En entreprise, la gestion des congés est parmi les principaux sujets RH, et pour cause. L’équilibre entre vie professionnelle et personnelle, les questions d’efficacité au travail et le besoin de dématérialiser les demandes président à toute gestion des absences. Les collaborateurs s’attendent aujourd’hui à un outil fluide, capable d’automatiser les demandes et de synchroniser les plannings sans effort. Une multitude de logiciels du marché répondent à ce besoin, chacun spécialisé dans une typologie d’entreprises, un processus ou une approche fonctionnelle particulière.
Alors comment choisir son outil de gestion des congés et quels critères prioriser ? Réponse dans notre article.
Ce qu’il faut retenir
- Un logiciel de gestion des congés permet de automatiser les demandes, centraliser les données RH et améliorer significativement la planification des équipes, tout en réduisant la charge administrative.
- Les fonctionnalités clés à privilégier sont une interface intuitive, un processus de validation fluide, des alertes automatiques et des tableaux de bord clairs pour anticiper les absences.
- Les outils du marché répondent à des besoins variés : solutions SIRH complètes (Lucca), outils mobiles pour équipes terrain (Combo), logiciels simples et économiques (ManaTime) ou RH tout-en-un (Kiwi HR).
- Choisir un outil adapté à la taille, au secteur et à la complexité de l’entreprise est essentiel pour garantir fiabilité, adoption des équipes et amélioration durable du quotidien RH.
Pourquoi opter pour un outil de gestion des congés ?
Le logiciel de gestion des congés transforme radicalement la façon de traiter les absences de ses collaborateurs, leur planning et toutes les étapes associées au processus côté RH. Une fois déployé dans l’entreprise, il simplifiera la démarche à tous les niveaux, avec :
Gain de temps notable
L’outil de gestion des congés élimine une grande partie des tâches répétitives. Pour les RH, c’est la fin des saisies multiples, des relances et des exports manuels vers la paie.
Les collaborateurs effectuent leurs demandes en quelques clics, les managers valident via une interface claire… le service RH n’a ensuite plus qu’à consulter les données mises à jour.
Meilleure planification
Un système de gestion des congés bien conçu, c’est une meilleure visibilité sur les plannings, en particulier pour les collaborateurs qui combinent télétravail, missions de terrain et congés.
L’utilisation d’un logiciel évitera tout conflit d’absences et soutiendra les équipes des ressources humaines au moment d’anticiper les périodes charnières.
Optimisation du suivi des jours de congé
Un bon logiciel de gestion des congés consolide toutes les données : compteurs, RTT, arrêts, soldes, jours restants… tout est réuni dans un seul et même tableau de bord. Le gain d’efficacité est immédiat, à la fois pour les managers, les salariés et le service de paie.
Amélioration de la communication interne
Un logiciel dédié à la gestion des congés introduit des notifications, des rappels et une véritable centralisation des demandes d’absence. De quoi fluidifier les échanges et éviter les insatisfactions des deux côtés. Pour le salarié comme pour l’entreprise, les informations de congé sont consultables à tout moment.
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Les principales fonctionnalités des outils de gestion des congés
Bien que les logiciels du marché varient dans leur profondeur fonctionnelle, les meilleurs d’entre eux partagent des bases essentielles pour une gestion des congés complète et intuitive.
Une interface simple d’utilisation
Une interface de qualité est le prérequis n°1 pour un logiciel de congés massivement adopté par les équipes ! Un fonctionnement clair, ce sont des collaborateurs qui comprennent instantanément leur solde de congés, de déposer leurs demandes, et aux managers de visualiser les plannings d’équipe. Outre la simplicité, on attendra du logiciel de congés qu’il soit parfaitement accessible, via web et mobile.
Système d’alertes et de notifications
Les alertes sont précieuses pour éviter tout conflit entre plusieurs absences, n’oublier aucune validation en attente et signaler les périodes critiques. Cette fonctionnalité améliore le processus de congés global et réduit les oublis.
Tableau de bord et statistiques de congés
Le tableau central est indispensable pour bien coordonner les équipes de travail et leurs absences. Il rassemble :
- soldes de congés,
- suivi des absences,
- récapitulatif des demandes,
- impact organisationnel sur les équipes.
Ces informations permettront aussi au service RH d’analyser les tendances de congés et de mieux anticiper.
Processus de demande et de validation des congés en ligne
C’est le cœur de chaque solution de gestion des congés : l’envoi rapide d’une demande, et un retour clair dès lors que le manager accepte celle-ci. On pourra également suivre l’état d’avancement de la demande, retrouver l’historique, et transmettre les données automatiquement à la paie lorsque l’outil possède un module intégré.
Le classement des meilleurs outils de gestion des congés en 2025
Choisir un logiciel de gestion des congés peut s’avérer ardu. S’il ne fallait en retenir que cinq, les meilleurs outils 2026 – fonctionnalités et facilité d’usage pris en compte – seraient certainement les suivants :
1. Lucca Absences — La solution la plus aboutie pour les entreprises structurées
Lucca Absences, par l’éditeur Lucca, est le logiciel de référence pour les organisations ayant besoin d’une gestion des congés fiable et adaptable à leur profil, quel qu’il soit. Le logiciel s’intègre facilement à l’environnement SIRH existant. Il se révélera idéal pour les entreprises souhaitant alléger au maximum la démarche de gestion des congés, même lorsqu’elles appliquent des règles spécifiques en la matière.
