Le flex office, qui redéfinit le rapport des salariés à l’espace de bureau, fait aussi apparaître de nouvelles problématiques de gestion pour les entreprises. Avec cette tendance, accélérée par les récentes crises sanitaires et l’essor du télétravail, il s’agit bien sûr de répondre aux nouvelles attentes des collaborateurs… mais pas seulement ! Pour les entreprises, les enjeux sont également économiques.
Dans la suite de notre article, profitez d’un tour d’horizon de tout ce qu’il faut savoir sur le flex office, nouveau mode de travail en plein essor.
Ce qu’il faut retenir
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- Le flex office supprime le poste attitré : les collaborateurs choisissent chaque jour l’espace le plus adapté à leurs tâches (concentration, échange, créativité), dans une logique de bureaux “à la demande”.
- Il recouvre plusieurs approches (desk sharing, hot desking, activity-based working, smart office), mais l’objectif reste le même : maximiser la flexibilité et l’usage réel des espaces de travail.
- Le flex office apporte des gains concrets : liberté et QVCT côté salariés, réduction des coûts immobiliers et décloisonnement des équipes côté entreprise, avec un impact positif possible sur la productivité si l’organisation est bien pensée.
- Le succès dépend d’un cadre clair et d’outils adaptés : respect des obligations de conditions de travail, dimensionnement des postes, accompagnement du changement et logiciel de réservation/occupation pour piloter présence, capacité et télétravail sans friction.
Le concept du flex office : définition
Le flex office désigne un modèle d’organisation où les salariés ne disposent plus d’un poste de travail attitré. Les collaborateurs s’installent ainsi quotidiennement dans un espace ou une place disponible selon leurs besoins spécifiques et leurs tâches du moment. Cette approche, plus dynamique que l’organisation de bureau traditionnelle, a un impact profond sur la relation entre l’employé et son environnement professionnel et pousse également les entreprises à réinventer la manière dont elles gèrent leurs bureaux.
Introduit dans les entreprises anglo-saxonnes au début des années 2000, le flex office s’est peu à peu démocratisé pour devenir une véritable alternative au modèle traditionnel de bureau fixe, en particulier dans les secteurs où la mobilité et l’agilité sont essentielles. Ce sont aujourd’hui 15 à 20% des entreprises françaises qui l’utilisent sur leurs lieux de travail.
Les différents synonymes ou termes associés au flex office
La gestion du flex office se décline de nombreuses manières. Plusieurs termes sont apparus autour du concept, chacun désignant un mode de flex office spécifique. On peut par exemple citer :
| Desk sharing | Partage des postes de travail entre collaborateurs |
| Hot desking | Occupation des bureaux selon le principe du « premier arrivé, premier servi » |
| Activity-based working | Choix de l’espace en fonction de l’activité à réaliser |
| Smart office | Intégration des technologies pour optimiser l’utilisation des espaces et des bureaux |
| Bureau dynamique | Adaptation constante des espaces de travail aux besoins évolutifs |
Les approches possibles sont donc très variées, chacune répondant à un besoin d’environnement de travail différent. Le dénominateur commun cependant : une recherche accrue de flexibilité dans les modes de travail.
La législation encadrant le flex office
L’entreprise intéressée par le flex office ne doit pas oublier que sa mise en place s’inscrit dans un cadre législatif rigoureux. En France, le Code du travail impose un certain nombre d’obligations en matière de conditions de travail des salariés. L’employeur doit notamment garantir à chaque collaborateur un espace de travail minimal – généralement 10m² par personne – ainsi que de bonnes conditions d’ergonomie, d’éclairage et d’acoustique. Par ailleurs, la mise en œuvre de ce système de travail s’accompagne souvent d’accords sur le télétravail, cette autre pratique étant elle aussi encadrée par une législation spécifique, tout comme le suivi des temps de travail. Les réglementations en vigueur doivent impérativement être connues, et leurs évolutions suivies de près !
La gestion du flex office avec Lucca Office
Les avantages du flex office pour toutes les parties prenantes
L’adoption du flex office transforme radicalement l’expérience de travail des collaborateurs. Elle est source de bien des avantages, tant pour les salariés que pour l’entreprise :
Plus de flexibilité pour les employés
Le flex office a pour avantage majeur d’offrir au salarié une grande liberté de choix. Travailler dans un espace collaboratif pour des sessions de brainstorming, s’isoler pour les tâches les plus exigeantes ou rejoindre un espace informel pour les échanges créatifs : tout est possible – et plus simple à mettre en œuvre – avec cette nouvelle organisation du travail !
La combinaison de cette approche avec le télétravail est aussi le gage d’un équilibre vie professionnelle-vie personnelle plus harmonieux. Basé sur l’autonomie, le flex office permet au salarié de s’approprier son environnement de travail malgré l’absence de poste ou de place attitré, et donc d’en tirer une véritable satisfaction. Le flex office entre totalement dans une démarche QVCT dans l’ère du temps.
Des économies de coût pour l’employeur
L’aspect économique est souvent la motivation première des entreprises qui adoptent le flex office. L’optimisation de la place et de l’occupation des bureaux est un enjeu fort, en particulier dans les zones urbaines où le coût immobilier impacte fortement les entreprises. Adopter le flex office contribuera à :
- Réduire la surface immobilière nécessaire aux salariés, et donc la charge locative ;
- Mutualiser le matériel et les ressources utilisées ;
- Améliorer la consommation énergétique des bureaux.
Par la suite, les économies réalisées pourront être réinvesties dans la qualité des espaces et dans des outils venant soutenir cette nouvelle organisation du travail.
Davantage de collaboration et d’innovation
Le flex office contribue également à décloisonner les services de l’entreprise. Des salariés qui se croisent davantage au travail, ce sont plus d’interactions spontanées et des façons de travailler innovantes qui peuvent émerger.
