Guide pour choisir le meilleur logiciel de gestion des entretiens professionnels

La gestion des talents est l’un des principaux leviers de performance pour l’entreprise, qui a tout intérêt à soigner son capital humain. Et pour cela, disposer d’un logiciel de gestion des entretiens professionnels est une véritable nécessité. De la gestion d’entretien professionnel, on attend qu’elles répondent aussi bien aux attentes des RH qu’à celles des managers et des collaborateurs. Mais quelles solutions conviennent à quel besoin, et quelles fonctionnalités faut-il attendre au moment de mener son entretien professionnel ?

Réponse dans ce classement des meilleurs logiciels de gestion des entretiens.

Les campagnes d’entretiens professionnels et l’importance d’un logiciel de gestion pour les encadrer

La gestion des entretiens professionnels est un point stratégique clé pour l’entreprise qui souhaite gérer ses ressources humaines avec une vision long-termiste, qui s’inscrit directement dans les processus dédié à la gestion des talents. Au-delà de la simple obligation légale, l’entretien professionnel est un moment d’échange entre manager et collaborateur, qui visera à développer les compétences et aligner les objectifs individuels avec la vision de l’organisation.

Un entretien professionnel bien mené offrira au manager l’opportunité de :

• réaliser une évaluation des performances du collaborateur ;
• identifier ses besoins en formation ;
• aligner les attentes du collaborateur avec les objectifs de l’équipe et de l’entreprise ;
• planifier le développement de carrière du collaborateur.
  

C’est aussi l’occasion d’aborder les compétences acquises et celles qui seront à développer via une formation pour améliorer la contribution du salarié à l’entreprise. Les enjeux d’une bonne gestion des entretiens professionnels sont donc nombreux, et les retombées sur la performance, considérables. 

En matière de cadre juridique, la législation française impose la tenue d’entretiens professionnels tous les deux ans au minimum, avec un bilan approfondi tous les six ans. Comme la tenue des documents obligatoires en entreprise, le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions financières pour l’entreprise : on s’assurera donc d’encadrer et de standardiser sa procédure d’entretien professionnel, de préférence à l’aide d’un logiciel de gestion.

Comprendre le logiciel de gestion des entretiens

L’outil de gestion des entretiens est spécialement conçu pour planifier, réaliser, suivre et analyser les différents types d’entretiens professionnels menés dans l’entreprise. L’assistant idéal, donc, pour centraliser les données d’évaluation des collaborateurs et accompagner la mise en place de campagnes d’entretien professionnel plus structurées.

L’outil de gestion d’entretien professionnel permet de digitaliser entièrement le cycle d’entretien, depuis la préparation des formulaires à la trame d’entretien professionnel jusqu’à l’exploitation des résultats. Doté de fonctionnalités de reporting, il permettra également de suivre les objectifs fixés et d’analyser les compétences des collaborateurs. Sa contribution est double : un accompagnement dans la préparation de chaque entretien, mais aussi une évaluation complète de la performance de chaque salarié.

On peut résumer ainsi les bénéfices du logiciel de gestion des campagnes d’entretien :

Avantage	Impact sur l’entreprise
Automatisation des processus administratifs	Gain de temps et réduction des erreurs
Centralisation des données d’entretien professionnel et annuel	Meilleure visibilité sur les talents et compétences
Suivi des objectifs collaborateurs	Amélioration de la performance individuelle et collective
Identification des besoins en formation de chaque salarié	Développement ciblé des compétences salarié
Historique des entretiens professionnels	Traçabilité et continuité dans l’évaluation et le suivi des collaborateurs

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Comment bien choisir son outil de gestion d’entretien professionnel ?

Les principales fonctionnalités du logiciel de gestion des entretiens professionnels

Pour apporter une contribution réelle, le logiciel de gestion des entretiens professionnels doit être doté de fonctionnalités telles que :

• Personnalisation des formulaires d’entretien : l’outil permettra d’adapter les trames selon le type d’entretien (annuel, professionnel, mi-année) et les spécificités des postes.
  
• Planification et rappels automatiques : le logiciel permet non seulement d’organiser facilement les campagnes d’entretiens, mais aussi de bien les préparer. Les alertes permettront de s’assurer que managers et collaborateurs anticipent suffisamment l’échéance.
• Suivi des objectifs : cette fonctionnalité du logiciel permettra de définir des objectifs clairs pour chaque collaborateur, qui seront abordés au cours des entretiens, puis d’en suivre la progression sur le plan annuel.
• Tableau de bord : l’interface fournira une visibilité instantanée sur les campagnes d’entretiens en cours, ainsi que la possibilité d’aller dans le détail (compétences et savoir-être de chaque collaborateur, performances chiffrées de chacun, besoin de forlation, prochaines échéances).
• Gestion des talents : une identification, suite à l’entretien, du parcours collaborateur, de sa satisfaction à son poste et des besoins en développement pour développer sa performance et ses compétences.
• Rapports et analytics : un bon outil de gestion d’entretien fournira des tableaux de bord et des outils d’analyse afin d’exploiter les données issues des entretiens et de soutenir la prise de décision.