Avec Lucca Absences, les collaborateurs posent leurs absences rapidement et consultent leur solde de congés en temps réel. Les managers, quant à eux, visualisent immédiatement les périodes sensibles et organisent leurs équipes en conséquence. Le logiciel Timmi Absences se démarque par des contrôles automatiques (plafonds, RTT, forfait jours) et une parfaite fiabilité des exports vers la paie. Enfin, le logiciel affiche une grande modularité, avec l’ajout très simple d’autres solutions Lucca au fil du développement de l’entreprise : gestion de la formation, préparation de la paie, recrutement, compte rendu des entretiens professionnels, etc.
Fonctionnalités clés
- Paramétrage poussé des règles de congés
- Suivi complet des congés, arrêts et télétravail
- Adaptatibilité de la solution à toutes les conventions collectives
- Tableaux récapitulatifs précis
Avantages
- Interconnexion du logiciel avec les autres modules Lucca
- Accessible sur web et mobile
- Contrôles automatiques rigoureux
- Adapté aux entreprises complexes
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2. Combo — Le logiciel de congés privilégié des équipes terrain et plannings dynamiques
Combo est la solution des secteurs où les plannings de travail évoluent fréquemment, tels que la restauration, le commerce, l’hôtellerie ou l’événementiel. Conçu pour un usage mobile, le logiciel permet aux équipes de terrain de poser leurs congés directement via smartphone. Sa force : une synchronisation immédiate entre les absences et le planning, parfaite pour aider les managers à ajuster leurs effectifs en temps réel.
Par ailleurs, le logiciel encourage l’autonomie : les demandes de congés sont envoyées en un clin d’œil et validées rapidement. Pour tout gérer de manière centrale, Combo dispose d’un tableau de bord opérationnel qui agrège congés, alertes et conflits potentiels. L’export vers la paie est simple, bien que moins automatique qu’avec les solutions SIRH les plus complètes.
Fonctionnalités clés
- Application mobile intuitive
- Mise à jour immédiate du planning collectif
- Notifications automatiques des validations de congés
- Suivi opérationnel pensé pour le terrain
Avantages
- Parfait pour les secteurs à horaires variables
- Grande autonomie des équipes
- Interface mobile ergonomique
- Coordination efficace planning + congés
3. Excel — Une solution manuelle encore utilisée, mais limitée
Excel reste une option répandue, surtout dans les petites structures qui ne souhaitent pas encore investir dans un logiciel dédié. Son avantage principal : sa flexibilité. Chacun peut y créer un tableau de congés qui répond à ses besoins, avec une certaine souplesse.
L’utilisation d’Excel ouvre cependant la porte aux imprécisions. Possibles erreurs de saisie, aucun rappel automatique ni synchronisation des congés avec la paie… la charge administrative reste donc élevée pour les ressources humaines. L’outil conviendra temporairement aux équipes de moins de 10 salariés aux plannings simples. Au-delà, mieux vaudra se tourner vers un logiciel pour maximiser la fiabilité de ses poses de congés.
Fonctionnalités clés
- Tableaux configurables librement
- Gestion manuelle des soldes et absences
- Adaptation de la gestion à chaque équipe de travail
Avantages
- Gratuit
- Souple à paramétrer
- Accessible à tous
4. ManaTime — Une solution simple, rapide et économique
Le logiciel ManaTime est synonyme de gestion des congés épurée, et donc idéal pour les petites entreprises qui cherchent une solution rapide à déployer. Les salariés accèdent facilement à leur planning et à leurs soldes de congés, posent leurs absences dès que le besoin s’en fait sentir, et reçoivent ensuite une validation quasi immédiate. Côté managers, le logiciel propose une vue claire, concentrée sur les demandes de congés en cours, lesquelles pourront être validées en un clic. La transmission des données vers la paie se fait via un export CSV clair. ManaTime conviendra parfaitement aux TPE et PME en recherche d’un logiciel de gestion efficace, sans déployer un système SIRH complexe.
Fonctionnalités clés
- Gestion simple des plannings et soldes de congés
- Demandes d’absence fluides
- Validation rapide
- Export CSV pour la paie
Avantages
- Excellent rapport qualité-prix
- Déploiement rapide
- Facile à prendre en main
5. Kiwi HR — Une gestion RH centralisée et intuitive
Kiwi HR, c’est le logiciel tout-en-un pour les entreprises en croissance qui cherchent à structurer leur gestion des congés. Celle-ci s’accompagne de modules complémentaires : documents, plannings, tâches, données collaborateurs… L’interface plaira aux salariés comme aux managers, les deux parties pouvant visualiser rapidement soldes et absences récurrentes.
Le reporting automatisé permet une lecture rapide des périodes critiques et aide à anticiper les besoins. L’export vers la paie, enfin, se fait simplement bien que l’intégration ne soit pas totale. Kiwi HR conviendra aux entreprises qui débutent dans la structuration de leurs process RH.
Fonctionnalités clés
- Gestion centralisée des congés et plannings
- Interface intuitive et moderne
- Reporting clair et automatisé
- Modules d’onboarding personnalisables
Avantages
- Une solution de gestion polyvalente
- Un grand confort d’utilisation
- Un suivi global des données RH
Attention à bien choisir son logiciel de gestion des congés : un choix adapté à l’entreprise sera synonyme de meilleures conditions de travail et de fluidité administrative. De la qualité du processus de paie à la rapidité des démarches, chaque détail compte pour que les collaborateurs vivent une expérience de gestion des congés satisfaisante, capable de réellement améliorer leur quotidien.
