Comment gérer l’absentéisme au travail ?

L’absentéisme au travail est une question prioritaire pour tout employeur. Car l’absence d’un salarié, qu’elle soit justifiée par un arrêt maladie ou tout autre motif, a des répercussions directes sur l’entreprise et sa productivité. Derrière chaque congé imprévu, démission ou même abandon de poste, il y a, pour l’entreprise un coût en temps, en salaires et en réorganisation des équipes de travail. Comprendre les différents types d’absence et mettre en place une véritable stratégie de gestion est donc essentiel. À la clé, une fidélisation salarié renforcée et des bénéfices pour les deux parties. 

Dans la suite de notre article, découvrez comment mieux gérer l’absentéisme des salariés.

Comprendre l’absence des salariés

La bonne gestion des absences est primordiale pour une entreprise. Mais avant de rentrer dans les détails, le terme d’absence désigne le fait, pour un salarié, de ne pas se présenter sur son lieu de travail à une date prévue, sans que cette absence ait été planifiée. L’employeur, devra ensuite distinguer les absences justifiées du salarié (via un justificatif tel qu’un arrêt maladie) de ses absences injustifiées (aucune explication fournie dans le délai requis). Pour l’employeur, l’absentéisme au travail ne se limite donc pas aux congés maladie : il inclut aussi les absences liées à un accident professionnel, à la garde d’enfant ou à un motif exceptionnel. Les congés légaux (payés, maternité, paternité, adoption), absences prévues et validées par l’employeur, ne relèvent pas quant à eux d’un absentéisme du salarié puisque planifiés. Ce type de congé donne lieu à un maintien partiel ou total du salaire selon la procédure en vigueur chez l’employeur. Equiper le service RH d’un logiciel de gestion des absences est vivement recommandé afin de l’accompagner dans cette mission pas si simple à gérer au quotidien.

Simplifiez la gestion des absences avec Lucca Absences

Les différents types d’absence au travail

On distingue plusieurs catégories d’absence du salarié au travail, pouvant être réparties ainsi :

Absences justifiées	Arrêt du salarié pour raison de santé, accident du travail ou congé lié à la vie familiale
Absences injustifiées	Une absence du travail sans prévenir, un abandon de poste ou le non-respect des règles de procédure par le salarié
Congés légaux	Ceux-ci incluent congé payé, congé maternité, congé paternité et adoption
Absences exceptionnelles	Il peut s’agir du décès d’un proche, d’un mariage ou d’obligations légales du salarié

Chaque type d’absence au travail implique un traitement différent en termes de droit, de rémunération du salarié et de responsabilités de l’employeur. Il est donc important de bien les distinguer.

Les conséquences de l’absence d’un salarié au travail

Dans le cadre du suivi du temps de travail, les impacts de l’absence du salarié sur l’employeur sont nombreux et touchent plusieurs dimensions de l’entreprise :

Sur l’organisation

Chaque absence du salarié entraîne une réaffectation des tâches de travail. Le reste de l’équipe sera souvent sollicité par l’employeur pour compenser l’absence, ce qui génère une surcharge parfois durable. Certains postes de travail essentiels sont également fragilisés si le salarié absent occupe une fonction clé.

Sur la productivité

En cas d’absence répétée d’un salarié, la baisse de performance est immédiate : projets ralentis, délais non tenus, qualité du travail compromise sont autant de retombées pour l’employeur. Plus l’absence est longue, plus l’impact sur les résultats est visible.

Sur la cohésion

Des absences injustifiées ou répétées au travail peuvent faire naître un sentiment d’injustice parmi les équipes. Des salariés présents qui se sentent pénalisés, c’est une cohésion de l’équipe fragilisée et une motivation au travail qui se déteriore.

Sur la trésorerie

Tout congé maladie ou accident du travail entraîne le maintien partiel du salaire et, parfois, oblige l’entreprise à trouver un remplaçant au salarié absent. Ces coûts supplémentaires s’accumulent et alourdissent la gestion financière de l’employeur.

À long terme

Les retombées à long terme sont importantes. Un absentéisme mal géré dégrade le climat social et favorise le turnover dans l’entreprise. Si la situation perdure, elle peut s’aggraver et conduire l’employeur à prendre des mesures lourdes, jusqu’à une procédure de licenciement pour abandon de poste ou pour faute grave du salarié.

Identifier les causes de l’absence des salariés au travail

Les causes d’absences les plus courantes

Les motifs d’absence au travail sont nombreux : souvent, ils varieront selon la situation du salarié et le contexte de l’entreprise. On peut noter les motifs courants suivants :

• Maladie : qu’il soit de courte ou de longue durée, le congé maladie constitue la première cause d’arrêt de travail.
• Accident de travail : cette cause d’absence est souvent lié à des risques professionnels ou à des déplacements domicile-poste.
• Problèmes de santé liés aux conditions de travail : parmi ceux-ci, les troubles musculosquelettiques, le burn-out ou le stress chronique.
• Obligations familiales : garde d’enfant malade ou accompagnement d’un proche dépendant peuvent obliger un salarié à poser un congé imprévu.
• Congés légaux : parmi eux, les congés maternité, paternité, adoption ou les congés payés.

Une fois étudié, chaque motif de congé donnera lieu à une réponse adaptée de l’employeur : soit un aménagement du temps de travail, un accompagnement médical ou, en cas d’absence injustifiée du salarié, une procédure disciplinaire. La gestion des congés est clef pour assurer l’activité de l’entreprise.

Les facteurs externes d’absence

On notera que certaines causes d’absence échappent au contrôle direct de l’employeur, telles que :

• Crises sanitaires ;
• Contraintes de transport (grèves, intempéries, embouteillages) ;
• Événements personnels imprévisibles : décès d’un proche, séparation, obligations judiciaires.

