Réussir l’intégration d’une GTA au sein de votre SIRH

Bien que cruciale, la gestion des temps et des activités reste, dans les faits, souvent isolée du système d’information RH. Ce traitement à part est souvent source d’erreurs et de ressaisies : le projet GTA SIRH vise justement à rétablir cette continuité. Car bien intégrées au SIRH, les données ont de meilleures chances de circuler entre les collaborateurs, les managers, les ressources humaines et la paie sans heurt ni interruption. Bien sûr, toute intégration implique de comprendre son entreprise, de préparer les données et d’accompagner les utilisateurs.

Découvrez les enjeux, les étapes de cadrage et les conditions d’un déploiement solide de la GTA.

Pourquoi intégrer la GTA à son SIRH ?

Les limites d’une gestion des temps déconnectée

Lorsqu’elle est trop fragmentée, la gestion des temps crée des écarts difficiles à comprendre entre les données. Les conséquences incombent souvent aux équipes RH, qui doivent alors comparer plusieurs sources et corriger manuellement les éléments variables. Le calcul lui-même perd en fiabilité lorsqu’il ne s’appuie pas sur une source commune.

La dispersion des données empêche aussi l’entreprise de bénéficier d’une vue claire sur ses ressources disponibles et sur la charge prévue. Mis bout à bout, ces incertitudes compliquent la planification des activités et poussent les équipes internes à effectuer leur propre suivi, créant à leur tour de nouvelles sources de données.

Sans surprise, ce manque d’unicité pèse au quotidien, tant sur les salariés qui doivent se tourner vers les ressources humaines, que pour les managers et la paie. Les tâches supplémentaires mobilisent un temps précieux, sans pour autant améliorer la gestion du personnel.

Le risque est également réglementaire puisque l’entreprise doit maîtriser les plafonds de temps de travail, les repos des salariés, les heures supplémentaires… Des données incomplètes ou dispersées sont synonymes de mauvais suivi, et donc de faible conformité.

Les bénéfices d’une GTA intégrée au SIRH

L’intégration d’une Gestion des Temps et des Activités au SIRH est riche d’avantages : avant tout, elle crée un référentiel unique dont vont bénéficier l’ensemble des collaborateurs. Toute modification de contrat, d’horaire ou d’affectation viendra alimenter les modules sans qu’une nouvelle saisie soit nécessaire. Avec la GTA, on centralise des données parfaitement cohérentes avec le dossier salarié et la paie.

La gestion des temps impacte aussi la fluidité des processus. La chaîne entière est mieux maîtrisée, puisque c’est depuis un même espace que les employés déclarent une activité ou demandent des congés et que les managers valident ces demandes. Les compteurs sont ensuite mis à jour, l’équipe RH n’intervenant que lorsqu’une anomalie nécessite un contrôle.

Par ailleurs, lorsque la GTA est intégrée au fonctionnement de l’entreprise, c’est toute la paie qui devient plus fiable. On applique aux absences des salariés, astreintes ou heures supplémentaires des règles de calcul définies en amont et tout traitement erroné disparaît ainsi à cette étape.

Enfin, la GTA permet à l’entreprise de disposer de rapports plus solides sur l’absentéisme, la gestion des congés, les activités ou les volumes d’heures travaillées. On suivra ainsi ses coûts et ses plannings de manière plus réaliste, les salariés bénéficiant eux aussi d’une meilleure visibilité sur leur solde de congés et leurs demandes en cours.

Préparer votre projet GTA SIRH : les étapes de cadrage

Pour qu’il apporte à l’entreprise tous les bénéfices espérés, le projet d’intégration de GTA devra être cadré de près. Pour cela, on suivra un certain nombre d’étapes, les plus importantes étant :

Réaliser un état des lieux et définir vos besoins

Le projet d’intégration commence le plus souvent par l’observation du fonctionnement réel en interne. On s’intéressera tout particulièrement à la saisie des temps actuellement en vigueur, aux plannings, la gestion des absences, processus de validation et au transfert vers la paie. Cette étude permet de mettre en lumière les problèmes de double saisie ou l’existence de plusieurs fichiers en parallèle.

Vient ensuite le recensement des règles de gestion telles que :

• Accords ;
• Conventions collectives ;
• Horaires variables ;
• Astreintes.

Tous les salariés d’une organisation ne représentent en effet pas la même contrainte de gestion. Cadres au forfait jours, salariés à temps partiel, mobilité des employés créeront autant d’usages différents du futur outil de gestion.

Pour voir plus clair parmi les besoins et les fonctionnalités attendues pour sa GTA, on pourra distinguer trois niveaux de fonctionnalités :

• En premier lieu, les fonctions indispensables à la paie, au suivi du temps de travail et à la conformité
• Puis les fonctions souhaitables, qui simplifieront l’activité des managers ou des salariés (comme le logiciel des gestion des congés)
• Enfin, les évolutions futures de l’outil, utiles si l’organisation, les effectifs ou les plannings sont amenés à changer.

Hiérarchiser ainsi les besoins est aussi une manière de bien mesurer les coûts et de comparer les solutions sur des critères réellement propres à l’entreprise, sans disperser les efforts.