Le plus souvent, les espaces de travail flexible comportent des zones conçues pour stimuler la créativité collective : salles de brainstorming, espaces de coworking internes, zones de détente propices aux discussions informelles… Cette diversité d’environnements laisse la place et favorise davantage la collaboration et le partage des connaissances, qui deviennent la norme.
Augmentation de la productivité et de l’efficacité au travail
Contrairement aux idées reçues, si elle est bien gérée avec l’applui d’un logiciel de gestion du flex office, cette pratique peut très nettement améliorer la productivité des collaborateurs ! Car adapter l’environnement à la tâche à accomplir, c’est optimiser les conditions de concentration ou de collaboration selon le besoin. Les salariés gagnent en efficacité en choisissant l’espace ou le bureau le plus adapté à leur activité du moment et peuvent y investir toute leur performance, dès les premiers instants.
On notera aussi que le flex office se base davantage sur la responsabilisation des équipes que sur leur présence au travail. Une évolution positive du management qui pousse souvent les collaborateurs à s’engager davantage et bénéficie in fine à l’entreprise.
La gestion du flex office avec Lucca Office
Connaître les freins au flex office
S’il est source de nombreux avantages, le flex office – et notamment son déploiement – soulève quelques défis pour l’entreprise et, côté salarié, peut être source de freins au travail. Mieux vaut les connaître pour une mise en place sans heurt.
Les inconvénients du flex office côté entreprise
La transformation des espaces de travail ne va pas sans un investissement de départ important. L’entreprise doit en effet repenser ses bureaux et faire l’achat d’un mobilier adapté. Quant à la gestion du flex office elle-même, elle nécessitera généralement un outil logiciel adéquat ! Orchestrer la réservation des espaces, suivre l’application du télétravail et contrôler le succès de son flex office sera essentiel mais s’accompagnera d’un coût inévitable.
Sur le plan managérial, le flex office entraîne une évolution profonde des pratiques. Avec le travail flexible, la supervision traditionnelle se transforme en un management par la confiance et les résultats. La transition doit être soigneusement préparée, en particulier dans les entreprises qui appliquent une hiérarchie plutôt verticale.
Les freins côté salarié
La perte d’un poste ou d’une place attitré et les incertitudes qu’elle entraîne peuvent être un frein pour de nombreux collaborateurs. Avec le flex office et le télétravail, ce sont également les valeurs de l’entreprise qui peuvent être soumises à changement : l’alternance entre présence dans les locaux et travail à distance réduit parfois la cohésion sociale et fait perdre de vue ce qui fait l’identité de l’entreprise. Il appartient aux dirigeants et aux managers d’anticiper ces écueils, en maintenant des repères forts et en facilitant l’organisation aux salariés.
L’importance de préparer sa démarche de flex office
Aucun de ces freins n’est insurmontable lorsque la démarche est préparée en amont. Pour l’employeur, il s’agira de réfléchir à l’avance à son espace, aux utilisations possibles et à la circulation des employés dans les locaux. Les principaux points d’attention seront :
| Dimensionnement des espaces | On s’assurera que le ratio de postes disponibles est cohérent avec le nombre de collaborateurs dans les bureaux chaque jour |
| Personnalisation des espaces | Mieux vaut éviter l’uniformisation excessive ! Un flex office réussi propose une variété d’environnements de travail adaptés aux différentes activités professionnelles |
| Adaptation du concept à l’entreprise | Le flex office ne peut être déployé de manière uniforme dans toutes les organisations. La taille de l’entreprise, ainsi que son secteur d’activité, déterminent souvent les besoins en termes d’espace. L’objectif n’est pas d’imposer un modèle standardisé mais de créer une version personnalisée du flex office qui correspond à l’ADN de l’organisation |
| Accompagnement au changement | Difficile de bien déployer un projet de flex office sans une pleine adhésion des salariés… et donc une bonne communication au sein du bureau. On pensera à bien expliquer le nouvel agencement des espaces et à prendre en compte les retours des salariés |
| Utilisation d’un outil de gestion | Salariés en télétravail, dans les bureaux, sur le terrain ou en congés… le flex office peut s’avérer difficile à orchestrer ! Se préparer implique de mettre en place les bons outils de réservation des espaces |
L’adoption d’un outil de gestion du flex office pour bien vivre le changement
Pas de flex office bien orchestré sans solution technologique adaptée ! Le logiciel de gestion du flex office fait figure d’incontournable pour maîtriser les occupations de bureaux, le télétravail et, en somme, le travail hybride dans l’entreprise.
Le logiciel de gestion du flex office permettra en premier lieu de fluidifier la réservation des espaces de travail. Les collaborateurs et leurs managers pourront visualiser en temps réel les postes disponibles et le planning d’équipe. Le logiciel facilitera la gestion des capacités des locaux et permettra de définir des plafonds afin de ne pas surcharger le site. Grâce à un logiciel intuitif, c’est toute l’organisation et ses processus de validation qui seront simplifiés.
Côté décideurs, les données collectées sont précieuses pour analyser les usages des salariés, d’identifier les zones sous-exploitées et d’ajuster l’aménagement en conséquence. L’intégration du logiciel avec d’autres outils (gestion des congés, paie…) sera également utile à la remontée des informations et accélérera la mission des RH.
Plus globalement, l’adoption d’un logiciel doit faciliter l’introduction et l’adoption du flex office par les équipes. Des processus simples, une large part d’automatisation et des interfaces conviviales sont autant d’éléments rendant l’expérience plus fluide pour les collaborateurs. Afin de réussir sa démarche, on choisira donc des outils capable de lever les freins au flex office et d’en faire un plaisir pour les salariés.
