La gestion des données des salariés est source de bien des enjeux pour les entreprises. Et au cœur de cette gestion se trouve le dossier du personnel, un outil indispensable qui centralise et organise les données essentielles de chaque employé. Comment doit-il être renseigné et quelles bonnes pratiques lui appliquer au quotidien ?
Découvrez l’importance du dossier du personnel et d’une bonne gestion RH par l’employeur, et l’impact des outils digitaux dans la transformation du monde du travail.
Qu’est-ce qu’un dossier du personnel et pourquoi est-il indispensable ?
Le dossier du personnel est un ensemble structuré de documents et d’informations concernant un salarié, tous regroupés dans un même espace physique ou numérique. Ce dossier contient à la fois des données personnelles et professionnelles, essentielles à la gestion des ressources humaines et au suivi de la carrière du collaborateur au sein de l’entreprise.
Bien que la gestion d’un dossier du personnel ne soit pas obligatoire sur le plan légal (sauf si la convention collective l’impose), il facilite grandement la gestion des données salariés pour l’employeur – quant à elles obligatoires. Le dossier du personnel, et l’ensemble des informations qu’il contient, est un facilitateur en matière de :
- Centralisation des informations : le dossier du personnel est un point d’accès unique à toutes les données des salariés. Cette centralisation permet d’éviter toute dispersion des informations, une gestion optimisée du personnel, de s’affranchir des erreurs et améliore l’efficacité globale du service RH.
- Suivi de carrière du personnel : le dossier salarié est un élément clé de gestion et de suivi de l’évolution professionnelle des collaborateurs. Il contribue directement à la réussite de l’entreprise, puisque celle-ci passe par la gestion des talents et la planification des successions au sein de l’entreprise.
- Efficacité des processus RH : la gestion unifiée des données salarié simplifie les tâches quotidiennes telles que la gestion de la paie, la planification des formations, ou les évaluations annuelles. Le responsable des ressources humaines possédant les bonnes informations remplit plus efficacement ses objectifs et ceux de l’entreprise.
- Conformité légale : le dossier du personnel permet également de s’assurer que l’employeur respecte ses obligations légales en matière de droit du travail et de protection des données. Dans le monde du travail, en cas de contrôle ou de litige notamment, des dossiers bien tenus peuvent faire toute la différence.
- Prise de décision RH : le dossier fournit enfin une base solide pour les décisions relatives aux promotions, aux augmentations de salaire ou aux plans de développement du personnel, indidivuels ou collectifs. Les informations qu’il contient permettent de s’appuyer sur des données concrètes plutôt que sur des impressions.
Digitalisez vos dossiers du personnel avec Lucca Socle RH
Quelles sont les informations et documents indispensables du dossier du personnel ?
Un dossier du personnel bien structuré comporte plusieurs sections, chacune regroupant des informations spécifiques. Parmi ces données, on retrouve :
- Les informations personnelles du salarié
Cette section constitue la base du dossier et comprend :
- État civil complet (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité) ;
- Coordonnées détaillées (adresse, téléphone fixe et mobile, email…) ;
- Situation familiale du salarié ;
- Numéro de sécurité sociale ;
- RIB pour le versement du salaire ;
- Copie de la pièce d’identité ou du titre de séjour pour les travailleurs étrangers ;
- Photo d’identité récente si nécessaire.
- Documents liés à l’embauche et au départ du salarié
Cette partie retrace l’historique de l’arrivée du salarié dans l’entreprise, avec CV détaillé et lettre de motivation, copies des diplômes, contrat de travail et avenant, fiche de poste ou encore déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Mais le départ du salarié est lui aussi suivi avec soin : des documents tels que la lettre de démission, le solde de tout compte et les attestations Pôle Emploi figurent eux aussi dans le dossier du personnel.
- Parcours professionnel du salarié
Cette section des dossiers du personnel permet à l’employeur de suivre l’évolution de chaque salarié et de planifier les évolutions de carrière. On y retrouve l’historique détaillé des postes occupés, la liste des formations suivies, et des documents tels que les comptes-rendus des entretiens annuels d’évaluation ou encore les objectifs fixés au salarié.
- Rémunération et avantages sociaux
Tous les aspects financiers de la relation de travail sont consignés dans cette section du dossier du personnel. Des données importantes pour assurer la transparence et l’équité en matière de rémunération, et qui incluent notamment l’historique complet des bulletins de paie, le détail des primes et bonus accordés, les documents relatifs à la participation et à l’intéressement ou encore les contrats de mutuelle et de prévoyance. On y retrouvera également tous les avantages en nature (voiture de fonction, téléphone, etc.) fourni par l’employeur, et des informations concernant les remboursements de frais professionnels.