Ces circonstances particulières imposent à l’employeur d’envisager une politique plus flexible. On pensera par exemple au télétravail, à l’ajustement temporaire des postes de travail ou à une tolérance sur les délais de remise d’un justificatif d’absence.

Les facteurs internes

Enfin, d’autres raisons relèvent directement de l’employeur, tels que :

• Des conditions de travail dégradées, qui peuvent entraîner des congés maladie répétés
• Une communication insuffisante avec la hiérarchie
• Un manque de reconnaissance, une absence de perspectives ou une stagnation professionnelle des salariés
• Des conflits internes fréquents

Celles-ci sont souvent le témoin d’un climat social fragile au travail : les salariés expriment alors leur mal-être en multipliant les absences ou les congés maladie. Pour remédier à ces failles internes, l’employeur pourra instaurer un dialogue régulier, prévenir les risques psychosociaux et mieux adapter la charge de travail à chaque salarié.

Simplifiez la gestion des absences avec Lucca Absences

Développer une stratégie pour gérer l’absence des salariés

Pour l’employeur qui souhaite mettre en place une bonne gestion de l’absentéisme, il s’agira de voir plus loin que la seule sanction du salarié absent. Mieux vaut en effet comprendre le motif de cette absence, anticiper les prochaines et agir pour réduire l’absentéisme au travail. 

La mise en place d’une stratégie face aux absences permet de dégager trois principaux avantages :

1. Réduire les coûts directs du travail tels que le maintien de salaire ou le recours à l’intérim.
2. Préserver la motivation des équipes de travail présentes.
3. Améliorer la fidélisation de chaque salarié et limiter les congés causés par un mal-être au travail.

Pour être efficace, la stratégie devra être formalisée, avec des règles précises concernant les justificatifs d’absence, les délais à respecter, ainsi que les mesures prises en cas d’absence injustifiée ou répétée au travail. On aura aussi tout intérêt à y intégrer des actions de prévention, telles que la mise en place d’un entretien de retour après chaque arrêt de travail du salarié, afin de comprendre l’absence et d’identifier des mesures d’accompagnement. Un dialogue régulier est dans l’intérêt des deux parties, puisqu’il permettra de détecter plus tôt tout risque de désengagement ou problème au travail.

Enfin, l’employeur soucieux d’effectuer un réel suivi des absences définira des indicateurs précis, à la fois par service et par période. On repèrera ainsi les équipes où l’absentéisme est plus élevé et on pourra en adapter la gestion. Les managers jouent ici un rôle important d’accompagnement du salarié et de prévention des tensions sur le lieu de travail.

Fidéliser les salariés

Réduire l’absentéisme, c’est bien souvent appliquer une politique RH plus proactive, qui mise tout autant sur la prévention que sur l’accompagnement du salarié. Les actions de l’employeur devront être concrètes, visibles et adaptées aux besoins de chacun. Ce souci du bien-être au travail sera une condition sine qua non de fidélisation et participera au rayonnement de l’entreprise.

Parmi les leviers essentiels de cette fidélisation du salarié :

Améliorer la qualité de vie au travail	L’employeur pourra investir dans l’ergonomie des postes, veiller à l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle, réduire les risques de congé maladie
Mettre en place un suivi individuel	Après tout congé maladie prolongé, un entretien permettra d’évaluer la santé du salarié et d’adapter sa charge de travail
Favoriser la communication et l’écoute	Une communication transparente est source de confiance pour le salarié ! On instaurera des espaces de dialogue pour détecter au plus vite l’insatisfaction du salarié
Offrir des perspectives d’évolution	Valoriser les compétences de chaque salarié et lui permettre d’évoluer dans l’entreprise est une autre méthode essentielle pour fidéliser les talents, et donc réduire les prises de congé imprévues

Ensemble, ces mesures permettent à chaque salarié de se sentir reconnu et accompagné par l’employeur. En renforçant l’engagement, l’entreprise instaure une dynamique durable de confiance et de fidélisation, qui se ressentira immédiatement sur les absences au travail.

L’importance d’un outil dédié au suivi de l’absence

La gestion manuelle des absences atteint vite ses limites. Pour l’employeur, disposer d’un logiciel dédié à la gestion des congés et absences en tout genre sera nécessaire pour bien centraliser les dates, les motifs et la durée de chaque absence.

Les avantages d’un outil de gestion d’absence seront notamment :

• Le suivi automatisé des congés et des arrêts
• Un respect des règles de congé et d’absence en vigueur dans l’entreprise
• Des alertes en cas d’absence injustifiée ou de dépassement de délai
• Une collecte de chaque justificatif obligatoire
• Historique complet pour chaque salarié (utile en cas de procédure disciplinaire ou de contestation)
• Une meilleure visibilité sur les pics d’absences pour mieux planifier les remplacements

Le suivi d’un logiciel d’absence réduira également les erreurs en paie et apportera une vision claire aux managers. La data de congés collectée pourra ainsi être mise au service du pilotage stratégique. 

En pratique, les outils de gestion disposent de nombreuses fonctionnalités supplémentaires – calcul des droits aux congés, intégration avec la paie pour éviter les erreurs de salaire, tableaux de bord modulables – qui donneront à l’employeur un maximum de compréhension de ses équipes de travail et une grande réactivité aux absences. 

Et si le logiciel joue un rôle clé dans la bonne gestion des congés, on veillera à toujours l’inscrire dans une stratégie cohérente, à appliquer partout dans l’organisation. La fidélisation salarié et la réduction de l’absentéisme passent d’abord par une bonne fluidité de communication, que chaque salarié ressentira clairement au quotidien.

Simplifiez la gestion des absences avec Lucca Absences