La qualité de la gestion des documents RH conditionne non seulement la conformité aux obligations légales, mais aussi la fluidité interne de l’entreprise. Chaque pièce, du contrat de travail à la fiche de poste, fournit une information essentielle sur les salariés, leur parcours, leur santé ou encore leur sécurité. Mal archivés, ces documents du personnel deviennent non seulement sources de perte de temps, mais aussi de risques juridiques ! Une organisation rigoureuse des documents du personnel, ce sont une confiance renforcée et un vrai soutien au développement des ressources humaines.
Dans cet article, profitez d’un tour d’horizon des différents documents RH à conserver et de la manière de bien le faire.
Ce qu’il faut retenir
- Les documents du personnel couvrent l’ensemble du cycle RH (contrat, paie, santé, formation, absences) et certains sont strictement obligatoires, sous peine de sanctions pour l’employeur.
- Une gestion rigoureuse et structurée des documents RH est indispensable pour garantir la conformité légale, sécuriser les relations employeur-salarié et faciliter les contrôles (URSSAF, inspection du travail, prud’hommes).
- Au-delà de l’obligation réglementaire, des dossiers salariés bien tenus sont un levier de pilotage RH, de transparence interne et de développement de l’entreprise.
- La dématérialisation via un outil SIRH permet de centraliser, sécuriser et archiver les documents RH, tout en améliorant l’efficacité opérationnelle et la conformité RGPD.
Les documents du personnel et leur caractère obligatoire
La fonction RH couvre plus d’un domaine : embauche, contrat de travail, paie, santé, sécurité, absences, formation… À chacune de ces étapes correspondent des documents spécifiques, que les ressources humaines devront créer, organiser ou archiver. Une bonne gestion est donc de mise !
Les principaux domaines de gestion RH
En entreprise, la fonction RH gère plusieurs volets :
| Relation contractuelle avec les employés | Rédaction et suivi des contrats, avenants, périodes d’essai |
| Paie et les cotisations sociales | Bulletins, déclarations sociales, attestations diverses |
| Suivi administratif du personnel | Absences, congés, visites médicales, etc. |
| Sécurité et la santé au travail | Registre unique de sécurité, déclarations d’accident |
| Suivi des formations | Entretiens professionnels et des évolutions de carrière |
Chacun de ces volets implique la production ou la réception de documents RH, ceux-ci pouvant avoir un caractère obligatoire, recommandé ou facultatif. Attention, tous ne concernent pas le dossier du personnel.
Les documents du personnel obligatoires
Certains documents du personnel doivent impérativement être produits et conservés par l’employeur, sous peine de sanctions ! Il est donc important de les connaître et d’assurer leur bonne gestion. Les principaux sont les suivants :
- Contrat de travail signé (ou lettre d’engagement) pour chaque salarié ;
- Registre unique du personnel : il liste tous les employés présents dans l’entreprise ;
- Bulletins de paie remis au salarié et archivés ;
- Registres liés à la sécurité : document unique d’évaluation des risques (DUERP), registre des accidents bénins ;
- Documents relatifs aux visites médicales (embauche, périodiques, de reprise) ;
- Preuves des déclarations sociales : DSN, URSSAF, mutuelle, prévoyance ;
- Justificatifs de formation, bilans d’entretien professionnel tous les 6 ans.
On ne parle là que des documents obligatoires dédiés au personnel. D’autres documents obligatoires pour l’entreprise existent, liés eux à la conformité et au fonctionnement de la structure.
Les documents RH non obligatoires
Les documents liés au personnel vont bien plus loin que les seules pièces citées ci-dessus. S’ils ne sont pas obligatoires, d’autres documents faciliteront la gestion des ressources humaines et, en cas de litige, pourront également servir de preuve. Parmi eux :
- Les fiches de poste ;
- Les comptes-rendus d’entretiens individuels ou professionnels intermédiaires ;
- Les courriers de sanctions disciplinaires mineures ;
- L’historique des augmentations salariales ou des primes ;
- Les justificatifs d’absence, certains pouvant devenir obligatoires (arrêts maladie, maternité) ;
- Les procédures RH internes : grille d’évaluation, politique salariale.
En conservant ces pièces spécifiques dans ses dossiers, le service des ressources humaines se donne des moyens supplémentaires d’affiner sa gestion des salariés, et donc de mieux maîtriser les conditions de travail dans l’entreprise.
