Passage obligé dans toute entreprise, l’entretien professionnel ne doit pas uniquement être considéré comme une contrainte légale. Il soulève en effet des enjeux clés : comment accompagner le salarié dans son évolution et sa formation professionnelle ? Comment donner au manager un outil de gestion efficace et aux RH une vision claire des besoins collectifs ? Quels bénéfices concrets une organisation peut-elle tirer de cet entretien pour anticiper ses futurs métiers et renforcer son attractivité ?
Découvrez toutes nos réponses à ces question dans notre guide complet.
Qu’est-ce-que l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire entre l’employeur et le salarié, prévu par le Code du travail et renforcé par la loi du 5 mars 2014. Cet entretien n’est pas une simple évaluation annuelle ni d’un contrôle des performances : c’est un temps d’échange distinct, consacré à la formation professionnelle, à l’évolution du parcours du salarié et à ses perspectives de mobilité interne. Cet entretien, qui a lieu tous les deux ans et qui s’inscrit dans le cadre de la gestion de ses talents, fera donc l’objet d’une préparation et d’une communication bien précises de l’employeur.
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Le cadre légal de l’entretien professionnel
Depuis 2014, toutes les entreprises ont l’obligation d’organiser un entretien professionnel pour leurs salariés tous les deux ans, et d’établir un bilan récapitulatif tous les six ans. Des rendez-vous spécifiques sont aussi prévus au retour de certains types de congé. Cette obligation s’applique à chaque type de contrat de travail (CDI, CDD, temps partiel), quels que soient le poste occupé et la taille de l’entreprise.
L’employeur qui ne respecterait pas cette obligation s’expose à des sanctions telles que :
- Abondement correctif sur le compte personnel de formation (CPF) du salarié.
- Risques juridiques en cas de litige.
Ce cadre légal permet à la fois de sécuriser les parcours et d’assurer au salarié un meilleur accès aux formations professionnelles. Il s’agit donc autant d’un outil de gestion RH que d’un levier de développement pour le collaborateur et l’organisation. Nous le verrons dans la suite de cet article, l’utilisation d’un logiciel de gestion des entretiens professionnels est vivement recommandé afin de faire de ce moment un véritable levier de performance, pour l’entreprise comme ses salariés.
Qui réalise l’entretien professionnel ?
Le plus souvent, la gestion de l’entretien professionnel est conduit par l’employeur ou son représentant direct. Selon la taille de l’entreprise, il pourra être mené par :
- le manager
- un responsable des ressources humaines
- le dirigeant lui-même, dans les petites structures.
L’employeur aura pour mission de veiller à la confidentialité et aux bonnes conditions de l’entretien. Celui-ci aura la forme d’une réflexion partagée, tant sur le parcours professionnel du salarié que sur ses souhaits d’évolution et ses perspectives pour l’avenir.
On notera également que selon l’organisation, l’entretien peut être mené en binôme – avec le manager et un responsable RH par exemple – afin de croiser plusieurs visions du parcours du salarié. De cette manière, l’entreprise sécurisera ses décisions et s’assurera d’orienter au mieux ses collaborateurs.
Concernant la forme, guides et trames d’entretien professionnel existent pour homogénéiser les entretiens entre équipes et éviter les écarts de traitement ! Pour un entretien digne de ce nom, on pourra ajouter à cela un briefing des managers et un accès exhaustif de chaque salarié aux informations utiles (référentiel métiers, offres internes, dispositifs professionnels).
Les objectifs de l’entretien professionnel
L’entretien professionnel a plusieurs finalités, et notamment :
- Faire le point sur les compétences acquises
- Identifier les besoins en formation professionnelle
- Étudier les opportunités de mobilité interne ou externe
- Échanger sur les projets de l’entreprise et les attentes du salarié
- Anticiper les ajustements nécessaires pour maintenir l’employabilité
Ainsi, avec l’entretien professionnel, la loi place le sujet de l’évolution au centre de la relation employeur-salarié. Un sujet d’autant plus important du fait de la transformation rapide des métiers, qui pousse les salariés et l’entreprise à s’interroger fréquemment sur l’avenir.
Pour être constructif, l’entretien professionnel devra cibler l’écart entre compétences actuelles et objectifs du poste visé. Il débouchera sur un plan d’actions incluant par exemple formation professionnelle, missions étendues, ou mobilité. L’entretien professionnel a donc vocation à explorer l’évolution, et non la performance passée. L’objectif final : maintenir l’employabilité à son maximum et apporter des options concrètes au salarié (CPF, VAE, passerelles métiers) pour la satisfaction de toutes les parties.
Entretien professionnel VS entretien annuel : comprendre les différences
L’entretien professionnel se distingue de l’entretien annuel sur de nombreux plans, qu’il est important de connaître :
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Entretien professionnel |
Entretien annuel d’évaluation |
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Objectif |
Évolution, formation professionnelle, parcours |
Mesurer la performance et fixer les objectifs |
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Périodicité |
Tous les 2 ans + bilan tous les 6 ans |
Généralement 1 fois par an |
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Contenu |
Compétences, projets, mobilité |
Résultats, atteinte des objectifs |
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Conduite par |
Employeur ou manager |
Manager direct |
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Impact RH |
Construction du plan de formations |
Ajustement des objectifs individuels |
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Base légale |
Obligation prévue par le Code du travail |
Pas obligatoire |
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L’intérêt de l’entretien professionnel pour les différentes parties
L’entretien professionnel doit être un échange gagnant-gagnant pour tous les participants. Bien mené, il aura des retombées positives sur tous les membres de l’organisation :
Pour le salarié
L’entretien professionnel est, pour le salarié, l’opportunité de parler de son parcours et d’exprimer ses souhaits de formation professionnelle, d’évolution ou de mobilité. Durant cet échange, il pourra mettre à plat ses contraintes (temps, financement, lieu de la formation), s’informer sur les dispositifs existants (CPF, Pro-A, transitions professionnelles) et confronter ses projets à la réalité des besoins de l’entreprise. L’entreprise renforce ainsi le sentiment des collaborateurs d’être acteurs de leur parcours professionnel.
