Le flex office, qui vise à optimiser les espaces de travail en n’attribuant pas de bureau fixe au salarié, se développe massivement en France. Les questions croissantes de mobilité et les contraintes – économiques comme écologiques – poussent en effet les entreprises à repenser leur organisation.
Quelles sont les implications du flex office sur le quotidien et quels bénéfices peuvent en tirer les entreprises et leurs salariés ? Réponses dans la suite de notre article.
Le flex office, un phénomène qui répond aux enjeux du moment
Si la tendance, dans les bureaux, est à la flexibilité, ce n’est pas uniquement pour des raisons d’agilité des équipes ! Comme la gestion des congés, le flex office répond en effet à des contraintes pressantes pour les entreprises.
En effet, le coût des locaux dans les grandes agglomérations, les impératifs environnementaux et la demande croissante de flexibilité des salariés sont autant de paramètres rendant nécessaire l’évolution des espaces de bureaux. Pour autant, les sites de travail doivent rester conviviaux et pratiques pour générer les meilleurs résultats. En déployant un système de bureaux flexibles, les employeurs chercheront donc à maximiser la collaboration et à soigner leur gestion du flex office.
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Les avantages du flex office côté entreprise
La réduction des coûts
Il s’agit là d’un des avantages majeurs du flex office côté entreprise ! Alors qu’une partie des postes reste régulièrement inoccupée en raison de la gestion du télétravail, les espaces de bureaux flexibles permettent de tirer le meilleur parti des postes vacants et limitent les besoins. L’économie est également énergétique et environnementale, en particulier dans le secteur tertiaire, où la consommation électronique s’ajoute aux sujets du chauffage et de la climatisation.
L’émulation des équipes
Le flex office amène les salariés à se côtoyer, et pas uniquement au sein d’une même équipe. Il en ressort une plus grande cohésion et de nouvelles synergies qui peuvent rapidement profiter à l’entreprise. Bien aménagés, les nouveaux espaces font la part belle à la collaboration… et à la créativité !
La logistique simplifiée
Définir un espace plus standardisé, c’est avoir une vision plus claire des besoins logistiques. Salles dédiées aux réunions, postes fixes et leurs équipements sont mieux maîtrisés. Le gain d’efficacité est réel et le renouvellement du matériel optimisé.
La fidélisation des collaborateurs
Avec le flex office, les entreprises cherchent également à répondre à une forte demande de liberté et d’autonomie de la part des salariés. Des exigences qui conditionnent le bien-être des salariés au travail et ont donc leur importance pour les employeurs ! Contribuer à l’épanouissement des équipes revient en effet à les fidéliser et a de véritables retombées en termes d’image !
Les avantages du flex office côté salarié
Une mobilité choisie
Le télétravail fait partie intégrante du flex office. Cette pratique désormais largement démocratisée est un réel avantage pour les salariés habitant loin de leur lieu de travail. Grâce à la rotation du personnel propre au flex office, le travail à distance peut être naturellement intégré dans le planning des salariés.
Une plus grande productivité
Choisir son espace de travail permet d’adapter ses journées à ses impératifs professionnels. Au calme en télétravail ou dans un espace dédié dans les bureaux, le salarié peut changer selon le besoin : sa productivité en est donc nettement améliorée. La disparition d’une partie des transports permet, elle aussi, de débuter la journée travail sans perdre de temps.
Le développement du lien social
Se rendre au travail pour les réunions d’équipe et autres moments collaboratifs, c’est sortir des silos métier propres aux bureaux fixes. L’organisation flexible permet une ouverture inter-services très positive sur le plan relationnel et source de meilleure communication.
La liberté et le bien-être au travail
Le flex office offre une bonne solution contre la routine du travail quotidien sur un bureau fixe. Changer d’espace et moduler son temps de télétravail est une véritable attente des salariés, qui souhaitent plus de souplesse dans leur planning. L’organisation flexible contribue donc pleinement au bien-être du salarié… à condition, bien sûr, d’être correctement préparée !
Comprendre les limites et savoir organiser son flex office
Pour délivrer tous les bénéfices attendus, le flex office doit en effet faire l’objet d’une vraie préparation. Celle-ci se fera à la fois sur le plan matériel – avec des postes de travail adaptés et une évaluation concrète de la satisfaction salarié – et humain. Le système doit permettre de travailler dans les bonnes conditions, quel que soit le poste du salarié.
Par ailleurs, le flex office ne peut être implémenté correctement qu’en lui associant un bon suivi des temps de travail ! Les managers et les RH devront en effet garder une visibilité complète sur la présence de chaque collaborateur afin de bien coordonner les équipes et de respecter leur charte de télétravail.
Les solutions de gestion du flex office viendront soutenir la mise en place de bureaux flexibles avec :
- des plannings partagés ;
- une gestion complète des présences, journées télétravaillées ou absences de chaque salarié ;
- un système clair d’approbation des demandes ;
- un suivi de l’occupation en temps réel ;
- des reportings pour évaluer le succès du dispositif ;
- une éventuelle intégration de la gestion des congés.
Ainsi, plus de contrôle ne signifie pas moins de libertés ! En adoptant un encadrement complet, on tirera tous les bénéfices du flex office.
