La gestion des absences et des congés des collaborateurs est un exercice complexe pour les entreprises. L’équilibre est en effet délicat entre le respect des droits des salariés, la continuité des opérations et le maintien d’un environnement de travail productif. Une chose est sûre : mieux vaut comprendre la gestion des absences sous toutes ses facettes pour mettre en place les bons processus !
Dans ce guide, nous vous proposons de découvrir les bonnes pratiques en matière de gestion des absences, et le logiciel idoine pour améliorer en profondeur vos processus RH.
Qu’est-ce que la gestion des absences et pourquoi est-elle importante ?
Par gestion des absences, on désigne l’ensemble des processus et pratiques permettant de suivre, de planifier et de gérer les périodes où les salariés ne sont pas sur leur lieu de travail. Les absences couvrent donc une grande variété de situations, avec notamment :
- Congés payés annuels ;
- RTT (Réduction du Temps de Travail) ;
- Arrêts maladie ;
- Congés maternité et paternité ;
- Congés sans solde ;
- Absences pour formation ;
- Absences exceptionnelles (mariage, décès d’un proche, etc.).
Face à tous ces types d’absences, chacune ayant des conditions particulières, notamment dans le Code du travail, l’entreprise devra faire preuve de rigueur. Traiter les absences de nombreux salariés implique en effet de ne pas se tromper. Une bonne gestion aura un impact direct sur l’activité, avec des aspects aussi divers que :
Continuité des activités
La gestion pointue – et éventuellement prévisionnelle – des absences et des congés est le meilleur moyen d’anticiper les périodes de sous-effectif et de s’organiser en conséquence en fonction des demandes. Pour maintenir une activité constante, on pourra opter pour une nouvelle répartition des tâches entre les collaborateurs présents, faire appel à des intérimaires ou à des CDD pour les périodes critiques et ajuster les délais de livraison des projets.
Équité et transparence
Un système clair et équitable de gestion des absences contribue directement à la satisfaction et à la motivation des employés. Mettre en place des règles d’attribution des congés connues de tous et améliorer la visibilité sur les absences est la garantie d’une parfaite équité entre collaborateurs. Et cette valeur est précieuse à l’heure où les salariés se montrent particulièrement exigeants envers leur employeur. L’utilisation d’un logiciel accessible par les collaborateurs, permettant notamment de visualiser les périodes de congés de ses collègues, est fortement recommandé dans cette optique de gestion transparente. Ce logiciel permet par exemple de réduire les trop nombreuses demandes à une même période.
Conformité légale
Respecter le Code du travail et les obligations légales en matière de congés et d’absences est important pour éviter tout litige. Pour l’entreprise, il s’agit d’assurer le respect des durées minimales de congés imposées par la loi et le suivi précis des congés de chaque salarié, tout cela dans le respect des conventions collectives spécifiques au secteur.
Optimisation des coûts
Une mauvaise gestion des absences, ce sont des erreurs coûteuses liées aux congés et absences mal suivis ou indûment accordés. Les remplacements temporaires de dernière minute peuvent, eux aussi, coûter cher. Une gestion des congés et des demandes efficace, c’est bien organiser les absences des ses collaborateurs, mieux s’organiser en interne et ménager ses ressources financière.
Découvrez Lucca Absences pour gérer les congés et absences
Les stratégies pour une gestion des absences efficace en entreprise
Connaître les enjeux de la gestion des absences est une chose. Savoir par où commencer est parfois plus compliqué. Plusieurs chantiers attendent l’entreprise qui développe sa gestion des congés.
- Établir des politiques d’absence claires
La pierre angulaire d’une gestion efficace des absences est une politique claire et transparente aux yeux des collaborateurs. Cette politique couvrira :
- Les différents types de congés et d’absences autorisés (congés payés, RTT, congés exceptionnels) et les conditions d’éligibilité ;
- Les procédures de demande et de validation des absences suivant un processus précis, de la soumission des demandes à leur validations finale ;
- Les délais de prévenance pour les congés planifiés, avec la définition d’un préavis ;
- Les règles concernant le report ou le paiement des congés non pris ;
- La gestion des congés pendant les périodes de forte activité, avec des règles spécifiques pour les périodes critiques de l’entreprise.
Une politique bien définie permet aux salariés de comprendre leurs droits et leurs obligations. Elle réduit significativement les erreurs de communication et les conflits potentiels liés au travail. Pour être respectée, elle devra être communiquée clairement à tous les employés, idéalement lors de leur intégration, et rappelée régulièrement.
