Avec la transformation des modes de travail, peu d’entreprises échappent à la question du flex office et de la réorganisation des espaces de bureaux. Et pour cause : le flex office, modèle d’organisation flexible des espaces de travail, est à la fois la réponse aux nouveaux besoins des collaborateurs et une manière efficace d’optimiser ses ressources immobilières. Pour l’entreprise, le tout est de connaître les bonnes pratiques en matière de gestion du flex office… et de savoir quel outil déployer pour les appliquer !
Dans la suite de notre article, découvrez pourquoi mettre en place une stratégie flex office efficace peut démultiplier la productivité de vos collaborateurs.
Les principes fondamentaux de la gestion du flex office
Apparu dans les années 90, le flex office est devenu un levier important dans la gestion des talents, et répond à une demande toujours plus pressante de flexibilité de la part des employés. Ceux-ci ont en effet le souhait de mieux concilier vie au travail et contraintes personnelles. Le flex office, qui consiste à ne plus attribuer de bureau fixe aux collaborateurs, s’est donc largement développé pour répondre aux exigences des salariés, mais aussi pour prendre en compte l’essor massif du télétravail. Avec le flex office, les bureaux sont devenus des lieux partagés et modulables, tant pour les employés que pour l’entreprise. L’approche est bienvenue pour optimiser des surfaces de bureaux parfois restreintes, mais aussi pour encourager la collaboration et la mobilité des employés au sein de l’entreprise.
Dans cette démarche du flex office, le maître-mot est l’adaptabilité. Car afin que le travail flexible fonctionne, les espaces de travail doivent pouvoir évoluer rapidement, selon les besoins des équipes ou les variations d’effectifs. L’entreprise peut ainsi faire face aux pics d’activité comme aux périodes plus calmes, tout en maintenant un environnement de travail optimal pour tous ses collaborateurs. En associant le flex office à une bonne gestion des congés, la gestion dynamique des espaces est aussi synonyme de meilleure utilisation des ressources, sans pour autant amoindrir la réponse aux attentes des employés. On le voit, les avantages sont multiples et vont plus loin qu’une simple question d’espace et de bureau.
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Le flex office : des bénéfices sur toutes les parties prenantes
Le flex office a un impact positif direct sur l’organisation interne de l’entreprise, et par répercussion, sur ses employés, à condition d’être encadré, comme le ferait une charte du télétravail. Si ces conditions sont réunies, une meilleure occupation des bureaux présente des avantages évidents et d’autres moins connus :
Bien-être au travail
L’optimisation des espaces de travail influence directement le bien-être des collaborateurs. Un environnement bien pensé réduit les tensions liées au partage des bureaux et favorise une atmosphère de travail positive. La liberté de choisir son espace de travail et l’autonomie offerte par le flex office sont parmi les principaux avantages perçus par les collaborateurs. Ce double facteur renforce l’engagement et la satisfaction au travail, essentiels pour conserver longtemps ses talents dans l’entreprise.
Synergies entre employés
L’aménagement flexible encourage également les interactions spontanées et le partage de connaissances entre équipes. Avec les mouvements réguliers dans les bureaux, les silos d’information disparaissent et de nouvelles idées bénéfiques peuvent émerger. Le flex office renforce ainsi la culture collaborative de l’entreprise, un véritable atout pour toute structure favorisant l’innovation des collaborateurs.
Meilleure gestion interne
La flexibilité offerte par le flex office améliore également l’organisation interne de l’entreprise. Les équipes peuvent ainsi se réunir aisément au gré des projets et adopter une dynamique de travail plus fluide. Cette souplesse permet d’obtenir une meilleure articulation entre travail au bureau et télétravail : l’entreprise et ses managers maîtrisent mieux les ressources humaines présentes chaque jour dans les bureaux. Bien souvent, c’est toute la dynamique interne qui en est améliorée.
Gain de productivité
Enfin, en encadrant mieux les fluctuations de présence dans l’entreprise, le flex office stimule la productivité. C’est d’ailleurs l’un des avantages du flex office dont l’entreprise pourra rapidement tirer des bénéfices. Les collaborateurs planifient et optimisent ainsi leur temps de travail, qu’ils se trouvent au bureau ou à distance. Pour l’entreprise analysant régulièrement ses statistiques d’occupation des bureaux, le flex office permet d’améliorer continuellement l’offre d’espaces et les services associés.
Mettre en place le flex office : une réflexion plus complexe qu’il n’y paraît
Pour utiliser leur espace de manière optimale, les entreprises devront mener une réflexion approfondie sur l’aménagement des bureaux.
Une gestion des espaces adaptée
La configuration des espaces doit s’adapter à différents modes de travail avec, toujours, d’excellentes conditions : concentration individuelle, collaboration en équipe, réunions ou échanges informels sont autant de besoins possibles que l’entreprise doit intégrer à sa démarche.
