Guide pour déployer une GED RH dans votre entreprise

Contrats, bulletins de paie, dossiers de formation, documents réglementaires… La fonction ressources humaines produit une masse d’informations qui ne cesse d’augmenter au fil des recrutements. Des données qui deviennent longues à rechercher et difficiles à sécuriser. Dans ce contexte, la GED RH apporte un cadre commun bienvenu : ce système de gestion électronique applique les principes de la gestion documentaire aux processus RH pour centraliser, classer, sécuriser et retrouver l’information utile. Mais pour une bonne utilisation de la GED, encore faut-il la comprendre et la déployer judicieusement. 

Dans notre guide, découvrez les objectifs et les étapes d’un projet de mise en place d’une GED RH.

GED RH : définition et périmètre

La GED RH, ou Gestion Électronique des Documents des Ressources Humaines, réunit à la fois les processus et les outils permettant de numériser, stocker, rechercher, partager et archiver les documents liés aux employés. C’est un pilier important de la digitalisation RH. Pour les RH, ce logiciel représente un espace de gestion documentaire unique, avec un traitement particulièrement adapté aux données personnelles des employés.

Si une GED de type généraliste peut être employée pour la gestion des documents de plusieurs services, une GED RH fournira une base spécifique, adaptée au droit du travail et à la vie du collaborateur dans l’entreprise. Elle couvrira des sujets de confidentialité des dossiers, d’échéances contractuelles et d’archivage des informations inutiles. En somme, elle facilitera la conformité tout en s’adaptant aux pratiques de l’entreprise.

Côté périmètre, la solution suit tout le parcours du salarié, du recrutement au départ. Elle englobe aussi le registre du personnel, le DUERP, les accords collectifs et les comptes rendus d’entretien.

La GED est à ne pas confondre avec un projet SIRH, qui traite surtout des données pratiques liées à la gestion quotidienne : temps de travail, gestion des frais professionnels, formations ou solde de congés. La solution GED, elle, prend en charge le document et son cycle de vie pour en assurer l’intégrité d’un bout à l’autre.

Les outils du SIRH et la gestion documentaire électronique sont donc complémentaires :  le SIRH PME et ses modules intégrés viendront alimenter le dossier de chaque salarié avec une information à jour, tandis que la solution de GED conservera les pièces associées. 

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Les documents RH concernés par la GED

L’utilisation d’une solution de gestion documentaire ne s’improvise pas. On mettra tout d’abord sur pied un plan de classement complet. Celui-ci devra couvrir les documents utiles sans créer une arborescence trop complexe pour l’entreprise.

Famille documentaire	Exemples	Point de vigilance
Recrutement	Offres, CV, comptes rendus, réponses aux candidats	Limiter la conservation et informer les candidats
Vie contractuelle	Contrats de travail, avenants, clauses, ruptures de contrat	Identifier la version signée et suivre les échéances
Paie	Bulletins, soldes de tout compte, déclarations sociales	Distinguer stockage courant et archivage
Formation	Convocations, présences, certificats, plans de compétences	Relier chaque pièce au bon employé et à la bonne action
Obligations collectives	Registre du personnel, DUERP, accords, procès-verbaux du CSE	Appliquer une durée propre à chaque document
Gestion courante	Entretiens, fiches de poste, avertissements, attestations	Restreindre l’accès aux personnes habilitées

Il n’existe pas de durée unique pour tous les dossiers : le logiciel de GED aidera justement à composer avec les diverses échéances. Par exemple :

• L’employeur conservera un double des bulletins de paie pendant cinq ans
• les documents concernant les contrats de travail sont généralement à conserver cinq ans.
• Pour les données d’une candidature non retenue gardées dans un vivier, la CNIL retient en principe deux ans après le dernier contact, à condition d’en informer la personne. 
• Les versions successives du DUERP doivent, elles, être conservées quarante ans. 

Le rôle de la GED : tenir compte de ces différences et faciliter la suppression des données au bout du délai légal.

Logiciel GED RH et RGPD : les obligations à intégrer dès la conception

Les solutions de GED dédiées aux RH contiennent des données personnelles, parfois sensibles. Pour l’entreprise, la protection de ces données commence dès la conception. On s’assurera ainsi que seules les informations nécessaires sont collectées, que chaque traitement de documents a une finalité claire et que les utilisateurs accèdent au strict périmètre qui leur est autorisé.

La force de la solution de gestion électronique des documents : un cadre clair pour les habilitations et les obligations légales. Un salarié pourra consulter ses documents en toute sécurité, un manager les informations nécessaires à son équipe, et le service RH accéder à un périmètre plus large de documents, sans porosité entre les informations. 

La solution de gestion électronique permet le respect des durées de conservation des documents, signale les échéances et organise la suppression. Autant de fonctionnalités pour renforcer la traçabilité et sécuriser l’entreprise en cas d’audit.

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Les objectifs et bénéfices d’une solution de GED RH

Suite à l’adoption d’une solution de gestion, le premier gain touche au travail quotidien. Retrouver rapidement un contrat, éviter l’obsolescence, travailler à plusieurs équipes sur les mêmes documents : au bureau comme à distance, la gestion est fluide et simplifiée.

