Comment établir un compte-rendu d’entretien professionnel ?

Pas d’entretien professionnel sans compte rendu ! Ce document, plus crucial qu’il n’y paraît, permettra de suivre la carrière du salarié après l’échange, de clarifier chaque objectif et de construire avec lui un parcours professionnel cohérent. Si beaucoup d’entreprises savent organiser des entretiens, toutes ne produisent pas un compte rendu exploitable et utile autant pour l’organisation. 

Dans notre guide, découvrez comment bien structurer son entretien professionnel, en tenant compte des obligations légales, du contenu attendu dans le document et des meilleures pratiques de rédaction.

Entretien professionnel : définition et obligations

L’entretien professionnel est un échange individuel obligatoire entre un collaborateur et son employeur, organisé tous les deux ans et portant sur le parcours professionnel du collaborateur. A l’aide d’une trame d’entretien professionnel, on y aborde ses expériences, les compétences acquises, les perspectives de poste futur, les projets de formation ou les pistes de réajustement.

Contrairement à l’entretien annuel d’évaluation – qui examine les résultats, les performances ou la qualité du travail – l’entretien professionnel ne vise pas à juger, mais à identifier des pistes concrètes pour accompagner un parcours salarié. Sa place dans la gestion des carrières et son importance pour les RH sont donc majeures.

La gestion de l’entretien professionnel est bien encadré sur le plan légal. On notera que l’employeur doit :

• organiser l’entretien tous les deux ans
• proposer un entretien plus global tous les six ans
• remettre un exemplaire au collaborateur
• aborder les pistes d’évolutions, l’accès à la formation, les retours d’expérience, les projets ou besoins liés au poste
• tracer les informations de date, de lieu et de contexte
• garantir que le salarié bénéficie d’une réflexion réelle sur son avenir.

Le compte rendu est donc la trace officielle des échanges. Il servira aussi de base au suivi du collaborateur et, si nécessaire, de preuve en cas de contrôle.

Modèle de trame d’entretien professionnel

Etablir une trame d’entretien efficace et pertinente est un processus chronophage et sujet à des oublis. Nous vous avons conçu pour vous, un modèle de trame d’entretien professionnel prêt à l’emploi. Vous n’avez plus qu’à le télécharger et à le personnaliser selon les spécificités de votre structure.

Ce document vous permettra de transformer vos campagnes d’entretiens un moment clé dans la vie de vos collaborateurs, source de performance et de réalisation des objectifs de votre organisation. Dans notre modèle, vous retrouverez notamment :

• Bilan de l’année écoulée
• Évaluation des compétences et savoir-être
• Besoins en formation et développement personnel
• Conditions de travail et bien-être
• Objectifs pour l’année à venir

Et bien d’autres rubriques pour améliorer l’efficacité de vos entretiens annuels.

À quoi sert le compte rendu d’entretien professionnel ?

Du compte rendu d’entretien professionnel, on attend plusieurs choses : 

1. Une synthèse des sujets abordés

Bien sûr, le compte rendu sert avant tout à rassembler les éléments clés évoqués lors de l’entretien : parcours du salarié, compétences, besoins en formation, points à améliorer, retour sur les objectifs fixés lors du précédent entretien, souhaits exprimés.

2. Des objectifs concrets

La rédaction du compte rendu est l’occasion de définir des cibles claires et mesurables pour le salarié, en lien direct avec son poste.

3. Des étapes mieux formalisées

Le document dresse un récapitulatif clair des actions prévues pour le salarié, telles que les formations envisagées, l’accompagnement interne, la mobilité, le changement de poste, l’ajustement d’organisation ou de charge de travail.

4. Un suivi réel

Avec le compte rendu d’entretien, l’entreprise peut s’assurer que les salariés bénéficient bien des dispositifs prévus, notamment un accompagnement et des accès aux formations ainsi que des potentiels aménagements de temps (ex. retour de congé parental ou de mobilité interne).

5. Des besoins salariés et employeur bien alignés

La synthèse possède enfin une dimension contractuelle : elle servira de socle pour évaluer l’atteinte des engagements de chacun et faciliter la gestion dans la durée.

Comment rédiger un compte rendu professionnel clair ?

La rédaction d’un compte rendu d’entretien doit impérativement être soignée. On notera chaque information avec précision, de référence dans un modèle bien structuré ou dans un logiciel de gestion des entretiens. De cette manière, on comprendra plus aisément les avancées, même des mois plus tard. Les points clés d’un bon compte rendu sont les suivants :

1. Suivre une structure claire

Le compte rendu doit suivre un plan clair, systématisé pour tous les entretiens. Les grandes catégories suivantes suffisent le plus souvent :

• Contexte de l’entretien : date, lieu, type d’entretien, poste du salarié
• Parcours et expériences depuis le précédent entretien
• Situations liées au poste : missions, réussites, difficultés
• Compétences développées ou à renforcer
• Besoins en formation
• Perspectives d’évolution
• Projets ou souhaits du salarié
• Objectifs fixés pour la période suivante
• Prochains jalons pour l’employeur

2. Rester factuel

Pour éviter tout litige, le compte rendu ne doit pas donner matière à interprétation. On évitera donc :

• les formulations subjectives
• les jugements sur la personnalité
• les commentaires hors sujet

On décrira, avant tout, ce qui a été dit et convenu entre les deux parties, de manière aussi factuelle que possible. 