Le flex office impliquera donc d’identifier des zones dédiées à chaque activité et d’offrir une grande liberté de choix aux collaborateurs. Si une attention particulière est portée aux conditions de travail – ergonomie et confort en premier lieu – il s’agit aussi pour l’entreprise de favoriser la bonne communication et la productivité des équipes malgré des fluctuations importantes d’un jour sur l’autre.
Des processus et outils dédiés
Pour garantir la disponibilité des espaces et gérer efficacement les pics de présence et d’occupation, l’entreprise devra également s’équiper d’une solution adéquate… ou de plusieurs. La mise en place d’un outil de réservation et de règles claires d’utilisation des espaces seront les premières étapes. Cependant, un flex office qui fonctionne implique une maîtrise supérieure des besoins et du rythme des employés. Des processus de management à la compréhension des temps de présence, en passant par la mise en place d’un logiciel de flex office dédié, l’entreprise qui s’engage dans le flex office doit se montrer prête à prendre la question en main.
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La technologie au service de la gestion du flex office
Les solutions de gestion numérique transforment profondément la gestion des espaces de travail. Des applications de réservation de salle aux solutions d’analyse des taux d’occupation, les outils sont variés… et indispensables pour qui veut optimiser intelligemment l’utilisation de ses ressources.
Pour rester compétitives, les entreprises ont en effet un besoin croissant de flexibilité. Une flexibilité qui ne peut être atteinte qu’en s’appuyant sur des données d’utilisation concrètes et fiables, exploitées de façon pertinente avec un outil adapté.
Les données et solutions technologiques sont en effet essentielles pour mieux comprendre les habitudes de travail – en évolution constante – des employés et faire face à des changements de contexte économique parfois soudains. En maîtrisant les informations liées à l’occupation de l’espace, les entreprises peuvent gérer aussi bien les temps de présence, la répartition du travail et la trajectoire de leurs talents que l’utilisation des ressources matérielles, parfois dispersées sur plusieurs sites.
Ainsi, avancer sans solution logicielle est un pari risqué. Les outils dédiés au flex office sont tout particulièrement conçus pour s’intégrer au quotidien des employés et faire de la gestion de l’espace une démarche simple. En se dotant d’un outil de gestion du flex office, l’organisation répond à une forte attente des salariés et s’assure une plus grande maîtrise sur son environnement de travail.
Les solutions Lucca pour amener son flex office au niveau supérieur
Avec Lucca Office de Lucca, le flex office devient un jeu d’enfant ! Avec son interface intuitive, source de visibilité, Lucca Office fluidifie la gestion de l’espace et élimine toute imprécision.
Les principales fonctionnalités de l’outil incluent :
| Fonctionnalité | Avantages | Impact sur l’organisation |
| Planning partagé | Visibilité en temps réel sur les présences pour les salariés et les managers |
Meilleure coordination des équipes et des projets |
| Système d’approbation des demandes | L’attribution de l’espace se fait selon les ressources disponibles et dans le respect de la charte de télétravail | Une visibilité optimale pour les managers |
| Statistiques d’occupation | Suivi détaillé des usages et tendances |
Optimisation continue des espaces et des ressources |
| Intégration avec le module de gestion des congés | Transmission automatique des absences et congés | Une gestion administrative des RH simplifiée |
L’interface intuitive de Lucca Office facilite la contribution des salariés : informations et demandes renseignées en quelques clics, rappels et création d’une semaine type sont autant de facilitateurs proposés par l’outil pour ne plus rien oublier !
Enfin, avec Lucca Office, la gestion du flex office tient également compte de la charte de télétravail et de la culture des entreprises. Des plafonds de jours télétravaillés peuvent aisément être configurés pour une parfaite maîtrise des jours de présence sur site et de télétravail, sans sacrifier la flexibilité si précieuse aux salariés. Cette harmonisation entre travail sur site et à distance favorise une culture d’entreprise inclusive et performante. Lucca Office permet une gestion des demandes exceptionnelles qui n’entrave pas le fonctionnement habituel des équipes.
Ainsi, pour qui souhaite mettre en place le flex office tout en fluidité, Lucca Office est un outil de choix. Les données se mettent au service de l’occupation de bureau et la lourdeur administrative est limitée à son minimum, côté salariés comme côté organisation ! On gardera cependant à l’esprit que le succès du flex office repose avant tout sur une réflexion de fond quant aux modes de travail. La capacité à créer un environnement de travail agile tout en écoutant ses employés sera l’une des clés d’une bonne gestion de l’espace. Adopter la bonne application est le point d’orgue à cette démarche, et la meilleure manière de satisfaire durablement ses équipes !
