Télétravail en entreprise : nos conseils pour bien gérer le travail à distance

Inégalement déployé au départ, puis largement démocratisé dans le monde du travail en 2020, le télétravail s’est depuis imposé comme une nouvelle norme en entreprise. Les stratégies en la matière tendent à présent à se consolider, et le travail à distance à être de mieux en mieux géré.

Dans la suite de notre article, découvrez les avantages qu’offre une bonne gestion du télétravail des employés, les défis à anticiper et les solutions pour optimiser cette modalité de travail désormais incontournable.

Le télétravail, de quoi s’agit-il ?

L’émergence du travail à distance

Le télétravail désigne une forme d’organisation du travail où les tâches habituellement réalisées dans les locaux de l’entreprise sont exécutées ailleurs, le plus souvent au domicile du salarié. Si elle était initialement marginale, la pratique du télétravail a massivement investi les entreprises lors de la crise sanitaire de 2020, lesquelles ont dû partiellement improviser sa gestion.

Depuis, le télétravail a évolué vers une forme plus structurée et fait partie intégrante du fonctionnement de beaucoup d’entreprises, notamment dans le cadre de la gestion de ses talents. Nombre d’entre elles ont développé une politique dédiée au travail à distance et investi dans des outils adaptés pour faciliter la gestion des équipes. Une transformation qui a souvent nécessité de repenser tout le fonctionnement interne. En effet, le télétravail fait désormais partie des critères de nombreux employés, managers comme collaborateurs.

L’adaptation des entreprises à la gestion du télétravail

Car l’intégration du télétravail en entreprise implique une évolution de fond du management et de la gestion des absences. Sont également concernés par la refonte les processus de communication, le suivi des performances, le suivi du temps de travail et l’évaluation des tâches, plus complexes à réaliser à distance qu’en présentiel.

Les entreprises les plus performantes sont celles qui ont su adapter leur organisation et faire du télétravail un mode de fonctionnement à part entière. Plus agiles – et attractives – que les autres, ces structures ont la particularité d’avoir, avant toute chose, bien défini les attentes des employés en matière de gestion du télétravail, mais aussi d’avoir mis les bons moyens à leur disposition.

Les différentes formes de télétravail en entreprise

Le télétravail se décline de nombreuses manières. Plusieurs modèles coexistent selon les besoins de chaque entreprise. On peut par exemple citer : 

• Le télétravail permanent, qui réduit à l’extrême les coûts immobiliers et donne accès à des talents sans contrainte géographique
• Le télétravail hybride, où le salarié alterne entre présence au bureau et travail à domicile. Cette approche laisse place à un véritable équilibre entre cohésion d’équipe et flexibilité individuelle.
• Le flex office, dans lequel les employés n’ont plus de poste de travail attitré et choisissent leur espace selon leurs besoins du jour. Parmi ses avantages, l’optimisation des espaces de travail et le développement de lieux de collaboration adaptés aux tâches et aux équipes. Un logiciel de flex office sera là aussi nécessaire pour optimiser cette gestion.
• Le télétravail occasionnel, où les jours télétravaillés ne sont que ponctuels, afin de s’adapter aux contraintes personnelles des salariés
• Le travail nomade, qui offre une liberté totale de lieu de travail et valorise l’autonomie des salariés. Le rôle du manager dans le suivi de son équipe est d’autant plus important.

Chacune de ces formules présente un certain nombre d’avantages : le choix du modèle dépendra essentiellement de l’activité de l’entreprise, de sa culture et des attentes de ses collaborateurs et managers.

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L’importance de l’organisation pour une gestion optimale du télétravail

L’importance du cadre légal, avec la charte de télétravail

Quelle que soit l’approche choisie, toute bonne gestion du télétravail commence par un cadre juridique clair. Une charte de télétravail est indispensable pour toute entreprise souhaitant encadrer le travail à distance. Grâce à ce document, on formalisera les conditions d’exercice du télétravail et l’on protègera tant l’employeur que les collaborateurs. Ce cadre permet également aux managers une bonne gestion de leurs équipes, en accord avec le processus de travail à distance mis en place.

La charte doit préciser les modalités pratiques du télétravail : jours concernés, horaires, équipements fournis, procédures de communication notamment. Elle abordera également les questions de confidentialité des données, de santé et de sécurité. Instaurer un cadre bien défini, c’est éviter les malentendus et faciliter la transition.