Lucca Socle RH le dossier du personnel dématérialisé
L’importance des documents ressources humaines dans la gestion d’une entreprise
On l’oublie parfois, mais les documents salariés sont un élément fondateur de toute entreprise ! Un dossier RH complet est un socle : il soutient la cohérence, la transparence et la stratégie globale de la structure. Les avantages concrets de dossiers bien tenus sont aussi nombreux que :
Le pilotage interne
Des documents salariés complets permettent notamment :
- De suivre l’évolution du personnel (mobilité, ancienneté, salaires) ;
- D’anticiper les départs, les besoins en recrutement ou formation ;
- D’analyser les causes d’absentéisme ou de turnover ;
- De centraliser les informations clés concernant les employés.
La documentation du personnel est enfin un levier de productivité pour le service RH qui, à l’heure de s’informer, perd moins de temps dans en recherches.
Transparence et confiance des équipes
La confiance est la clé d’une collaboration qui fonctionne. Et les dossiers salariés y contribuent grandement, puisqu’ils servent de base aux discussions et entretiens, permettent de comprendre le parcours de chaque salarié et protègent les deux parties en cas de litige,. La transparence sera bien sûr maximale si les bons outils sont fournis au salarié pour comprendre et éventuellement modifier ses données au fil des changements.
Soutien au développement de l’entreprise
Enfin, les documents salarié structurent la politique RH de l’entreprise, un levier de développement extrêmement important ! Muni de ces dossiers, l’entreprise peut :
- S’adapter rapidement aux changements ;
- Planifier ses effectifs selon les périodes et les besoins ;
- Élaborer de plans de carrière ou d’évaluation ;
- Entamer des démarches de certification, d’audit ou de labellisation.
Le cadre légal pour les documents ressources humaines
Si elle apporte de nombreux bénéfices, la gestion des documents salarié est une discipline complexe : la réglementation encadre en effet la production, la nature et la durée de conservation de tous les documents salariés. Pour l’entreprise, mieux vaut faire preuve de rigueur pour s’éviter toute retombée problématique !
Une législation stricte
Le Code du travail fixe aux ressources humaines de nombreuses obligations documentaires, lesquelles sont renforcées par le Code de la Sécurité sociale, le RGPD et les conventions collectives. Chaque document est soumis à une durée de conservation précise ainsi qu’à des règles d’accès ou de protection des données personnelles.
Les dossiers salariés sont également soumis à des contrôles par l’inspection du travail, l’URSSAF, la médecine du travail ou encore les prud’hommes… d’où l’importance de savoir ce qu’il faut archiver, comment et durant combien de temps !
La durée légale de conservation des documents RH
Tous les documents salaries possèdent leur propre délai de conservation. Les durées à respecter sont les suivantes :
- Contrat de travail : 5 ans après le départ du salarié.
- Bulletins de paie (duplicatas) : 5 ans.
- Registre du personnel : 5 ans après le départ de la personne concernée.
- Justificatifs de paiement (paie, cotisations) : 6 ans (Code du commerce).
- Données santé / sécurité : 5 à 40 ans selon le type de risque.
- Documents liés à un contentieux : jusqu’à la prescription légale (2 à 5 ans en général).
- Documents fiscaux liés à la masse salariale : 6 ans.
- Dossier médical en santé au travail : 10 ans.
Les risques encourus par l’entreprise en cas de mauvaise gestion des dossiers salarié
L’absence, la perte ou la mauvaise tenue des documents salarié peuvent gravement impacter l’entreprise. Les conséquences vont des sanctions administratives (amendes, redressements) à l’atteinte à la sécurité juridique de l’entreprise. Le non-respect du RGPD peut quant à lui donner lieu à une plainte par le ou les collaborateurs s’estimant lésés. Enfin, le salarié lui-même peut souffrir d’une mauvaise gestion de ses données, avec, dans certains cas, une perte des droits acquis (ancienneté, retraite…).
Pour se prémunir de tout aléa, donc, l’entreprise doit poser des bases saines à sa gestion des documents salariés. L’observation de bonnes pratiques et l’utilisation des bons outils sont heureusement des solutions fiables pour ne rien oublier.
Lucca Socle RH le dossier du personnel dématérialisé
Comment conserver de manière optimale les documents des ressources humaines ?
