place les bonnes solutions de gestion pour vos ressources humaines.
Ce qu’il faut retenir
- Le projet SIRH vise à centraliser, automatiser et fiabiliser l’ensemble des processus RH, avec des objectifs à la fois opérationnels et stratégiques pour l’entreprise.
- La réussite d’un projet SIRH repose sur une définition précise des besoins, une planification rigoureuse et l’implication d’une équipe projet pluridisciplinaire (RH, IT, direction).
- Un déploiement progressif, accompagné de phases de tests, de formation et de suivi post-mise en œuvre, permet de sécuriser l’adoption et d’atteindre les objectifs fixés.
- Le choix d’un intégrateur SIRH expérimenté est déterminant pour configurer la solution, accompagner les utilisateurs et faire évoluer le système dans la durée.
Le projet SIRH : quelle vocation et quels objectifs ?
Le SIRH, ou Système d’Information des Ressources Humaines, est un ensemble d’applications visant à automatiser et à optimiser la gestion RH. Pour cela, le SIRH centralise l’ensemble des données liées au personnel et facilite leur traitement par des services de l’entreprise aussi variés que le recrutement, la gestion des absences, l’administration, la formation ou encore la gestion de la paie.
Pour l’entreprise, le déploiement d’un Système d’Information des Ressources Humaines, comme les solutions Lucca, a une visée tout aussi stratégique qu’administrative. Le projet SIRH doit en effet apporter un socle complet pour la performance et la gestion des ressources humaines. Les objectifs à atteindre seront fonction des besoins de gestion de chaque organisation, mais incluent généralement :
- L’automatisation de la gestion administrative pour gagner en productivité ;
- La fiabilisation des processus de paie ;
- L’amélioration de la qualité de l’information et des données RH ;
- La digitalisation de l’expérience des collaborateurs de l’entreprise ;
- L’optimisation des coûts de fonctionnement de la fonction ressources humaines.
Côté fonctionnalités, le SIRH couvrira, entre autres, les domaines suivants :
| Domaine fonctionnel | Fonctionnalités | Bénéfices |
|
Administration du personnel |
Gestion des contrats, des absences, des temps de travail |
Fiabilisation des données administratives |
|
Paie |
Calcul et édition des bulletins, déclarations sociales |
Conformité et réduction des erreurs |
|
Gestion des talents |
Évaluation, mobilité, flex office, formation, recrutement |
Développement du capital humain |
|
Pilotage Ressources Humaines |
Tableaux de bord, reporting, analyses |
Aide à la décision stratégique |
|
Self-service RH |
Portail collaborateur, workflows de validation |
Autonomie des collaborateurs et managers |
Enfin, outre ses apports organisationnels, le logiciel SIRH contribuera notamment à l’amélioration de la conformité réglementaire, ou encore à l’accessibilité des données en temps réel. Quels que soient les bénéfices que l’entreprise espère tirer de son logiciel de gestion, il est important de définir précisément ses objectifs, car ceux-ci orienteront toutes les décisions ultérieures.
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Les étapes du projet SIRH
Planification du projet
Une bonne préparation conditionne la réussite de tout projet SIRH ! Celle-ci passera notamment par :
L’analyse des besoins : en premier lieu, un diagnostic des processus RH s’impose. Cette cartographie permettra d’identifier les points forts et les axes d’amélioration pour la gestion des ressources humaines, ainsi que les attentes des différentes parties prenantes. Besoin d’améliorer la gestion des congés, le processus d’onboarding, la qualité de la formation, etc. On rédigera un cahier des charges qui détaille les fonctionnalités attendues du SIRH, les contraintes techniques et organisationnelles, les interfaces nécessaires avec d’autres systèmes et les exigences en matière de sécurité des données.
La constitution de l’équipe projet : Le chef de projet SIRH joue un rôle actif dans la réussite de la mise en place de la solution. Il lui faut posséder à la fois des compétences techniques et une bonne connaissance en gestion des ressources humaines. Autour de lui, on constituera une équipe composée d’experts métiers RH, d’utilisateurs finaux, de spécialistes IT (il est recommandé de faire appel au DSI !) et de représentants de la direction de l’entreprise.
La planification du projet : La planification du projet SIRH est essentielle pour éviter de traîner en longueur. On élaborera donc un calendrier réaliste, tenant compte des contraintes de l’entreprise et des ressources humaines (clôtures comptables, période de paie, pic d’activité), et qui inclura les jalons, les livrables à chaque étape et la stratégie de bascule et de déploiement du projet SIRH.
Choix et personnalisation du logiciel SIRH
Une fois le cahier des charges établi, il est temps de choisir son logiciel SIRH ! Cette décision stratégique impactera durablement la gestion des ressources humaines de l’entreprise : Il vaut mieux donc y passer le temps nécessaire. Le choix de la bonne solution implique de :
- Comparer les différentes offres du marché (SaaS, on-premise, solutions hybrides) ;
- Vérifier la compatibilité technique avec le SI existant ;
- Estimer le coût global de possession (achat, maintenance et évolutions) ;
- S’informer sur l’éditeur et sa politique d’évolution.