Côté humain, les futurs utilisateurs devront bien sûr être associés à cette étape de cadrage. Les ressources humaines, qui connaissent les processus, mais aussi la paie pour la partie des calculs, les managers pour les contraintes du terrain et la DSI afin d’anticiper les connexions nécessaires entre les outils.

Choisir la solution et anticiper les contraintes techniques

Pour bien choisir son outil de Gestion des Temps et Activités, la seule couverture fonctionnelle n’est pas suffisante : le succès se jouera aussi bien dans le paramétrage, l’ergonomie et l’accès à distance que dans le reporting et l’interopérabilité du logiciel. La solution n’aura finalement d’intérêt que si elle est utilisée par tous, sans contrainte réelle.

Le plus souvent, l’entreprise aura le choix entre une GTA native dans son SIRH et un module externe, à intégrer au logiciel RH. Chacune de ces deux options a ses avantages, avec :

Option	Principaux atouts	Points à contrôler
GTA native dans le SIRH	Données réunies dans le même système, navigation homogène, moins d’interfaces à maintenir	Capacité du module à gérer les règles de travail propres à l’entreprise et à suivre leur évolution
Solution GTA indépendante	Fonctionnalités souvent plus poussées pour traiter les organisations et les règles complexes	Fiabilité des échanges avec le SIRH et la paie, fréquence de synchronisation, temps et compétences nécessaires pour maintenir ces connexions

On choisira plutôt un module GTA natif pour gérer les règles de l’entreprise. S’il couvre correctement les cycles, les calculs, les accords internes, on choisira plutôt cette solution, qui évite d’ajouter une nouvelle interface. Si les fonctions sont insuffisantes, l’entreprise pourra retenir un logiciel GTA indépendant, plus complet, puis le connecter à son SIRH et à la paie.

Quelle que soit la solution retenue, les flux de données seront à définir précisément. Pour chaque connexion avec la paie, les badgeuses, la planification ou l’ERP, on déterminera quelles données circulent, dans quel sens, à quelle fréquence et avec quels contrôles pour bien cerner ce que l’on attend de l’outil.

Enfin, la sécurité est une question essentielle : droits d’accès, hébergement et durées de conservation doivent correspondre à la nature des données traitées. Si l’entreprise choisit un logiciel GTA indépendant, l’intégrateur configure ses connexions avec le SIRH, la paie et les autres systèmes concernés. Il vérifie la bonne circulation des données, puis documente le fonctionnement pour faciliter la maintenance après le déploiement.

Déployer et faire vivre la GTA intégrée

Une fois la solution choisie et le projet cadré, reste à traduire les règles de l’entreprise dans le logiciel et à en faire un outil du quotidien ! Au-delà des premières utilisations, le déploiement d’une GTA se poursuivra aux étapes de formation, de suivi des résultats et de futurs ajustements du paramétrage.

Réussir son paramétrage et sa mise en production

Le déploiement ne peut se faire sans responsables pour le piloter, idéalement un salarié des RH et un référent technique chargé des flux de données. La paie et un petit nombre de salariés utilisateurs valideront ensuite le fonctionnement en conditions réelles.

Le paramétrage est d’autant plus important qu’il traduit précisément les règles de l’entreprise tels que les compteurs, les seuils, les majorations, les congés ou encore les validations dans l’outil. Il est donc essentiel que métiers et département technique emploient ici un langage commun.

Avant la mise en production, l’entreprise doit organiser le transfert de ses informations depuis les anciens outils vers la nouvelle GTA. Toutes les données historiques n’ont pas besoin d’être importées. Les indispensables : celles qui assurent la continuité de la gestion, comme les affectations des collaborateurs, les soldes de congés, les compteurs ou les plannings en cours.

Les tests, eux, serviront à traiter les situations ordinaires, mais aussi certains cas particuliers. Les mener permettra de corriger les écarts avant déploiement du logiciel à toute l’entreprise.

Accompagner le changement et piloter la performance

L’intégration d’une GTA est synonyme de nouveaux usages : la formation est de mise pour un outil vraiment adopté.

L’objectif premier est une formation adaptée au rôle de chacun. Côté salarié, on apprendra à déclarer son temps et à consulter ses soldes. Les managers, eux, apprendront à valider les demandes et suivre les plannings, tandis que les équipes RH contrôleront facilement les données et corrigeront les anomalies.

Après de premières semaines d’utilisation, on pourra apporter des corrections précises et affiner le paramétrage de l’outil. C’est étape par étape que l’entreprise mettra en place une GTA qui se fond dans son organisation. Notons qu’il est utile de disposer d’un référent GTA côté RH pour conserver une vue d’ensemble après le lancement.

Faire de la GTA une composante durable du SIRH

Réussir un projet GTA SIRH demande autant de précision dans le cadrage que de soin dans le déploiement. Le logiciel apporte certes une base de travail commune, mais sa valeur dépend avant tout de la traduction des règles et de la qualité des données.

Après quelques mois d’utilisation, l’entreprise pourra mesurer les effets réels du projet : gain de temps pour la paie, simplicité des validations ou volume de demandes. Ces résultats valideront les choix faits en amont ou fourniront des éléments pour améliorer encore son système.

Avant tout choix de solution, donc, une démonstration sera nécessaire. Celle-ci permettra d’observer, et de réellement sélectionner sa GTA sur des bases adaptées, avec à la clé de meilleures chances de succès.