Comment bien gérer les frais professionnels ?

La gestion des frais professionnels évolue rapidement. Entre les nouvelles pratiques de télétravail, les outils numériques et les exigences de conformité, s’adapter est la règle n°1 pour maîtriser les dépenses tout en assurant à son entreprise une attractivité maximale pour les salariés. 

Des différents types de notes de frais aux justificatifs attendus en passant par les bonnes pratiques, découvrez comment soigner votre gestion des frais professionnels.

Comprendre les frais professionnels et leur cadre d’application

Les frais professionnels, soit les dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son travail, pour le compte de l’employeur, sont souvent nécessaires à l’activité d’une entreprise. Selon leur nature et leurs montants, ces frais seront remboursés au salarié sur présentation d’une note dûment remplie. La condition : respecter les limites fixées par l’administration fiscale et la sécurité sociale.

Sur le plan pratique, on distingue généralement deux modalités de remboursement des frais professionnels par l’entreprise :

Remboursement au réel	Le salarié avance alors les sommes, puis présente les justificatifs pour obtenir le remboursement des dépenses engagées
Forfait ou indemnité forfaitaire	L’employeur verse un montant prédéterminé, basé sur des montants de référence (indemnités kilométriques ou forfait repas, par exemple). Aucun justificatif n’est alors nécessaire

Le choix de l’un de ces deux modes dépendra à la fois de la culture de l’entreprise, du type de dépenses engagées et du niveau de contrôle souhaité. Dans les deux cas, les remboursements effectués dans les limites prévues par l’URSSAF sont exonérés de cotisations sociales, à condition que la dépense soit justifiée par un motif professionnel réel. Nous verrons par la suite que la digitalisation de ces processus, avec les solutions Lucca par exemple, est primordiale pour améliorer la gestion des frais professionnels.

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Les différents types de frais professionnels

Les notes de frais couvrent un panel très large de dépenses professionnelles. On peut cependant les classer en grandes catégories de frais, telles que :

Les frais de repas

Le salarié en déplacement peut créer une note de frais pour les dépenses de restaurant ou de restauration rapide qu’il a engagées. Il pourra alors bénéficier d’un remboursement au réel sur présentation d’un justificatif (ticket ou facture), ou d’un remboursement forfaitaire (l’employeur peut alors appliquer un montant fixe journalier exonéré de cotisations sociales, dans la limite réglementaire).

On notera que les repas pris sur le lieu de travail ou en télétravail peuvent aussi ouvrir droit à une prise en charge partielle des notes de frais, selon les accords internes de l’entreprise.

Les frais de déplacement

Ces frais regroupent les indemnités kilométriques pour l’usage du véhicule personnel du salarié, celui des transports en commun ou de taxis et VTC.

• Les indemnités kilométriques sont calculées selon un barème officiel qui prend en compte la puissance fiscale du véhicule et les kilomètres parcourus
• Les billets de train, d’avion ou de métro devront quant à eux faire l’objet d’un justificatif, et la note de frais devra mentionner le montant et la date du trajet.
• Les frais de transport domicile-travail peuvent faire l’objet d’une prise en charge partielle, par exemple dans le cas d’un abonnement aux transports en commun ou d’un forfait mobilités durables (vélo, covoiturage…)

Les frais d’hébergement

Le salarié en mission ou en déplacement de plusieurs jours peut bénéficier du remboursement de ses frais d’hébergement (hôtel, location courte durée). Ce remboursement se fera au réel, sur présentation de notes de frais détaillées. Certaines entreprises mettent en place des plafonds par nuit selon la destination.

Les frais de télétravail

Très présent dans les entreprises, le télétravail influence désormais les politiques internes en matière de notes de frais. Certains employeurs versent ainsi une indemnité forfaitaire mensuelle pour couvrir une partie des charges liées au travail à distance (électricité, internet, mobilier). 

Les autres dépenses spécifiques

Certains postes de travail sont sources de dépenses telles que les frais de représentation, de fournitures professionnelles, de matériel informatique, les invitations de clients au restaurant ou encore la participation à des salons. Il incombera alors à l’entreprise de définir une politique adaptée à ses propres usages en matière de notes de frais.

