Pas de ressources humaines sans gestion rigoureuse des entretiens professionnels ! Ces rendez-vous avec les collaborateurs représentent bien plus qu’une simple formalité administrative. Pour l’entreprise, l’entretien est un puissant levier de développement pour atteindre ses objectifs et une manière de valoriser ses talents. Afin d’accompagner ses salariés comme il se doit, on prendra soin de s’informer sur la gestion des entretiens et de s’équiper du bon logiciel.
Dans la suite de cet article, découvrez notre guide de la démarche complète pour couvrir tous les points importants de vos entretiens professionnels.
Les enjeux de la gestion des entretiens professionnels
La gestion des entretiens professionnels est une évaluation qui répond à des enjeux de toutes natures, tant pour l’entreprise que pour le salarié. Ces temps d’échange réguliers contribuent en effet à aligner les ambitions des collaborateurs avec la vision et les objectifs de l’entreprise. Mieux vaut donc ne pas manquer ce jalon important dans le parcours de l’employé.
Côté entreprise, la fidélisation des talents est un enjeu majeur des entretiens professionnels. En effet, l’entreprise a, lors de ces entretiens, l’opportunité de s’engager pour le développement professionnel de chaque collaborateur. Un entretien bien mené permettra d’identifier les aspirations de formation et d’évolution afin de construire des parcours de carrière motivants : une manière de prolonger le temps des employés dans l’entreprise, mais aussi d’attirer de nouveaux talents en bâtissant une solide image employeur.
Avec l’entretien professionnel, l’employeur cherchera aussi à valoriser ses ressources humaines. Ce jalon sera donc important pour évaluer les compétences de chaque collaborateur, anticiper les besoins en formation et détecter les potentiels. Avec une bonne gestion des entretiens professionnels, c’est toute l’employabilité du salarié pour les années à venir qui se dessine : pour l’organisation, il est donc essentiel de ne pas manquer le rendez-vous. A terme, des talents bien gérés permettront à l’entreprise de répondre à ses objectifs, et apporteront plus de performance et de sens aux actions menées.
Le collaborateur, quant à lui, peut exploiter l’entretien professionnel pour faire le point sur son parcours, ses compéttences, exprimer ses souhaits d’évolution ou de formation, et obtenir une vision claire de son avenir dans l’organisation. Il attendra donc généralement de l’entreprise :
- la reconnaissance de ses compétences acquises et leur valorisation dans son parcours professionnel ;
- l’identification des formations adaptées à ses aspirations et aux besoins / objectifs de l’entreprise ;
- la construction d’un projet professionnel cohérent et réalisable ;
- l’accès à des opportunités de mobilité interne ou d’évolution vers de nouvelles responsabilités ;
- …ou encore la possibilité de faire entendre ses attentes en matière de conditions de travail et d’équilibre vie professionnelle-vie personnelle.
Les attentes autour de l’évaluation professionnelle sont donc nombreuses du côté des collaborateurs comme des entreprises. Si un cadre de qualité est instauré lors de ces entretiens, chacun des salariés pourra être entendu et ses compétences correctement valorisées, dans l’intérêt des deux parties.
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Le cadre des entretiens professionnels, essentiel pour accompagner le salarié
Les entretiens professionnels s’inscrivent dans un cadre légal précis qui structure leur périodicité et leur contenu. La loi impose un rythme biennal pour l’entretien professionnel, complété par un bilan approfondi tous les six ans. Des entretiens d’évaluation spécifiques sont également prévus après certains événements de vie professionnelle tels qu’un congé maternité, un arrêt longue maladie ou un mandat syndical.
Sur l’employeur pèse une importante responsabilité : celle d’organiser ces échanges avec ses collaborateurs et d’en assurer la traçabilité. Le non-respect de ses obligations peut entraîner des sanctions, notamment l’abondement du Compte Personnel de Formation du salarié.
Enfin, il est à noter que l’entretien professionnel et l’entretien d’évaluation annuel sont deux types d’entretien bien différents ! Si la trame d’entretien professionnel se concentre sur les perspectives d’évolution, de formation et le développement des compétences, le second évalue la performance et fixe les objectifs opérationnels. On s’assurera donc de distinguer les rendez-vous, – et les comptes-rendus d’entretien – pour traiter chaque sujet comme il se doit.