- Former les managers à leur gestion
Les managers jouent un rôle essentiel dans la gestion des absences. Leur mission est de comprendre et d’appliquer les politiques d’absence de l’entreprise : il sera donc nécessaire de les former quant aux règles en vigueur et de leur fournir les bons outils pour arbitrer de manière juste entre des demandes concurrentes, comme un logiciel de gestion des absences et congés. C’est ce que propose les solutions Lucca que nous verrons dans la suite de cet article.
Plus globalement, les managers doivent œuvrer à la performance de l’entreprise. Il leur incombera par exemple d’identifier et de gérer les problèmes d’absentéisme récurrent. Une autre de leurs missions consistera à planifier efficacement les ressources selon les absences. Pour cela, l’entreprise pourra opter pour l’une des nombreuses solutions de gestion de projet du marché.
- Adopter une approche proactive
Toute entreprise devrait connaître et comprendre ses cycles d’absences. Il est ainsi possible d’anticiper les périodes de fortes demandes de congés (en particulier durant l’été et les fêtes de fin d’année) en proposant aux salariés de planifier leurs congés à l’avance ou en établissant un calendrier des absences accessible à tous.
On pourra également mettre en place un système de rotation pour les période de congés très sollicitées, toujours en respectant l’équité entre collaborateurs. Disposer d’une bonne visibilité – ce que permet un ‘logiciel de gestion des absences – sera un plus indéniable pour anticiper les besoins.
- Mettre en place les bons outils de communication et de prise de congés
La communication auprès des collaborateurs est la clé d’une gestion des absences réussie ! Quel que soit l’outil choisi, les échanges avec les salariés gagneront à être structurés.
Les petites entreprises, soumises à des contraintes moindres, optent bien souvent pour le logiciel Excel, où elles consignent des informations simples liées à l’absence du salarié. Les plus grandes organisations, quant à elles, doivent généralement passer au niveau supérieur de gestion. Un logiciel dédié aux absences est alors la meilleure option. Celle-ci garantira à la fois la clarté des échanges et la satisfaction des deux parties.
Les solutions permettant d’automatiser la gestion des absences
Adopter un logiciel de gestion des absences permet non seulement de répondre à la plupart des problématiques citées plus haut, mais aussi de standardiser entièrement la gestion des absences, d’où une grande fiabilité de l’information.
La solution Lucca Absences, par Lucca, est le logiciel de gestion des absences intuitif par excellence. Un outil tout désigné pour mettre rapidement en application les meilleures pratiques de gestion des absences dans votre entreprise.
Lucca Absences : une solution complète
Le logiciel Lucca Absences, ce sont les fonctionnalités clés de la gestion des absences pour tous les services ressources humaines et un véritable facilitateur du quotidien. La solution a pour principaux atouts :
- Des demandes simplifiées : Les collaborateurs peuvent facilement soumettre leurs demandes de congés via une interface intuitive, accessible sur ordinateur ou smartphone.
- Une approbation rapide des demandes : Les managers reçoivent une notification immédiatement après la demande pour une validation claire, en toute connaissance du contexte.
- Visibilité en temps réel : Le planning des congés et absences accessible à tous permet une meilleure organisation des équipes et une planification efficace des projets. Mis à jour en temps réel, il permet une réaffectation naturelle et claire des collaborateurs.
- Gestion automatisée des soldes : Les compteurs de congés sont mis à jour automatiquement, d’où une réduction nette des erreurs de calcul de la paie et du temps de gestion. Le système prend en compte les règles spécifiques à l’entreprise (jours d’ancienneté, fractionnement, RTT) et sa politique de congés
- Rapports et analyses : Avec Lucca Absences, il est extrêmement facile de générer des rapports sur les tendances d’absence, utiles pour la planification à long terme et l’amélioration interne de la gestion du travail
À l’image de Lucca Absences, le parfait logiciel de gestion des absences se doit d’être un facilitateur pour les salariés et un véritable assistant pour le service ressources humaines. Quelles que soit la taille, l’organisation en place ou le nombre de sites, un outil adapté doit permettre d’harmoniser les pratiques et de ne plus se perdre dans les demandes d’absence !
