Désireuses de s’adapter aux nouveaux modes de travail, les entreprises adoptent massivement le flex office. L’objectif de cette pratique : optimiser les espaces et dans le même temps, répondre à une forte attente de souplesse des employés. Mais l’adoption du travail flexible est une véritable transformation et de ce fait, elle nécessite des outils adaptés pour bien gérer les bureaux et les ressources.
Comment, en 2026, choisir de manière éclairée son logiciel de flex office ? Tour d’horizon des 5 solutions les plus performantes.
Qu’est-ce que le flex office ?
Le flex office est un mode d’organisation au sein duquel les employés n’ont plus de poste de travail attitré. Avec cette nouvelle approche, les entreprises s’orientent vers un agencement plus souple des bureaux, les équipes choisissant leur espace de travail selon les disponibilités et leur besoin du moment. Contrairement au bureau traditionnel, le flex office offre une agilité inédite dans l’utilisation des espaces, et c’est là ce qui fait son succès.
La gestion du flex office est cependant complexe : avec l’essor du télétravail, de nombreuses entreprises constatent en effet que leurs espaces de bureau sont tantôt sous-utilisés, tantôt trop sollicités. Il s’agit donc d’optimiser sans cesse les bureaux disponibles selon le taux d’occupation réel des locaux, pour que chaque salarié évolue dans les meilleures conditions. Lorsqu’il est bien géré, le flex office permet de résoudre ce déséquilibre en temps réel et d’apporter plus de fluidité au travail.
En somme, et outre la seule flexibilité, on pourrait citer comme avantages du flex office :
- La réduction des coûts immobiliers par une meilleure utilisation des espaces ;
- L’amélioration de la collaboration entre équipes grâce aux espaces partagés ;
- L’attractivité de l’entreprise, qui montre ainsi sa capacité d’adaptation aux modèles de travail hybrides ;
- L’augmentation de la satisfaction des employés, qui bénéficient d’une plus grande autonomie.
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Pourquoi un logiciel de flex office est-il indispensable pour gérer le travail hybride ?
La transition vers le flex office est, bien sûr, source de défis organisationnels. Pas question de se contenter d’un tableau Excel pour résoudre des sujets de coordination complexes : pour les entreprises qui songent sérieusement à adopter le travail flexible, il est indispensable de s’appuyer un logiciel spécialisé pour se structurer, comme les solutions Lucca.
Le logiciel de flex office a pour rôle de centraliser la gestion des espaces et permet de visualiser en temps réel l’occupation des bureaux. Il facilite également la réservation des postes de travail, des salles de réunion et des autres lieux ou ressources partagés. Grâce au logiciel, les employés pourront planifier leur journée de travail selon les espaces disponibles et des présences de leurs collègues, sans incertitude.
Le logiciel de flex office n’est pas seulement un outil pratique ! Il contribue également au bien-être des équipes, dont il facilite le quotidien. Simples à identifier, les espaces disponibles peuvent être réservés en quelques clics depuis un smartphone ou un ordinateur. Chacun profite des espaces flexibles selon son rythme de travail, d’où une satisfaction significativement améliorée.
Du côté des décideurs et responsables RH enfin, les solutions de travail flexible fournissent des données précieuses sur l’utilisation réelle des espaces et le respect des jours télétravaillés. Les tableaux de bord RH sont clairs et contiennent des statistiques détaillées, lesquelles aideront par la suite à optimiser la configuration des bureaux et à prendre les bonnes décisions en matière immobilière.
Les critères essentiels dans le choix d’un logiciel de flex office
Les fonctionnalités indispensables
Pour délivrer son plein potentiel, un logiciel de gestion du travail flexible doit disposer de certaines fonctionnalités essentielles. Parmi les indispensables :
| Interface claire pour connaître les disponibilités | L’interface doit permettre aux employés de visualiser la disponibilité des espaces et de connaître le planning des membres de leur équipe |
| Processus d’approbation rapide | L’approbation des demandes de télétravail et leur plafonnement doivent être facilement traités par l’outil, et les démarches réalisables en quelques clics |
| Tableaux de bord analytiques | Côté décideurs et managers, le logiciel fournira des rapports détaillés quant à l’occupation des espaces et à la coordination du télétravail |
La facilité d’utilisation et l’intégration
L’adoption d’un logiciel de flex office par les équipes dépendra largement de sa simplicité d’utilisation. Pour s’assurer que l’outil soit utilisé régulièrement et remplisse bien son rôle, l’entreprise aura tout intérêt à choisir une interface intuitive et graphique, ainsi que des fonctionnalités en un clic, qui ne retardent pas les salariés dans leur quotidien !
L’intégration avec les systèmes existants de l’entreprise ne doit pas être négligé. Le logiciel doit pouvoir se connecter aux autres outils utilisés par l’entreprise : outils des ressources humaines bien sûr – en premier lieu, la gestion des congés –, mais aussi bureautique avec la messagerie, les calendriers ou encore les contrôles d’accès. Ainsi, l’expérience sera plus fluide.