Une fois le logiciel sélectionné, viendra l’étape de personnalisation. Contrairement aux idées reçues, elle ne consiste pas seulement à adapter l’outil aux processus de gestion propre à l’entreprise, mais également à :
- Paramétrer les règles de gestion métier (calcul de paie, gestion des temps, règles d’habilitation) ;
- Configurer les workflows de validation ;
- Personnaliser les interfaces utilisateurs ;
- Adapter les reportings aux besoins des services qui l’utilisent.
Cette phase nécessite donc que l’équipe du projet SIRH, l’intégrateur et les experts métiers collaborent étroitement.
Tests avant déploiement du SIRH
Avant la mise en production, une phase de tests permettra de sécuriser le déploiement à venir. Pour être complets, ceux-ci devront couvrir les fonctionnalités du SIRH, son interfaçage avec d’autres solutions des ressources humaines ou de l’entreprise, la vérification des performances (volumétrie, temps de réponse) ainsi que la sécurité des données et des protocoles d’accès.
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Mise en œuvre du projet SIRH
Le déploiement concret d’une solution SIRH est l’aboutissement de nombreux efforts de préparation pour l’entreprise et le service ressources humaines. On s’assurera donc d’être méthodique et de suivre les bonnes étapes :
Un déploiement progressif du SIRH
Il est plus judicieux d’opter pour un déploiement progressif du projet SIRH, plutôt que d’effectuer une bascule complète et rapide. Procéder par étapes permettra de bénéficier de retours d’expérience au fil du processus, et donc de limiter les risques lors de la mise en place. Selon le profil de l’entreprise et ses besoins, le déploiement du projet SIRH peut par exemple s’effectuer par module fonctionnel (d’abord la gestion de la paie, le pilotage de la formation, puis l’administration du personnel, etc.) ou par entité (siège, puis filiales, par exemple).
Ce mode de déploiement par étape laisse également du temps pour la formation et la prise en main du logiciel de gestion, un facteur de succès souvent sous-estimé dans les projets SIRH. Outre les sessions à destination des administrateurs, des ressources humaines et des managers, la sensibilisation de tous est indispensable : grâce à elle, la transition sera mieux comprise, et donc mieux acceptée !
Le suivi et la prise en compte des retours d’expérience
Un projet SIRH ne s’arrête pas à la mise en place ! Une phase de suivi post-déploiement est nécessaire pour :
- Identifier et résoudre rapidement les dysfonctionnements dans les processus ;
- Apporter un support aux utilisateurs ;
- Collecter les retours d’expérience pour améliorer le SIRH ;
- Mesurer l’atteinte des objectifs initiaux du projet.
Les indicateurs de performance tels que le taux d’utilisation des fonctionnalités, la satisfaction des utilisateurs, les gains de productivité, sont autant d’éléments devant être consultés régulièrement pour ajuster si nécessaire les paramètres de la solution SIRH, ou bien pour renforcer certaines actions de formation.
Enfin, la gouvernance du projet SIRH après sa mise en place est elle aussi un vrai sujet pour les ressources humaines. L’entreprise a tout intérêt à maintenir un comité de pilotage pour arbitrer les évolutions futures du SIRH et s’assurer que le système continue de répondre aux besoins dans la durée.
Bien choisir son intégrateur pour son projet SIRH
Le succès d’un projet SIRH est en partie conditionné par le choix de son intégrateur. Partenaire technique et soutien précieux pour l’entreprise, l’intégrateur joue un rôle majeur dans l’adoption de la solution de gestion des ressources humaines. Il apportera à l’équipe projet :
Une expertise technique et fonctionnelle qui garantit une parfaite configuration du SIRH ;
- Une méthodologie de projet pour sécuriser les délais et le budget ;
- Une connaissance pointue des problématiques des ressources humaines, afin d’adapter la solution aux spécificités de l’entreprise ;
- Un accompagnement personnalisé des utilisateurs, idéal pour l’appropriation du nouvel outil de gestion ;
- Une capacité à anticiper et résoudre les difficultés techniques ou organisationnelles.
DIMO Software, intégrateur des solutions Lucca depuis 2008, est aux côtés des entreprises qui cherchent le meilleur pour leur gestion des ressources humaines. Le déploiement des modules de gestion Cleemy, Poplee ou Pagga répond à des besoins métiers précis et simplifie le quotidien des collaborateurs RH. DIMO Software se veut un soutien à chaque étape du projet SIRH, depuis l’élaboration du cahier des charges jusqu’au déploiement complet, sans oublier la migration des données, la configuration avancée des paramètres et la formation des utilisateurs.
Grâce à la richesse des modules Lucca, élaborez un SIRH sur mesure pour votre gestion des ressources humaines. DIMO Software se penche sur les processus de gestion RH spécifiques à votre structure. De cette manière vous sont proposées des configurations sur mesure qui facilitent l’adoption et maximisent la valeur ajoutée du futur SIRH.