Découvrez Lucca Absences pour gérer les congés et absences
Avantages de l’automatisation
Pour l’entreprise, l’utilisation d’un logiciel de gestion, quel qu’il soit, permet d’automatiser une large partie des tâches RH, et donc de :
| Gagner du temps | Terminé les tableaux Excel chronophages et sources d’incompréhension des collaborateurs. L’automatisation fait gagner plusieurs heures par semaine aux équipes RH ainsi qu’aux managers |
| Réduire les erreurs | L’automatisation garantit un calcul des soldes précis et une mise à jour des congés en temps réel. L’entreprise évite les conflits potentiels avec ses salariés et les problèmes de conformité |
| Avoir une meilleure visibilité | Avec le logiciel de gestion des absences, les managers et les RH ont une vue d’ensemble des congés, ce qui renforce les prises de décision et planifications stratégiques |
|
Rester constamment en conformité |
Les règles légales et conventionnelles du travail sont intégrées au logiciel, et leur respect garanti, ce qui réduit les risques juridiques pour l’entreprise |
Intégration avec d’autres systèmes RH : le SIRH
On notera enfin que, pour une gestion RH vraiment efficace, il est crucial d’opter pour des solutions capables de s’intégrer dans un écosystème plus large que la simple gestion de l’absence ou des congés. L’adoption d’un SIRH (Système d’Information de Ressources Humaines) complet permet :
- L’échange de données entre les différents modules : La gestion des congés communique automatiquement avec la paie, la gestion des temps et autres logiciels RH. Les doubles saisies et les incohérences sont ainsi éliminées.
- Une vision globale de la situation de chaque salarié : Les Ressources Humaines accèdent à toutes les informations salarié pertinentes (contrat, formation, évaluations, absences) depuis une interface unique et peuvent traiter chaque cas avec plus de pertinence.
- La simplification des processus administratifs : Tous les workflows RH, de l’onboarding à l’offboarding, en passant par les demandes de formation et la gestion des entretiens annuels, sont automatisés et donc menés plus efficacement.
L’impact d’une bonne gestion des absences sur la productivité et la performance
Une bonne gestion des absences n’est pas seulement synonyme de tranquillité pour les ressources humaines ! La mise en place de processus de gestion standardisés a des répercussions positives sur l’ensemble de l’entreprise, et notamment sur les collaborateurs :
Mise en application précise de la politique d’absences
Le logiciel de gestion des absences est l’assurance pour l’entreprise de bien appliquer la politique d’absences définie en amont. Les décisions prises pour chaque salarié le sont sur une base solide, et l’organisation finale répond aux attentes des deux parties, sans zone d’ombre. Un facteur déterminant pour la réussite de l’entreprise.
Réduction des perturbations opérationnelles
Une bonne gestion des absences permet de couvrir chaque fonction essentielle de l’entreprise quelle que soit la période de l’année et, in fine, de s’assurer de sa qualité de service ! Car une bonne coordination des équipes contribue à éviter les surcharges de travail imprévues. On évite ainsi l’impact négatif sur les équipes et l’on contribue à un fonctionnement plus fluide, qui se ressentira jusqu’au client final.
Amélioration de l’engagement des employés
Un système de gestion des absences équitable et transparent peut véritablement bonifier les relations entre l’entreprise et ses salariés. Le logiciel apporte plus de transparence dans les traitements des congés et contribue à :
| Renforcer la confiance | Avec la gestion des absences, l’entreprise prouve qu’elle valorise l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle des employés |
| Améliorer la satisfaction au travail | Des employés qui peuvent planifier leurs congés sereinement sont plus satisfaits et productifs, ce qui contribue à faire rayonner l’entreprise |
| Réduire l’absentéisme imprévu | Un bon équilibre travail-vie personnelle diminue le stress et les absences non planifiées. Pour l’entreprise, l’organisation n’en est que meilleure |
| Favoriser un sentiment d’équité | Un traitement transparent et équitable des demandes de congés renforce le sentiment de justice des salariés et leur épanouissement au travail |
La gestion des absences comme levier de renforcement de la culture d’entreprise
Au-delà de son aspect purement administratif, la gestion des absences collaborateurs peut enfin devenir un véritable outil de renforcement de la culture d’entreprise. Une entreprise qui affiche des procédures claires et efficaces témoigne aussi d’objectifs concrets pour ses employés : libérer du temps, leur permettre de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée et, finalement, valoriser ses emplois.
Enfin, une bonne dynamique de gestion des absences favorise aussi l’innovation et la créativité. Car l’entreprise qui connaît la disponibilité de ses salariés peut développer son offre d’événements d’équipe et de formations, instaurer un climat épanouissant et donner à chacun l’impulsion nécessaire pour faire progresser le collectif.
La gestion des absences, lorsqu’elle est bien pensée et outillée, devient donc un levier stratégique. En optant pour le logiciel de gestion qui vous convient, transformez ce qui était autrefois perçu comme une tâche administrative déplaisante en un atout majeur pour votre culture d’entreprise et votre compétitivité.