3. Être précis sur les objectifs

Un objectif trop vague ne sera utile ni au salarié, ni à l’entreprise. Pour que l’entretien donne de vrais résultats, les objectifs fixés dans le compte rendu devront être à la fois :

• réalistes
• datés
• liés à des missions concrètes
• facilement compréhensibles 

4. Mettre l’accent sur les prochains jalons

Au cœur du résumé d’entretien, on retrouve souvent les initiatives prévues pour soutenir le collaborateur dans les mois à venir, telles que :

• formations (type, durée, financement)
• réorganisation du poste
• accompagnement par un professionnel
• évaluation supplémentaire
• mission temporaire
• changement de poste

À chaque action seront associés une deadline et un responsable. 

5. Prévoir un espace “observations”

Le salarié peut enfin compléter le modèle d’entretien professionnel avec ses propres remarques.
Un champ « observations » garantira le caractère individuel du document et apportera de la clarté.

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Le contenu type d’un compte rendu

La démarche doit, en fin de compte, intégrer certains incontournables et s’affranchir du superflu. On peut résumer ainsi les grands chapitres du compte rendu professionnel :

Section	Contenu à renseigner
Informations administratives	Date, lieu, identité du salarié, type d’entretien, fonction exercée
Parcours & bilan	Missions réalisées, réussites, difficultés, éléments marquants depuis le dernier échange
Compétences & expérience	Évaluation des acquis, besoins identifiés, compétences développées
Formations	Formations suivies, souhaitées, obligatoires ou recommandées
Évolution professionnelle	Perspectives, mobilité, projets, réflexion sur la carrière
Objectifs	Objectif principal, secondaire(s), échéances
Actions prévues	Formations à engager, accompagnement, changements de poste ou missions
Résumé & validation	Résumé final, signatures et observations du salarié

Des conseils pratiques pour un compte rendu convaincant

1. Préparer son suivi d’entretien avant même sa rédaction

Avant tout nouvel échange avec un collaborateur, on veillera à relire l’ancien compte rendu et à collecter les informations nécessaires au suivant. De cette manière, on évitera les approximations.

2. Garder un ton neutre

Le contenu doit refléter les échanges tels qu’ils se sont déroulés, sans rien déformer. Rappelons que le but du bilan d’entretien n’est pas d’évaluer la personnalité, mais de soulever des pistes d’évolution pour le collaborateur. Dans ce contexte, une distance bienveillante sera de mise.

3. Respecter l’esprit de l’entretien

L’entretien professionnel vise à soutenir le projet du collaborateur et non à juger sa performance. Le rendu doit conserver cette logique : pour l’entreprise, il s’agit de créer un espace constructif où tous les sujets pourront être abordés sans pression.

4. Clarifier les engagements réciproques

S’il n’y avait que deux sujets à dégager de l’entretien collaborateur, ce seraient les suivants :

• De quoi le collaborateur a-t-il besoin pour avancer dans les prochaines semaines ?
• Quelles initiatives l’employeur s’engage-t-il à mettre en place ?

Cette mise au clair pose un cadre concret pour la suite, avec des responsabilités clairement identifiées des deux côtés.

5. Rester concis

Un bon compte rendu ne dépasse pas une ou deux pages. L’essentiel doit être visible immédiatement. Un modèle court et structuré sera toujours plus utile dans le temps qu’un texte trop dense qu’on ne relira jamais.

6. Utiliser un modèle commun

Dans une entreprise, disposer d’un modèle unique est le meilleur moyen de garantir l’homogénéité des documents et d’éviter les oublis. Cela permet aussi de sécuriser la conformité des entretiens et, enfin, simplifie la tâche de tous ceux qui rédigent ou relisent ces comptes rendus !

Quel modèle pour son compte rendu d’entretien ?

On proposera à ses équipes un modèle simple et réutilisable à chaque entretien, qui contiendra

1. Informations générales

• Nom du salarié
• Emploi / fonction
• Jour et lieu de l’entretien
• Nom de l’employeur ou du responsable
• Type d’entretien (professionnel / retour de congé / bilan / autre)

2. Parcours depuis le dernier entretien

• Éléments marquants du travail réalisé
• Compétences développées
• Formations suivies
• Situations rencontrées
• Résultats ou réalisations notables

3. Discussion sur la carrière et les perspectives

• Souhaits d’évolution 
• Points de progression identifiés
• Missions ciblées
• Mobilité envisagée
• Autres pistes liées à l’emploi

4. Besoins en formation

• Thèmes souhaités
• Formations obligatoires
• Expériences à acquérir
• Actions internes à prévoir

5. Objectifs fixés

• Objectif principal
• Jalons complémentaires
• Indicateurs simples de suivi
• Échéances

6. Actions décidées

• Initiatives engagées par l’employeur
• Missions confiées au collaborateur
• Ressources nécessaires
• Dates prévisionnelles

7. Récapitulatif final

Ici figurera un résumé des échanges avec mention des engagements, validation des étapes et points de vigilance, s’il y en a. On terminera par les observations éventuelles du collaborateur et les signatures des deux parties.

Sur la base d’un bon modèle et en épurant sa structure, l’entreprise créera un outil simple, et utile, aussi bien pour accompagner le parcours de ses salariés que pour assurer leur suivi dans la durée.

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