- Gestion des absences et des congés
Ces données permettent de suivre la présence et les absences du salarié. Demandes et autorisations de congés payés, solde des congés, suivi arrêts maladie, des accidents du travail ou des congés maternité figurent tous dans cette section. Pour l’employeur, la gestion des absences et ces informations sont très importantes afin que les managers puissent organiser leurs ressources (humaines, budget, équipements, etc.) du mieux possible.
- Sanctions et litiges au travail
Le personnel à des droits, mais également des devoirs et des obligations. Cette dernière section du dossier du personnel contient à la fois les avertissements formels émis contre le salarié, les comptes-rendus des entretiens disciplinaires et les sanctions prononcées, tout comme leur suivi et les éventuels contentieux (prud’hommes, médiation). Son objectif : documenter scrupuleusement tout incident disciplinaire pour se protéger en cas de litige.
Les aspects juridiques à considérer pour son dossier du personnel
Les données des salariés sont un sujet sensible pour les ressources humaines. Il est donc important de faire preuve de la plus grande rigueur lors de leur traitement.
Droit d’accès du salarié au dossier
Chaque salarié a le droit légal de consulter les données contenues dans son dossier personnel. Il incombera à l’entreprise d’informer clairement le collaborateur de ce droit dès leur embauche et d’établir une procédure simple et rapide pour les demandes d’accès. Il est primordial de permettre la rectification des informations erronées sur demande du salarié. Pour l’employeur, garder une trace de toutes les demandes d’accès et des modifications effectuées peut être judicieux pour parer aux éventuels litiges.
Conservation des documents contenus dans les dossiers
La durée de conservation des documents salarié a elle aussi son importance. Le délai de conservation variera selon la nature des informations concernées :
| Contrats de travail et documents liés | Ces documents doivent être conservés 5 ans après le départ du salarié |
| Bulletins de paie | Les éléments relatifs à la paie doivent être archivés pendant 5 ans a minima (mais conservation recommandée jusqu’à la retraite du salarié) |
| Documents relatifs aux charges sociales | L’employeur a pour obligation de garder ses données pendant une période 3 ans |
| Éléments relatifs au compte personnel de formation | Toutes les informations au sujet du CPF sont conservés pendant 6 ans |
Pour respecter à la lettre ces durées de conservation, l’employeur aura tout intérêt à mettre en place un système d’archivage, de gestion et de destruction sécurisée des documents à l’expiration des délais légaux.
Informations interdites
Il est aussi à noter que certaines informations n’ont absolument pas leur place dans un dossier du personnel ! Leur collecte peut être considérée comme discriminatoire et est passible de lourdes sanctions pénales et financières. On bannira donc de ses données salarié les informations qui n’ont pas leur place dans le cadre du travail, telles que les opinions politiques, religieuses ou syndicales, orientation sexuelle ou identité de genre, origine ethnique ou raciale, données médicales détaillées ou informations sur la vie privée sans lien avec l’activité professionnelle.
Digitalisez vos dossiers du personnel avec Lucca Socle RH
Conseils pratiques pour organiser et gérer les dossiers du personnel
Impossible de bien gérer son dossier du personnel sans mettre en place un certain nombre de ressources et de bonnes pratiques ! Une bonne gestion des données de ses salariés implique en priorité de :
Organiser son traitement de l’information salarié
Adopter une structure claire et cohérente pour son dossier salarié facilite grandement la gestion quotidienne des informations qu’il contient. On mettra donc en place une arborescence de dossiers logique et uniforme. La standardisation est le meilleur moyen d’éliminer toute imprécision ou perte de données.
Idéal pour s’y retrouver, le système de tags ou de métadonnées facilite lui aussi les recherches transversales (par exemple une recherche tous les salariés ayant suivi une formation spécifique). Il assure une cohérence constante, même en cas de changement du personnel du service ressources humaines .
Mettre à jour les données de manière régulière et systématique
Un dossier du personnel n’est vraiment utile que s’il reflète la situation actuelle du salarié. On établira donc un processus de gestion et de mise à jour :
- Après chaque événement significatif (promotion, formation, changement de statut) ;
- Lors des entretiens annuels ou semestriels ;
- À chaque modification des données personnelles ;
- Au minimum une fois par an pour une revue complète des informations.
Côté employeur, ces mises à jour impliquent un travail de grande rigueur et idéalement, la mise en place de rappels automatiques pour ne manquer aucune actualisation importante.
