La gamme Cleemy : des solutions dédiées aux frais professionnels
Modernisez vos processus et optimisez la gestion des dépenses professionnelles.
Plus besoin d’avoir un œil sur chaque euro dépensé par vos collaborateurs !
Les différentes solutions qui composent la gamme Cleemy vous permettent de contrôler facilement les sorties d’argent et d’améliorer votre suivi des frais professionnels.
Maîtrisez les dépenses professionnelles
Simplifiez et automatisez vos processus
Evitez les tâches manuelles et les erreurs de saisie
Sécurisez la gestion des frais professionnels
La gestion des frais professionnels :un défi crucial et constant
Frais de mission, achats de fourniture, frais de réception, cadeaux clients, etc. Dans le cadre de leur activité professionnelle, collaborateurs comme dirigeants peuvent-être amenés à réaliser différents types de dépenses pour l’entreprise.
Une bonne gestion des frais et des dépenses professionnels est capitale, car elle impacte directement la transparence et l’efficacité financière de votre structure. Il est primordial de contrôler les dépenses, éviter les abus, et de simplifier les processus de remboursement. En mettant en place les bonnes pratiques, vous favorisez également la conformité aux réglementations fiscales, réduisant ainsi les risques d’erreurs coûteuses lors des audits.
Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez vous équiper de solutions qui automatisent et dématérialisent vos processus tout en offrant une vue claire sur les sorties d’argent.
Lucca Notes de frais :la solution de gestion des notes de frais
Dématérialisez la saisie des notes de frais
Vos collaborateurs saisissent leurs dépenses facilement en prenant une photo depuis l’application mobile ou en téléchargeant un scan. Lucca Notes de frais lit le justificatif, crée la dépense et archive légalement la facture.
Approuvez les demandes
Vos règles d’engagement sont automatiquement appliquées selon le profil de vos collaborateurs. Les managers sont alertés en cas de dépassement des plafonds ou d’anomalies. L’interface vous permet de vérifier de nombreuses notes de frais en même temps.
Envoyez en comptabilité et en paie
Lucca Notes de frais échange avec les ERP et logiciels de comptabilité : vous synchronisez aisément l’outil avec votre comptabilité. La récupération de la TVA de vos notes de frais est automatiquement gérée. Notes de Frais n’oublie pas la DSN et sait aussi dialoguer avec votre paie.
Le suivi des dépensessans fausse note… de frais
Lucca Factures :le logiciel de gestion des factures fournisseurs
Dématérialisez et centralisez vos factures
Regroupez l’ensemble de vos factures au sein du même outil. Les formats sélectionnés dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique seront gérés, vous pourrez coupler Lucca Factures au Portail Public de Facturation (PPF) ou à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Traitez facilement vos pièces comptables
Dites adieu aux erreurs et à la saisie manuelle ! La reconnaissance optique de caractères (OCR) analyse vos factures et extrait les informations clés automatiquement. Montants, ventilation par ligne, imputations, informations du fournisseur ou de paiement : une simple vérification suffit.
Payez et comptabilisez
Identifiez les factures à payer selon leur date d’échéance. Vous pouvez émettre un virement en un clic depuis la solution, télécharger un fichier SEPA ou régler à la commande avec une carte virtuelle à usage unique. Vos écritures sont automatiquement exportées vers votre logiciel comptable.
Traitez vos factures en moins d’une minuteet anticipez la réforme sur la facturation électronique
Avec Lucca Factures, traiter une facture n’a jamais été aussi rapide.
Oubliez les référentiels utilisateurs dupliqués et synchronisés entre plusieurs outils : intégrée à la plateforme SIRH Lucca, la solution connaît nativement vos collaborateurs, leur rôle ainsi que votre organisation. Vos processus de validation sont donc toujours pertinents.
Le logiciel s’adapte à votre processus de demande d’achat si vous en avez un, et vous permet :
- Un contrôle préalable à la commande via un circuit d’approbation
- Un traitement des factures plus efficace, avec la comparaison entre le montant facturé et celui convenu initialement
- Une vision plus claire des provisions à l’occasion d’une clôture comptable
Le circuit de validation peut être configuré en fonction de seuils de déclenchement, de critères analytiques ou a trait à vos services. Il se fie aux données déclarées sur votre SIRH.
Lucca Paiement :les cartes de paiement pour entreprises
Des moyens de paiement adaptés aux dépenses de vos équipes
Frais de déplacements ou souscription à un service en ligne, à chaque type de dépense correspond un moyen de paiement dédié pour permettre à vos collaborateurs de régler leurs frais professionnels en totale autonomie (compatibles Google / Apple Pay).
Conservez la maîtrise des frais professionnels
Physiques ou virtuelles, à usage unique ou permanent, les cartes sont paramétrables selon le profil des utilisateurs. Les dépenses hors cadre sont automatiquement régularisées. De votre côté, vous suivez les dépenses en temps réel et contrôlez vos sorties de trésorerie.
Suivez et rapprochez vos transactions
L’ensemble des transactions et leurs informations de paiement remontent directement dans les solutions Lucca Notes de frais et Lucca Factures. Les écritures bancaires liées sont comptabilisées automatiquement.
Une cartepour payer plus facilement,sans payer plus
Lucca Paiement vous permet d’appliquer sereinement votre politique de dépense et de gestion des frais professionnels.
Pour les frais professionnels : nature et plafond de dépense autorisés sur une période spécifique, règlement en devise étrangère, retrait… c’est vous qui définissez les règles d’utilisation.
Pour les achats fournisseurs ou les abonnements : les cartes virtuelles ne sont générées qu’une fois la demande approuvée par le manager. La transaction est unique et ne peut dépasser le montant déclaré. Vos factures fournisseurs sont payées en un clic depuis Lucca Factures. Un virement est automatiquement créé depuis votre compte Lucca Paiement vers celui du fournisseur.
Avec Lucca Paiement, vous réalisez toutes les opérations courantes d’un compte de paiement :
- Téléchargement des relevés de compte et du RIB.
- Consultation du solde de votre compte.
- Attribution et gestion des cartes.
- Emission de virement.
DIMO Software,intégrateur de la gamme Cleemy reconnupar Lucca
Le groupe DIMO Software, partenaire et intégrateur Lucca depuis 2008, est certifié sur l’ensemble des solutions de la gamme Cleemy.
Ces différentes distinctions attestent que nous disposons des compétences requises pour intervenir sur l’intégration, l’administration et le support de Lucca Notes de Frais, Lucca Factures et Lucca Paiement. Ces certifications viennent récompenser le travail de nos collaborateurs qui déploient les solutions auprès de nos clients au quotidien.
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