En résumé, les notes de frais et leurs modalités de remboursement sont principalement les suivants :

Type de frais	Mode de prise en charge	Justificatif requis	Montants / limites 2026 (indicatif)	Particularités
Repas	Réel ou forfaitaire	Oui (réel) / Non (forfait)	Forfait autour de 20 € / repas	Télétravail possible sous conditions
Déplacements	Réel ou barème kilométrique	Oui	Barème fiscal selon véhicule	Trajets domicile-travail partiellement remboursables
Hébergement	Réel	Oui	Plafonds par nuit selon lieu	Hôtel ou location courte durée
Télétravail	Forfaitaire	Non	Montant exonéré selon Urssaf	Versement mensuel ou trimestriel
Autres dépenses	Réel	Oui	Variable	Représentation, fournitures, événements

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Les enjeux fiscaux et sociaux d’une bonne gestion des notes de frais

Pour toute entreprise, en plus d’être un point important de la fidélisation des salariés, la gestion des frais professionnels est aussi une question de conformité. 

Il est en effet important de noter que :

• Chaque remboursement doit respecter le montant et le plafond fixé par l’administration
• Les indemnités versées au-delà des limites sont réintégrées dans l’assiette des cotisations sociales
• La déduction de la TVA sur certaines dépenses (notamment les frais de restaurant ou de transport) est soumise à des règles précises
• En cas de contrôle, des justificatifs incomplets ou des pratiques floues peuvent entraîner un redressement pour l’entreprise

Pour l’employeur, il s’agira donc de rester à jour et d’actualiser chaque année sa politique interne selon les barèmes officiels et les évolutions légales.

Les bases d’une bonne gestion des notes de frais

Pour une bonne gestion de ses notes de frais, l’entreprise a tout intérêt à bien s’organiser ! Justificatifs pour chaque dépense et réflexion sur les besoins professionnels des salariés seront indispensables pour éviter les dérives.

1. Mettre en place une politique interne claire en matière de notes de frais

La clarté est la première règle pour qui souhaite bien encadrer ses notes de frais. La politique de prise en charge des frais professionnels de l’entreprise devra ainsi préciser les dépenses autorisées, les montants remboursés et leur plafond, les délais de dépôt des notes de frais et la procédure de validation. Établir un document officiel en la matière permettra de limiter les erreurs et mauvaises interprétations côté salarié.

2. Exiger des justificatifs

Pour tout remboursement au réel, il est indispensable que le salarié fournisse un justificatif lisible, daté et conforme. Les copies numériques seront acceptées à condition d’être sécurisées. Cette rigueur est gage de conformité fiscale et sociale et a l’avantage de faciliter la gestion comptable.

3. Contrôler systématiquement les montants

Si disposer de notes de frais claires est essentiel, les contrôler l’est tout autant ! Après réception, on s’assurera du respect des limites de montant, de la cohérence entre les dépenses et la mission, et de la présence des justificatifs. C’est le meilleur moyen de réduire le risque de fraude et celui d’un redressement en cas d’audit.

4. Respecter les délais de remboursement

Bien sûr, le remboursement rapide des notes de frais est indispensable pour ne pas traîner dans sa gestion interne. Des délais trop longs augmentent également le risque d’erreurs ou d’oublis, mais ils créent également de la frustration chez les salariés ! Rembourser rapidement les notes de frais sera gage de plus de confiance.

5. Numériser et automatiser la saisie

La multiplication des notes de frais et leurs nombreuses catégories imposent de la méthode… et bien souvent, de disposer d’un logiciel dédié à la gestion des dépenses ! La dématérialisation des notes de frais est essentielle. Un outil doté d’une application mobile permettra en outre aux salariés de gagner du temps. De la reconnaissance automatique des justificatifs au calcul instantané des indemnités en passant par le contrôle des montants, le logiciel de notes de frais permettra de réduire très nettement ses délais de traitement et de simplifier le quotidien des salariés.

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Quelles bonnes pratiques dans la gestion des notes de frais ?

Une procédure bien huilée est un premier pas vers une gestion optimale des notes de frais. Mais appliquer de bonnes pratiques en complément sera LE véritable levier pour couvrir efficacement toutes les situations ! 

L’employeur aura notamment intérêt à :

Former les collaborateurs

Le salarié ne sait pas nécessairement comment remplir correctement une note de frais. Indiquer quels justificatifs fournir ou quels délais respecter permet de réduire drastiquement les erreurs. On pourra par exemple former le salarié au moment de son onboarding ou mettre à disposition une fiche de rappel accessible à tous.

Clarifier son circuit de validation

Chaque dépense doit suivre un processus clair : dépôt de la note, contrôle du montant, validation hiérarchique, remboursement au salarié. Entre facilité de dépôt et mesures pour éviter les abus, l’employeur devra trouver le bon équilibre afin que la procédure soit fluide.

Harmoniser la politique entre les équipes

Les différences de traitement d’un service ou d’un site à l’autre peuvent générer un sentiment d’injustice. Il sera bon d’harmoniser la politique de prise en charge des frais professionnels, à la fois pour la cohésion interne et pour simplifier le travail des équipes en charge de la paie.