Lorsqu’elle intègre un moteur de workflows, la GED fait gagner du temps. Les processus, définis en amont, accélèrent la validation de contrats, la signature électronique de documents, et libèrent largement les ressources humaines. 

La conformité et la sécurité, évoquées précédemment, sont elles aussi un point majeur de la GED. Pertes limitées, pièces disponibles en cas d’audit, sérénité des équipes et des collaborateurs face à la manipulation de leurs données : le logiciel de GED est un gardien rigoureux des documents salariés.

Enfin, la GED améliore l’expérience globale des employés dans l’entreprise. Couplée au SIRH, la solution donne un accès autonome aux documents personnels sans solliciter le support RH. À l’arrivée d’un collaborateur, formulaires et contrats circulent plus vite. Et lors de son départ, le système permet de vérifier les pièces attendues et de supprimer les documents à la bonne échéance. Cette fluidité profite à tous, utilisateurs comme équipes de gestion.

On notera que pour les entreprises multisites, la gestion électronique offre aussi aux collaborateurs un point d’accès unique, quel que soit leur lieu de travail. Les demandes courantes ne dépendent ainsi plus de la présence d’un interlocuteur ou d’un classeur dans les locaux, ce qui facilite grandement la gestion.

Mettre en place une solution de GED RH : étapes clés et facteurs de succès

Le déploiement d’un logiciel de GED n’incombe pas uniquement au service RH. Seront aussi impliqués des intervenants tels que le juridique ou la DSI et éventuellement les représentants du personnel. Cette collaboration compte tout autant dans la réussite du projet de GED que les fonctionnalités du logiciel elles-mêmes.

Côté processus, on commencera plutôt par le dossier du personnel ou les bulletins de paie, avant d’élargir le périmètre de la solution. Il est en effet important de tester le mode de classement et les processus de gestion documentaire courants avant toute autre chose.

Étape 1 – Cadrer le projet et auditer l’existant

L’audit qui précède le choix du logiciel recensera les documents sujets à dématérialisation, leur volume, leur format et leur emplacement. Comprendre les freins tels que des recherches trop longue, des doublons, des processus de validation mal sécurisés, sera essentiel.

Les équipes fixeront ensuite le périmètre, les objectifs, les utilisateurs et les fonctionnalités indispensables. Avant tout examen de solutions, c’est le besoin précis de l’entreprise qu’il faut cerner. 

Étape 2 – Choisir parmi les solutions du marché et élaborer son plan de classement

Le choix de la solution idéale dépend du besoin formulé juste avant : recherche améliorée, sécurité des documents, hébergement, connexion au SIRH et au logiciel de paie, signature électronique, automatisation, support… Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes priorités.

Les solutions de GED avec intégration au SIRH apporteront une continuité immédiate avec les processus RH. Une plateforme documentaire transverse comme DocuWare conviendra davantage aux entreprises qui souhaitent faire circuler les documents entre plusieurs services. On s’appuiera sur sa centralisation des dossiers, son automatisation des workflows et sa signature électronique pour faciliter le travail commun.

Enfin, le plan de classement garantira ensuite que chaque document numérique reçoive un nom et des métadonnées pertinents pour le retrouver par la suite. On optera pour une structure courte, plus simple à respecter sur le long terme qu’une arborescence compliquée.

Étape 3 – Déployer, migrer les données et accompagner le changement dans l’entreprise

La dématérialisation doit commencer par les documents d’archives les plus utiles à l’entreprise. Il s’agira de les numériser et de les indexer correctement pour poser des bases saines à sa solution de GED. 

Suite au déploiement, il sera essentiel que les équipes RH maîtrisent rapidement le processus de dépôt d’une pièce numérique et les données à saisir. Les employés, eux, seront familiarisés avec le portail et leurs droits sur les documents électroniques stockés. Une bonne conduite du changement sera synonyme de solution vite adoptée. 

Et pour comprendre l’utilisation du logiciel de GED au fil du temps, il sera utile de suivre certains KPI et leur évolution : taux d’adoption, temps de recherche, erreurs d’accès, demandes traitées en autonomie… on pourra ainsi apporter des corrections nécessaires et améliorer la gestion sur le long terme. 

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Faire de la GED RH un socle durable pour son entreprise

Les entreprises ont tout intérêt à faire de leur GED RH un véritable outil de gestion commun. Le logiciel réunit les équipes autour de la qualité des données de l’entreprise, tout en réduisant pour chacun les tâches sans valeur ajoutée. 

Et pour rester utile dans la durée, la GED RH doit évoluer avec l’entreprise. Outre les usages d’aujourd’hui, on se penchera aussi sur ceux de demain. Le plan de classement, les droits d’accès et les règles de conservation seront donc révisés à mesure que les processus, les équipes et les obligations changent. Une gestion continue, bien plus que le déploiement d’un logiciel performant, a la capacité de faire de la GED un socle durable pour l’entreprise.