Un logiciel de gestion d’entretien professionnel doit, d’une part, comporter ces fonctionnalités, mais aussi et surtout être simple à prendre en main par tous les acteurs impliqués dans le processus d’évaluation ! Car des fonctions bien maîtrisées seront synonymes d’entretien professionnel complet, et donc de meilleure atteinte des objectifs.

Les critères de sélection d’un bon outil de gestion des entretiens

Outre les fonctionnalités elles-mêmes, plusieurs critères méritent d’être étudiés pour choisir un logiciel parfaitement adapté à ses processus d’entretiens. Seront importants :

• L’ergonomie et l’expérience utilisateur : l’interface doit être intuitive tant pour les RH que pour les managers et les collaborateurs. La simplicité d’utilisation est essentielle pour l’adoption rapide du logiciel par les équipes.La flexibilité du paramétrage : le logiciel doit pouvoir s’adapter aux processus spécifiques d’entretien de l’entreprise, et non l’inverse.

• La sécurité des données : le logiciel ou l’outil choisi doit impérativement respecter les réglementations qui encadrent la protection des données personnelles, leur confidentialité et leur sécurité.

• L’accessibilité mobile : accéder au logiciel via smartphone ou tablette est indispensable pour les entreprises dont les collaborateurs sont mobiles.

• Les capacités d’intégration : pour que l’entreprise en tire pleinement parti, le logiciel doit se connecter facilement avec l’écosystème d’outils en place (SIRH, outils de formation…).

• Le support et l’accompagnement : l’accompagnement de l’éditeur ou de l’intégrateur du logiciel peut faire toute la différence dans la réussite du projet et de sa mise en place.

• Le rapport qualité-prix : le logiciel de gestion des entretiens est un véritable investissement. On s’intéressera donc à son retour sur investissement et l’on se projettera quant aux futurs gains de productivité, pour les collaborateurs comme l’entreprise.

Un logiciel de gestion d’entretien capable de maximiser l’utilité des échanges salarié

Au-delà des bénéfices sur le plan organisationnel, le logiciel de gestion d’entretien doit finalement rendre les managers entièrement disponibles pour l’échange lui-même. Formulaires préremplis, rappels automatiques et centralisation des données sont autant d’outils pour qualifier le temps passé avec chaque collaborateur et se concentrer sur l’essentiel : une écoute active, une analyse approfondie des salariés et un accompagnement personnalisé vers plus de performance.

Avec un logiciel de gestion d’entretien, l’entretien professionnel a davantage de chances de devenir un espace de dialogue à part entière. Les compétences, les aspirations et les objectifs des collaborateurs pourront y être abordés dans le détail. La préparation permise par le logiciel aidera le salarié comme le manager à structurer leur réflexion en amont, pour un échange plus riche et pertinent.

Choisir un logiciel de gestion d’entretien adapté, c’est donc – en principe – introduire plus de simplicité dans la préparation et la visualisation des campagnes d’évaluation. L’outil choisi devra apporter de la convivialité et de l’interactivité à l’entretien professionnel, des qualités qui profiteront aux deux parties : collaborateur et entreprise.

L’intégration de l’outil d’entretien dans le SIRH, pour une gestion optimale des données

Intégrer son outil de gestion d’entretien professionnel à un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est une manière de démultiplier son efficacité ! Cette interconnexion va notamment permettre à l’entreprise de :

• Faire remonter automatiquement les besoins en formation identifiés lors des entretiens vers le plan de développement des compétences ;
• Identifier les collaborateurs à potentiel d’évolution à partir des évaluations de performance ;
• Assurer une traçabilité complète des échanges de l’entretien dans le dossier du personnel ;
• Faciliter le suivi des objectifs et faire le lien avec les systèmes de rémunération variable ;
• Optimiser la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Un outil d’entretien professionnel bien intégré au SIRH, ce sont moins de doubles saisies et une plus grande cohérence des données RH qui circulent au sein des processus de l’entreprise. Avec cette intégration, les tableaux de bord RH s’enrichissent d’indicateurs issus des entretiens et le pilotage du capital humain répond davantage aux attentes des deux parties (performance globale, compétences, formation, bien-être au travail, etc.).