Les 5 meilleurs logiciels de gestion de flex office en 2026
1. Lucca Office : la solution complète pour entreprises de toutes tailles
Lucca Office, c’est la référence en matière de gestion du flex office ! Solution 100% tournée vers la satisfaction des collaborateurs, Lucca Office concilie simplicité pour les salariés en quête d’un bureau et visibilité pour les managers.
L’interface intuitive permet aux employés de visualiser en temps réel l’occupation des espaces de travail et d’accéder à un planning partagé. Présence au bureau et jours télétravaillés sont signalés en un clic à l’employeur. Côté management, Lucca Office simplifie les processus d’approbation et garantit une application à la lettre de la charte de télétravail de l’entreprise. L’application fournit des données graphiques et claires pour comprendre l’occupation des bureaux et toujours garder la main sur les conditions de travail.
Lucca Office s’illustre tout particulièrement par :
- Sa simplicité d’utilisation, pour une gestion du travail flexible qui n’alourdit pas le quotidien des collaborateurs ;
- Ses plannings partagés et optimisés, pour garder la main sur les présences et absences au bureau de chacun ;
- Son système de notifications, pour mutualiser le traitement des demandes et simplifier la tâche des managers ;
- Son intégration native avec la gestion des congés, essentielle pour une gestion fluide du flex office et de l’ensemble des RH.
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2. Deskare : l’application privilégiée des grands groupes
Deskare est un excellent choix pour les grands groupes. La solution cloud mise sur une approche très visuelle de la gestion des espaces de travail, adaptée aux effectifs réduits.
L’application mobile de Deskare est son principal atout : visualisation des bureaux, zoning et identification rapide des employés sur place sont autant d’éléments permettant de bien s’organiser. Le flex office se fait ainsi une place plus aisément parmi les équipes, même les moins technophiles.
Deskare se distingue également en matière de collecte et d’analyse des données d’occupation. Le logiciel permet aux entreprises d’identifier rapidement les zones surexploitées ou sous-utilisées : des informations qui permettent d’optimiser la configuration des espaces, mais aussi de planifier les besoins futurs.
3. Semana : expert de la gestion des grands espaces
Pour les entreprises disposant de vastes surfaces de bureau, ou même de plusieurs sites, Semana est une solution particulièrement adaptée. Le logiciel a la particularité de traiter des environnements complexes allant jusqu’à plusieurs milliers de postes de travail.
Applications pour communiquer (Teams, Slack), algorithmes de mise en relation et gestion avancée des salles de travail : la solution permet aux collaborateurs de toujours se retrouver aisément. Semana met à l’honneur le lien social et facilite la collaboration. Des règles d’affectation précises des espaces et une mise en application rigoureuse de la politique de télétravail viennent compléter l’offre du logiciel, qui assure ainsi une parfaite maîtrise du cadre juridique du flex office.
Enfin, Semana fournit des insights quant aux habitudes de travail des employés et facilite l’export des données. Facilement intégrable au SIRH, la solution devient partie intégrante du fonctionnement des ressources humaines.
4. Deskbird : la simplification du flex office dans ses moindres détails
La solution de travail flexible Deskbird mise quant à elle sur l’intuitivité et la recherche simplifiée d’espaces de travail. L’application a pour fer de lance une capacité de réservation d’un bureau par zone, qui permet aux entreprises d’organiser les espaces de travail en quartiers thématiques ou en départements. Entre réservation de bureaux, planification d’équipe et analyses d’occupation des espaces, Deskbird simplifie toutes les composantes du flex office, pour une gestion RH l’esprit libre.
On notera également la possible intégration de Deskbird avec Microsoft 365, Google Workspace et Slack et l’accès à des tableaux de bord analytiques pour optimiser l’utilisation des espaces et comprendre les habitudes de présence des équipes.
5. Moffi : une solution conçue pour le smart office
Moffi a été pensée pour répondre simultanément aux besoins de quatre utilisateurs types : managers, RH, office managers et collaborateurs. Le logiciel remplit ainsi une quadruple fonction et s’intègre dans les pratiques de travail quotidiennes de toute l’entreprise.
L’interface de Moffi – et son application très intuitive – permet de planifier facilement les journées de présence au bureau et de télétravail. La présence de chaque collaborateur, mais aussi les plannings et les absences sont regroupés sur un tableau de bord très visuel et modulable. Moffi mise sur une organisation à l’avance, qui laissera aux équipes toute latitude pour faire avancer leurs projets.
L’intégration du logiciel avec une multitude d’autres outils du SIRH ou de bureautique est un autre argument fort de Moffi. La solution permet ainsi aux entreprises de viser une organisation de type « smart office », où toutes les données pourront être exploitées au service de l’optimisation des espaces.
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