Toujours s’assurer de la sécurité et de la confidentialité des données
Les dossiers du personnel contiennent des données sensibles qui nécessitent une protection renforcée. Il est donc indispensable d’adopter un système d’authentification forte pour l’accès aux informations des dossiers, tel que l’authentification à deux facteurs. On définira également des niveaux d’accès différenciés selon les rôles dans l’entreprise.
La sécurité des données étant l’affaire de tous, le personnel RH devra être sensibilisé aux bonnes pratiques de sécurité et des audits de sécurité effectués périodiquement pour identifier et corriger les vulnérabilités potentielles. Autant de mesures qui exigent une véritable traçabilité des dossiers dans l’entreprise.
La digitalisation du dossier du personnel
La transition vers une gestion numérique des dossiers est désormais généralisée dans beaucoup d’entreprises, et pour cause ! Le recours aux données est source de nombreux avantages pour les RH, tels que :
| Gain d’espace | Digitaliser la gestion de ses processus RH permet de s’affranchir des dossiers papier volumineux. La digitalisation permet de stocker des milliers de dossiers et de ressources en un point central |
| Accès instantané | Avec le numérique, il est simple de retrouver n’importe quelle information en quelques clics, même à distance. Le télétravail et la collaboration entre services en sont eux aussi simplifiés |
| Sécurité renforcée | Les données sont mieux protégées contre les pertes, les vols ou les dégradations grâce aux systèmes de sauvegarde automatiques et protocoles de sécurité avancés |
| Gestion et mise à jour simple | Contrairement au format papier, les dossiers du personnel peuvent être complétés en temps réel, et ainsi contenir des informations toujours à jour |
Digitalisation des dossiers du personnel : quels outils de gestion mettre en place ?
Et si la digitalisation croissante des processus de gestion des dossiers du personnel ne fait que croître, c’est qu’elle a un impact direct sur l’efficacité des équipes ressources humaines ! Car en éliminant les tâches manuelles de gestion des données collaborateurs, l’employeur peut réellement se concentrer sur des activités porteuses de valeur. Une fois les formalités réglées, l’évolution et le suivi des salariés deviennent des priorités, dans l’intérêt direct de l’entreprise.
Pensée pour une mise en application de toutes les bonnes pratiques RH à la source, la solution Lucca Socle RH permet de centraliser et de suivre toutes les informations RH, de la signature du contrat jusqu’au départ du salarié. L’outil permet la gestion et l’automatisation de processus tels que l’onboarding, la mise à jour des dossiers ou la génération de documents administratifs. Autant de contraintes opération
nelles qu’il est important de traiter vite et bien pour se consacrer à des missions plus stratégiques.
Autre avantage clé de la solution Lucca : une structure de dossier adaptable à chaque employeur. Car créer un socle sur mesure est le meilleur moyen de construire des processus RH solides, pouvant évoluer avec les mutations et besoins RH de l’entreprise ! Enfin, l’intégration de l’outil avec d’autres solutions RH (paie, gestion des absences) est un démultiplicateur d’efficacité pour les RH. Les agents et managers agissent en un point central sur toutes les données collaborateur et gagnent en visibilité pour faire progresser leurs équipes.
Parfait exemple des avantages d’une gestion numérique du dossier du personnel, Socle RH réunit tous les outils du quotidien pour faciliter la mission des Ressources Humaines.
Les avantages d’une bonne gestion des dossiers du personnel pour la performance RH
On le voit, le gain de temps et la facilité de gestion sont parmi les plus grands avantages d’une bonne gestion de dossier du personnel. Le temps libéré peut être directement réalloué à la gestion des carrières et au bien-être des salariés, essentiels au succès de l’entreprise.
Mais au-delà de ces deux atouts, la centralisation des données RH dans un système unique fait aussi grandement progresser les processus RH de l’entreprise. Terminés les risques d’erreurs et de doublons : bien gérées, les informations salarié sont fiables, à jour et accessibles plus rapidement par tous les services concernés. Cette hausse de la qualité interne bénéficie généralement à toute l’entreprise et impacte positivement sa gestion quotidienne.
Enfin, disposer de dossiers collaborateurs complets et audités facilite grandement le respect des réglementations en vigueur comme le RGPD. Les processus d’audit et de contrôle de conformité sont allégés, en particulier avec l’emploi d’un système de gestion des données RH, source de traçabilité.
Enfin, adopter les bons outils, c’est afficher sa transparence vis-à-vis de ses salariés. Un point essentiel pour les employeurs, soumis à une forte exigence de confiance, surtout dans un monde du travail en évolution permanente. De la qualité des conditions de travail au respect du droit et des réglementations en vigueur, une gestion de dossier du personnel par un logiciel adéquat est donc l’assurance de plus de performance RH et d’une véritable amélioration continue.