Les différentes étapes de la gestion des entretiens professionnels
Une fois le cadre légal et les prérequis bien compris, il est temps de passer à l’action. L’entretien professionnel suivra généralement des étapes précises afin que les informations importantes soient bien récoltées. Les étapes essentielles sont notamment :
La préparation de l’entretien
La préparation d’un entretien professionnel nécessite une implication égale du manager et du collaborateur pour garantir un échange constructif. Côté manager, on réalisera une analyse approfondie du dossier du salarié, avec notamment son historique de formation, ses précédentes évaluations et les objectifs atteints. Avant l’entretien, le manager aura tout intérêt à se documenter sur les évolutions possibles pour le salarié au sein de l’organisation, les besoins futurs en compétences et les opportunités de mobilité interne. Muni de cette vision à 360°, il abodera l’entretien avec des propositions concrètes et adaptées au profil du collaborateur.
Le salarié n’est pas non plus exempt de préparation ! L’entretien est un moment privilégié pour faire le point sur son parcours, identifier ses réussites et réfléchir à ses aspirations d’évolution. Cette réflexion doit s’accompagner d’un travail d’auto-évaluation des compétences acquises et de celles à développer pour atteindre ses objectifs professionnels. Le collaborateur peut s’appuyer sur des outils comme le bilan de compétences ou le portfolio professionnel pour structurer sa réflexion et présenter ses attentes lors de l’entretien.
La conduite de l’entretien
L’entretien professionnel se déroule idéalement en plusieurs phases :
| La phase d’ouverture pose le cadre de l’échange | Le manager rappelle alors la finalité de l’entretien, sa durée prévue et les points qui seront abordés. Ce moment permet d’installer un climat de confiance propice au dialogue |
| Bilan de la période écoulée | Le collaborateur présente son parcours depuis le dernier entretien. On analyse alors les éventuelles formations suivies, les certifications obtenues et les nouvelles compétences acquises. Le manager et le salarié évaluent ensemble l’atteinte des objectifs précédemment fixés |
| La projection vers l’avenir | Au cœur de l’entretien professionnel, à cette étape, le collaborateur peut exprimer ses souhaits d’évolution, de formation et ses aspirations, tandis que le manager présente les opportunités au sein de l’organisation. Ensemble, ils identifient les besoins pour concrétiser ces projets |
L’entretien se conclut enfin par une synthèse et par l’élaboration d’un plan d’action concret. On formalisera alors les décisions prises et les engagements mutuels, et l’on décidera d’un calendrier précis pour leur mise en œuvre.
Les spécificités de l’entretien selon le profil des collaborateurs
Si l’entretien professionnel suit un déroulé similaire pour chaque collaborateur, chaque entretien doit bien sûr s’adapter au profil du salarié. Pour un jeune talent, on se penchera généralement sur les perspectives d’évolution rapide tandis qu’un salarié expérimenté pourra s’orienter vers la transmission des compétences ou une mobilité transverse. D’autres sujets peuvent émerger lors de l’entretien, tels que l’aménagement du temps de travail ou le départ prochain du collaborateur à la retraite. Il est important pour l’employeur de repérer les spécificités de chaque profil et de les aborder si nécessaire.
Le suivi de l’entretien professionnel, aussi important que la période d’échange
Pour être fructueux, l’échange doit être non seulement traçable, mais aussi suivi d’actions concrètes. C’est là toute l’utilité du suivi d’entretien professionnel. S’il n’existe pas d’obligation légale concernant la mise en forme ou l’utilisation d’un logiciel, on s’assurera de produire un compte-rendu d’évaluation pour le salarié et d’en conserver un au sein de l’entreprise.
Ce compte-rendu aura une utilité immédiate, mais aussi à long terme : on s’assurera lors de l’entretien suivant que le plan d’action a été mis en œuvre et que les engagements de chaque partie ont été respectés.