Les frais non-remboursés par l’employeur

Toutes les dépenses engagées par un salarié ne donnent pas automatiquement droit à un remboursement ! Certaines catégories sont exclues de la politique interne ou strictement encadrées par la réglementation : mieux vaut les connaître pour éviter les malentendus.

1. Les dépenses à caractère personnel

Repas pris seul sans motif professionnel, surclassement à l’hôtel, achat de confort (par exemple un chargeur ou autre accessoire non indispensable au travail) sont considérés comme personnels. Ces frais restent donc à la charge du salarié.

2. Les dépassements non justifiés des plafonds

Si un salarié engage une dépense supérieure au plafond officiel (par exemple un repas professionnel qui dépasserait le montant remboursable), l’entreprise effectuera généralement un remboursement partiel, sauf validation exceptionnelle.

3. Les frais engagés sans autorisation préalable

Pour certaines dépenses – mission non validée, formation externe ou déplacement imprévu –, mieux vaut recueillir l’approbation de l’employeur avant toute note de frais. Car si elle n’a pas donné son accord au préalable, l’entreprise est en droit de refuser tout remboursement.

4. Les justificatifs manquants ou non valides

Même dans le cas d’une dépense professionnelle et conforme aux règles, l’absence de justificatif (facture nominative, date lisible, mention du montant TTC et de la TVA) peut entraîner un refus de remboursement ou une requalification en avantage en nature.

5. Les frais liés au télétravail non prévus dans la politique

Si un nombre croissant d’entreprises indemnisent certains coûts liés au télétravail (connexion internet, mobilier, électricité), ce n’est pas une obligation légale. Sans cadre écrit, les frais liés au travail à distance ne seront potentiellement pas pris en charge.

Les outils numériques au service des entreprises

La gestion des frais professionnels a tout à gagner à s’appuyer sur des outils dédiés. Ceux-ci facilitent la démarche du salarié, qui n’a plus qu’à utiliser son téléphone pour déclarer facilement chaque note et son montant : 

Les applications mobiles pour réaliser sa note de frais sur place

Le salarié peut aujourd’hui saisir sa note de frais directement depuis un smartphone. Prendre en photo son justificatif et préciser le type de frais (repas, déplacement, hébergement…) suffit pour ensuite transmettre automatiquement sa note au service concerné. Cette méthode réduit les pertes de tickets et accélère le traitement des notes : un véritable coup d’accélérateur pour le traitement en interne.

OCR et intelligence artificielle

Sur la base des photos de justificatifs, la reconnaissance optique de caractères (OCR) permet d’extraire automatiquement les montants, dates et numéros de factures. En combinaison avec l’IA, ce dispositif permet d’assurer une pleine conformité avec la politique interne. On limitera ainsi les erreurs et on automatisera les contrôles de premier niveau.

Tableaux de bord et suivi en temps réel

Un logiciel de gestion des notes de frais fournit tous les outils pour la saisie des dépenses et leur suivi dans des tableaux de bord. Combinant OCR et automatisation, la solution de gestion permet de suivre précisément les montants engagés par catégorie (repas, transport, hébergement…), par service ou par salarié.  Des alertes automatiques en cas de dépassement de montant à la mise en évidence les doublons, le contrôle sur les frais professionnels est ainsi bien plus précis. Ajoutons qu’un logiciel dédié garantit une application à la lettre des règles de l’entreprise… et donc un plus grand respect des budgets !

Intégration avec les systèmes comptables et RH

Les solutions dédiées à la gestion des notes de frais s’intègrent aujourd’hui avec les logiciels de paie ou la comptabilité. Les retombées sur la traçabilité sont très positives, mais cette interconnexion offre aussi des avantages sur le plan comptable. Des outils qui communiquent, ce sont des déclarations sociales et fiscales plus fiables pour l’entreprise.

Une politique de frais intégrée et automatisée

Enfin, les solutions logicielles dédiées aux notes de frais ont pour avantage de permettre un respect optimal de la politique de frais de l’entreprise. Plafonds par type de dépense, règles de remboursement selon les profils ou le lieu de travail, validations hiérarchiques automatisées : l’entreprise facilite les contrôles et s’assure une application uniforme des règles sociales et fiscales, même en multisite ou en télétravail.

Ainsi, conjuguer outils logiciels et processus de notes de frais bien cadrés est la condition pour mieux maîtriser sa gestion. Encadrer ses dépenses professionnelles comme il se doit, c’est apporter de la clarté aux salariés… mais aussi enrichir sa culture d’entreprise. Une politique de frais professionnels bien pensée, ce sont des avantages au quotidien pour toutes les parties.

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