Les bénéfices d’une bonne gestion du télétravail côté entreprise

Côté entreprise, une bonne gestion du télétravail est source d’avantages tels que : 

Réduction des coûts	Les espaces de bureau nécessaires diminuent, tout comme les charges associées
Amélioration de la productivité	Les études le prouvent, les salariés en télétravail, lorsque celui-ci est bien encadré, sont généralement plus performants
Attractivité et rétention des talents	Le télétravail est désormais un critère déterminant dans le choix d’un employeur par les salariés
Adaptabilité au changement	Depuis 2020 et encore aujourd’hui, les entreprises pratiquant le télétravail se sont montrées plus résilientes face aux perturbations externes

Les bénéfices d’une bonne gestion du télétravail côté salarié

Du côté des collaborateurs également, le télétravail a prouvé ses bienfaits, avec : 

• Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle : temps de transport réduit et plus grande flexibilité horaire sont des éléments clés de cet équilibre
• Autonomie accrue : les salariés ont la possibilité d’organiser leur temps selon leurs préférences et leur rythme personnel.
• Réduction du stress : le travail à distance limite les interruptions et s’accompagne d’un environnement de travail personnalisé.
• Économies financières : le bien-être est également financier pour les salariés, qui voient diminuer leurs frais de déplacement, de restauration et parfois même de garde d’enfants.

Ainsi, la gestion du télétravail est source d’avantages pour toutes les parties. Reste à l’entreprise à reconnaître ces bénéfices et à mettre en place des mesures pour les maximiser, tout en veillant à maintenir le lien social entre ses collaborateurs et managers.

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Comment mieux gérer son télétravail ?

Les défis techniques de la gestion du télétravail

La gestion technique du télétravail reste un véritable casse-tête pour de nombreuses entreprises. Les principaux obstacles au suivi du travail à distance sont notamment : 

• La sécurité informatique : l’entreprise doit assurer la protection des données sensibles lorsque les collaborateurs travaillent depuis des réseaux domestiques.
• L’accès aux outils et ressources : il est également important de s’assurer que tous les employés disposent du matériel et des accès nécessaires à l’exécution de leurs tâches
• La maintenance à distance : autre défi de taille, la résolution des problèmes techniques sans intervention physique.
• L’interopérabilité des systèmes : l’entreprise doit enfin garantir que tous les outils des collaborateurs fonctionnent de manière fluide, mais aussi interconnectée lorsque nécessaire.

Relever ces défis implique souvent d’investir dans son infrastructure et de former les équipes aux bonnes pratiques, qu’elles touchent à la sécurité numérique ou à l’organisation quotidienne.

Les bonnes pratiques du télétravail

Plusieurs bonnes pratiques permettent de voir son travail à distance s’améliorer rapidement, et notamment :

Les managers jouent un rôle clé dans l’application de ces bonnes pratiques. Maintenir une relation de confiance avec chaque équipe de collaborateurs à distance est en effet déterminant pour le succès du télétravail.

L’importance d’opter pour des outils numériques de gestion du travail à distance

Dans le contexte devenu très riche du télétravail, l’utilisation d’un logiciel spécialisé n’est plus une option. Toute entreprise souhaitant suivre son travail à distance et maintenir une cohésion d’équipe a intérêt à opter pour une solution intégrée ! Elle y trouvera des fonctionnalités essentielles du type :

• Suivi du temps et des tâches, pour une visualisation claire de l’avancement des projets et de l’implication de chaque collaborateur.
• Système d’approbation simplifié des demandes de télétravail, qui ne pèse pas sur le quotidien des collaborateurs
• Planning partagé et collaboration en temps réel, avec l’édition simultanée de calendriers pour les équipes et des notifications pour les managers.
• Plafonnement et contrôle des seuils de jours télétravaillés pour un parfait respect de la charte de l’entreprise
• Intégration avec les outils des ressources humaines, notamment les solutions de gestion des absences

En somme, une solution de gestion du télétravail digne de ce nom doit à la fois faciliter le suivi des salariés par les managers, limiter le temps passé en démarches et prendre une forme conviviale, que chacun dans l’entreprise adoptera aisément. Idéalement interopérable avec d’autres modules du SIRH, le logiciel de travail à distance s’intègrera dans l’écosystème existant et apportera un véritable bénéfice au quotidien, quel que soit le fonctionnement de l’entreprise.

Bien géré, le télétravail est une opportunité pour l’entreprise : celle de repenser l’organisation du travail de manière innovante et de créer des environnements professionnels flexibles, inclusifs et plus performants. La solution de gestion est un atout pour faire du travail à distance un point d’attractivité supplémentaire et apporter du bien-être aux collaborateurs.

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