Lors de ces entretiens, la formalisation des conclusions est donc particulièrement importante. Le compte-rendu doit être précis, validé par les deux parties et archivé de manière sécurisée. Le plus souvent, un logiciel permettra de ne rien manquer des points importants et de tracer toutes les décisions issues de l’échange, mais également des entretiens précédents.
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Comment améliorer la gestion des entretiens professionnels
Soigner la communication
À l’origine d’un entretien professionnel réussi, il y a une communication de qualité ! L’écoute active est le socle d’un échange constructif : le manager doit porter une attention particulière aux propos du collaborateur et s’assurer de la clarté du feedback de part et d’autre, pour que le futur plan d’action ait toutes les chances d’être suivi.
Une planification rigoureuse, avant comme après l’entretien, sera elle aussi essentielle. Les périodes d’entretien doivent être anticipées et communiquées suffisamment à l’avance pour permettre à chaque partie de se préparer. Une durée minimale d’une heure garantit un échange approfondi sans précipitation. Le suivi régulier des objectifs et de la performance démontrera quant à lui le sérieux de la démarche et renforcera la confiance du collaborateur dans le processus. Là aussi l’utilisation d’un logiciel dédié est vivement recommandé.
Utiliser une grille d’entretien professionnel
La grille d’entretien professionnel est un outil de choix pour structurer et formaliser l’échange. Elle garantit que tous les sujets importants seront abordés et assure une cohérence entre tous les entretiens menés dans l’entreprise. Cette trame guide le manager et ses collaborateurs à travers les différentes étapes de l’entretien, depuis le bilan des actions passées jusqu’aux projets d’évolution. Elle facilite également la prise de notes et la rédaction du compte-rendu, essentiels pour le suivi des décisions.
Pour le salarié, la grille pose un cadre rassurant : grâce à elle, il lui sera possible d’anticiper les thèmes abordés et de préparer ses réponses. Le plus souvent, le logiciel de gestion des entretiens professionnels de l’entreprise proposera des modèles de grilles adaptés à l’entreprise et à ses collaborateurs.
Adopter un logiciel de gestion pour accompagner ses entretiens professionnels
Un entretien professionnel de qualité n’est jamais aussi bien structuré que par un outil logiciel. L’utilisation d’un logiciel spécialisé dans la gestion d’entretien permettra de standardiser le cadre, et d’établir de bonnes conditions pour l’échange. Le logiciel de gestion des entretiens a en effet pour fonction de centraliser les informations RH essentielles et de permettre leur actualisation rapide au fil du parcours salarié. Mieux gérées et toujours actuelles, les données de chaque collaborateur deviennent une base précieuse pour l’entretien.
Logiciel intuitif par excellence, Lucca Performance facilite la préparation de chaque évaluation et accompagne les managers tout au long du suivi des salariés. Parmi les fonctionnalités du logiciel Lucca Performance, on retrouve les indispensables tels que :
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Gestion des campagnes d’entretiens |
Consultation de l’historique salarié, préparation de formulaires personnalisés, notifications avant et après le processus d’entretien |
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Interface intuitive pour managers et collaborateurs |
Collecte simple des données de part et d’autre, import et export d’informations pour définir un plan d’action |
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Collecte et mise à jour en temps réel |
Priorisation immédiate des objectifs, archivage une fois réalisés, enrichissements et ajouts en temps réel lors de l’entretien. |
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Création de rapports d’analyse |
Objectifs clairs pour chaque salarié, suivi des projets en cours et des compétences de chaque salarié, objectifs d’équipe |
Les fonctionnalités de Lucca Performance sont non seulement un accélérateur et un outil pour maîtriser les entretiens professionnels, mais elles contribuent aussi à la qualité d’échange. Disponibles en temps réel, les données salarié permettent de personnaliser l’évaluation et de fournir les clés de la réussite à chaque talent de l’entreprise. Lucca Performance permet une gestion continue des salariés et une visibilité totale sur leur parcours.
Ainsi, assurée par un logiciel complet, la gestion des entretiens professionnels devient un levier de développement pour l’entreprise, mais aussi d’épanouissement pour les collaborateurs. En conjuguant bonnes pratiques et structuration des échanges, assurez-vous de ne rien manquer des besoins internes et de bâtir une marque employeur forte, qui bénéficiera à la performance.
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