Pour le manager
Côté manager, l’entretien professionnel est un outil précieux pour comprendre les attentes des collaborateurs et mieux gérer ses équipes. C’est aussi un outil de motivation et de fidélisation du salarié, essentiel pour un fonctionnement fluide de l’entreprise. Concrètement, le manager emploiera l’entretien professionnel pour détecter les salariés à potentiel, anticiper les absences liées aux formations et planifier les montées en compétences. Bien sûr, l’entretien se met également au service de la confiance et du dialogue entre les salariés et leur supérieur direct : il élimine les zones de flou et garantit ainsi plus d’engagement sur la durée.
Pour les RH
Les ressources humaines emploieront avant tout l’entretien professionnel pour recenser les besoins en formation professionnelle et veiller au respect des obligations légales. Mais pour la fonction RH, cet entretien dresse aussi une vision plus globale du niveau de compétences dans l’entreprise et des priorités. Centralisés, les comptes rendus d’entretien apportent de la clarté et prouvent la conformité de l’entreprise en cas de contrôle.
Pour l’entreprise
Enfin, l’entreprise exploitera l’entretien professionnel comme un véritable levier d’attractivité et en profitera pour s’adapter à un marché du travail en constante évolution, ou pour réduire son turnover. En investissant de l’énergie dans l’entretien professionnel, l’entreprise prouve en effet qu’elle peut accompagner durablement ses salariés dans leur parcours.
Comment bien préparer et réaliser son entretien professionnel ?
Les étapes de préparation de l’entretien professionnel
Bien préparer chaque entretien professionnel est important et passe par :
- Le choix d’un lieu calme et confidentiel
- L’envoi au salarié d’une convocation contenant les conditions de l’entretien et les thèmes abordés
- La préparation des informations utiles au bon déroulement de l’entretien (ancienneté, poste, formations suivies, projets de l’entreprise)
Plus globalement, l’entreprise aura tout intérêt à bien communiquer sur le rôle de l’entretien professionnel pour éviter toute confusion avec d’autres entretiens. Côté manager ou RH, on pourra préparer des informations sur les dispositifs de formation professionnelle, les opportunités de mobilité interne ou les évolutions possibles afin d’alimenter l’échange.
Déroulement de l’entretien professionnel
L’entretien professionnel suivra le plus souvent les étapes suivantes :
- Accueil du salarié et rappel du cadre légal
- Échange sur le parcours professionnel depuis le dernier entretien
- Analyse des compétences actuelles et des besoins futurs du salarié
- Discussion sur les perspectives d’évolution et de mobilité
- Choix des actions à mettre en place (plan de formation professionnelle, accompagnement).
- Rédaction d’un compte rendu signé par les deux parties
Pour un entretien professionnel constructif, on recommandera des questions ouvertes, qui laissent une place importante à l’écoute active du salarié. Le compte rendu permettra une bonne traçabilité et un suivi des engagements de chaque partie. Certaines entreprises prévoient d’ailleurs un point intermédiaire, six mois après l’entretien, pour vérifier l’avancement de ce plan d’actions.
Les outils et logiciels pour accompagner l’entretien
La digitalisation simplifie considérablement la gestion des entretiens professionnels ! Plusieurs logiciels RH intègrent désormais des modules dédiés à l’entretien, qui permettent de le gérer facilement et dans ses moindres détails :
- Planification automatique des entretiens professionnels, avec rappels et convocations personnalisées.
- Trames d’entretien préconfigurées conformes au Code du travail, pouvant être personnalisées selon l’entreprise.
- Espace personnel accessible au salarié pour y noter ses attentes, projets ou demandes de formation.
- Suivi des échéances (entretien tous les deux ans, bilan à six ans) avec alertes
- Centralisation des comptes rendus et conservation sécurisée des documents signés.
- Tableaux de bord permettant de visualiser les besoins et l’avancement des plans d’action pour chaque salarié.
Les modules dédiés à l’entretien professionnel permettent l’organisation de campagnes d’entretiens à grande échelle et, point essentiel, peuvent s’intégrer au SIRH pour une couverture complète du parcours salarié. Recrutement, suivi des compétences, mobilités, formations et bilans dressent ensemble un panorama complet de la situation, tant côté collaborateurs qu’employeur.
Et dans un contexte de transformation permanente du travail, s’équiper d’un logiciel adéquat est d’autant plus nécessaire. L’entreprise s’offre ainsi les bons outils pour accompagner ses salariés et impliquer chaque partie dans sa réussite. Enfin, on veillera à ce les résultats des entretiens ne restent pas lettre morte : un suivi régulier et des actions concrètes sont les conditions sine qua non d’entretiens professionnels efficaces. À terme, pour l’employeur, ce sont tant la compétitivité que l’engagement salarié qui s’améliorent.