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Lucca Performance

Lucca Performance fournit à l’entreprise toutes les clés pour gérer facilement ses campagnes d’entretiens, et plus encore ! Avec des fonctionnalités couvrant l’ensemble du cycle de vie des entretiens professionnels et annuels, des aides à la création et la personnalisation de trame et une vraie capacité d’évaluation des performances, Lucca Performance est une solution tout-en-un que les managers comme les salariés apprécieront d’utiliser. 

Avec son paramétrage avancé de formulaires et de workflows d’entretien, l’interface de Lucca Performance s’adapte au profil de chaque entreprise. La solution s’appuie sur des fonctionnalités de planification, de rappel et de suivi pour une gestion fine des campagnes. Enfin, un module d’analytics permet de cibler plus finement ses objectifs et les compétences du salarié, pour la satisfaction des deux parties. L’intégration native deLucca Performance avec les autres modules RH en fait un outil facile à déployer et à prendre en main, et donc idéal pour se concentrer pleinement sur les temps d’échange avec ses salariés.

Lucca Performance excelle dans ce domaine avec des connecteurs prêts à l’emploi pour la plupart des SIRH du marché et des API ouvertes qui facilitent les développements spécifiques. Cet atout lui permet de s’imposer comme une solution centrale dans la stratégie de digitalisation RH.

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Skillup

La solution Skillup se concentre quant à elle sur l’évaluation et le développement des compétences. Lors de chaque entretien professionnel sont identifiés les écarts de compétences et élaborés des parcours de développement plus personnalisés. L’outil intègre des fonctionnalités d’auto-évaluation afin de responsabilisent le salarié dans son évolution professionnelle. Une manière de mieux maîtriser les objectifs futurs de chacun, d’identifier rapidement le besoin de formation et d’encadrer davantage la performance suite aux entretiens.

Côté intégration, Skillup s’interfacera avec les plateformes de formation, ce qui permettra d’alimenter automatiquement le plan de développement des compétences une fois les besoins identifiés en entretien.

Elevo

Le logiciel Elevo mise sur une approche agile de la gestion de la performance et des campagnes d’entretiens. Au-delà des entretiens annuels classiques, la solution permet une évaluation et un suivi continu des objectifs, et favorise les feedbacks entre manager et salarié. Cette approche dans l’air du temps permet de dépasser le cadre formel de l’entretien et d’offrir au salarié un espace d’échange plus vaste. Simplifié, l’entretien professionnel peut aller à l’essentiel. Avec son approche orientée performance, Elevo s’interfacera facilement avec les outils de gestion des objectifs et les systèmes de rémunération variable.

QuickMs

L’outil de gestion d’entretien QuickMs cible principalement les PME grâce à sa solution clé en main, facile à déployer et économiquement abordable. Son interface simplifiée permet une prise en main rapide, même pour des équipes RH réduites ou peu familières avec les outils digitaux. La solution contribue à fluidifier au plus vite les procédures d’entretien professionnel. Quant à l’intégration au SIRH, QuickMs, davantage positionné sur un logiciel stand-alone, s’illustrera moins dans ce domaine mais offre néanmoins des possibilités d’export pour le transfert des données dans d’autres systèmes.

MySilae

Avec sa solution RH complète et riche d’automatisation, MySilae accélère la digitalisation des processus RH et facilite la conformité réglementaire. Particulièrement adapté aux entreprises françaises, ce logiciel intègre automatiquement les évolutions légales concernant les entretiens professionnels et garantit la production de documents toujours conformes au cadre juridique. Le gain de temps est un argument fort de la solution qui, comme QuickMS, sera plus autonome qu’intégrée à un SIRH.

En résumé :

Logiciel	Facilité d’utilisation	Richesse fonctionnelle	Coût	Support client	Intégration SIRH
Lucca Performance	★★★★★	★★★★★	€€€	★★★★★	★★★★★
Skillup	★★★★☆	★★★★☆	€€	★★★★☆	★★★☆☆
Elevo	★★★★☆	★★★★☆	€€€	★★★★☆	★★★★☆
QuickMs	★★★★★	★★★☆☆	€€	★★★☆☆	★★☆☆☆
MySilae	★★★☆☆	★★★★☆	€€	★★★★☆	★★★☆☆

On notera enfin que le choix d’un logiciel et de son orientation sont grandement conditionnés par le besoin de l’entreprise et par sa stratégie d’entretiens ! Au-delà des fonctionnalités techniques, c’est avant tout la capacité de l’outil à s’adapter à la culture d’entreprise et à instaurer un véritable dialogue avec les salariés qui fera la différence. 

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