Nous l’avons dit : disposer d’un bon système de conservation est essentiel, à la fois pour respecter la loi et pour assurer une gestion fluide de ses ressources humaines ! Trois points sont indispensables pour une bonne gestion :
Le dossier du personnel : à la base de toute gestion documentaire
Chaque salarié doit avoir un dossier qui lui est propre : c’est l’objectif du dossier du personnel. Celui-ci centralise les documents salariés – obligatoires ou non – dans un format physique ou numérique. Notons qu’en cas de dossier numérique, l’entreprise devra garantir la confidentialité des données personnelles. Le dossier du personnel contiendra :
- Informations administratives (état civil, diplômes, RIB…) ;
- Copie du contrat de travail et de ses avenants ;
- Attestations (mutuelle, permis…) ;
- Historique de paie et d’absences ;
- Suivi santé et sécurité (visites médicales, habilitations) ;
- Courriers des ressources humaines (entretiens, sanctions, promotions).
Bonnes pratiques de conservation
Outre le respect des règles liées au dossier du personnel, l’entreprise gagnera à appliquer des bonnes pratiques simples ! Il est par exemple recommandé de :
- Organiser les dossiers dès l’embauche, avec des règles de classement homogènes.
- Séparer les documents confidentiels (santé, sanctions) du reste du dossier.
- Numériser tous les documents pour faciliter leur accès, leur recherche, leur archivage.
- Mettre en place une politique de conservation avec alertes et nettoyage régulier des dossiers.
- Limiter l’accès aux seules personnes habilitées du service RH.
Le numérique comme levier d’efficacité
Sans surprise, la gestion des dossiers salarié par une solution digitale est la plus sûre pour l’entreprise. Celle-ci est synonyme de gain de temps considérable (l’accès aux dossiers devient alors instantané), mais aussi de traçabilité et de réduction des erreurs. Les solutions logicielles de gestion des dossiers du personnel garantissent en outre la parfaite sécurisation des informations. Les logiciels SIRH, notamment, incluent toutes les fonctionnalités nécessaires pour une mise en conformité au quotidien et un vrai gain de performance.
Rester prudent en cas de conservation physique
Enfin, si malgré tout, les documents du personnel sont conservés sous forme papier, quelques précautions s’imposent. On s’assurera de conserver les dossiers dans un local sécurisé, à l’abri de l’humidité et des incendies, et d’en restreindre l’accès. On optera pour un classement intelligent (par exemple par nature de document) et l’on se protègera des pertes accidentelles via des copies ou sauvegardes.
En résumé
|
Document salarié |
Obligatoire |
Durée de conservation |
Utilité |
|
Contrat de travail |
Oui |
5 ans après départ |
Formalise les engagements employeur/salarié |
|
Bulletin de paie |
Oui |
5 ans |
Preuve de rémunération et bases sociales |
|
Registre unique du personnel |
Oui |
5 ans après départ |
Liste chronologique des entrées et sorties |
|
Dossier du personnel |
Oui |
5 ans après départ |
Archive globale des données individuelles |
|
Document unique d’évaluation des risques |
Oui |
Durée de vie de l’entreprise |
Point de référence en matière de sécurité |
|
Justificatif de visite médicale (médecine du travail) |
Oui |
10 ans |
Suivi de la santé et aptitude |
|
Déclaration sociale nominative (DSN) |
Oui |
6 ans |
Déclarations automatisées aux organismes |
|
Fiche de poste |
Non |
À définir selon usage |
Base pour l’évaluation et la formation |
|
Compte-rendu d’entretien professionnel |
Non |
3 ans |
Traque les objectifs et besoins de formation |
|
Historique des augmentations et primes |
Non |
3 ans |
Transparence salariale |
|
Registre des formations |
Non |
5 ans après formation |
Preuve du développement des compétences |
|
Grille d’évaluation |
Non |
3 ans |
Outil d’organisation des bilans |
|
Procédure interne de gestion des absences et congés |
Non |
5 ans |
Cadre interne pour l’équipe RH |
|
Registre des accidents bénins |
Oui |
5 ans |
Trace les incidents mineurs |
|
Données médicales spécifiques (amiante, CMR, etc.) |
Oui |
40 ans |
Obligatoire pour risques à long terme |
